Trợ lý văn phòng làm gì?
Trợ lý văn phòng là một chuyên viên kinh doanh hỗ trợ các hoạt động hàng ngày cũng như nhân viên trong văn phòng. Họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách, đảm bảo không gian văn phòng sạch sẽ, thu hút cũng như thực hiện các công việc liên quan dưới sự chỉ đạo của quản lý văn phòng, thư ký giám đốc hoặc các lãnh đạo văn phòng cấp cao. Ngoài ra còn có các trách nhiệm khác bao gồm:
· Trả lời các cuộc gọi, email và các thông tin liên lạc bằng văn bản khác 1 cách nhanh chóng
· Đặt hàng, giám sát, chuyển giao và bổ sung đồ dùng văn phòng
· Thiết kế và triển khai các hệ thống tổ chức thiết yếu
· Ghi chép các ghi chú cuộc họp, nhật ký công tác và các tài liệu quan trọng khác
· Nhập dữ liệu, các khoản phải trả hoặc các nhiệm vụ kế toán nhẹ nhàng
· Tổ chức lịch trình hàng ngày và sắp xếp việc đi lại cho nhân viên văn phòng và trưởng nhóm
Lương trung bình
Tùy thuộc vào quy mô của công ty và mức độ trách nhiệm được giao mà mức lương của trợ lý văn phòng sẽ khác nhau. Kinh nghiệm của ứng viên cũng ảnh hưởng đến mức lương điển hình của họ. Để có cập nhật mới nhất về mức lương từ Indeed, hãy nhấp vào liên kết tiền lương.
· Mức lương phổ biến ở Mỹ: 13,90 USD mỗi giờ
· Mức lương từ $ 7,25 đến $ 24,60 mỗi giờ.
Yêu cầu đối với trợ lý văn phòng
Tùy thuộc vào nơi bạn muốn làm việc, chính thức và không chính thức để được tuyển vào vị trí trợ lý văn phòng, bao gồm:
Trình độ học vấn
Mặc dù yêu cầu tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp trung học để trở thành trợ lý văn phòng, nhưng cũng có hai lựa chọn về chương trình giáo dục chính quy mà những người có mong muốn trở thành trợ lý văn phòng có thể theo đuổi:
Bằng tốt nghiệp trường dạy nghề: Chương trình này sẽ đào tạo về kỹ năng nói và viết, phần mềm thông thường và các chương trình xử lý văn bản, nhập dữ liệu và kỹ năng chăm sóc khách hàng. Các chương trình được dạy trực tiếp và trực tuyến tại các trường cao đẳng cộng đồng hoặc trường kỹ thuật và thường mất một năm để hoàn thành.
Bằng đại học: Các chương trình liên kết và cử nhân trong các lĩnh vực liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như quản trị kinh doanh, marketing hoặc truyền thông, có thể giúp ích cho bạn khi trở thành trợ lý văn phòng. Khi đã đăng ký toàn thời gian, các chương trình bằng cấp này thường mất hai hoặc bốn năm tương ứng để hoàn thành.
Đào tạo
Việc đào tạo để trở thành trợ lý văn phòng bao gồm chương trình giáo dục chính quy như đã nói ở trên hoặc không chính quy bằng cách tình nguyện hoặc thực tập trong môi trường văn phòng. Đào tạo dưới sự giám sát của trợ lý văn phòng thường gồm có: lập mô hình các nhiệm vụ dự kiến và giám sát chặt chẽ cho đến khi bạn có thể tự mình hoàn thành nhiệm vụ. Thực tập sinh văn phòng lúc đầu có thể sẽ được giao những công việc ở mức độ thấp hơn, chẳng hạn như pha cà phê, sao chép hoặc nộp giấy tờ. Mức độ phức tạp của các nhiệm vụ được giao thường tăng theo thời gian, hiệu suất đang chờ xử lý. Mỗi văn phòng sẽ định rõ các yêu cầu riêng về đào tạo sao cho phù hợp với nhu cầu riêng của văn phòng và tổ chức lớn hơn.
Những chuyên gia này cũng có thể được đào tạo với tư cách là trợ lý văn phòng mới được tuyển dụng để tìm hiểu về các quy trình và nhu cầu riêng của công ty. Việc đào tạo này sẽ diễn ra cho đến khi họ có thể tự mình hoàn thành nhiệm vụ và trở thành nhân viên hay quản lý văn phòng chính thức. Sau khi làm việc trong môi trường văn phòng, có thể áp dụng các kỹ năng, nhiệm vụ đã học được trong khóa đào tạo này vào các vị trí và môi trường làm việc trong tương lai.
Chứng chỉ
Những người có mong muốn trở thành trợ lý văn phòng có thể chọn theo đuổi Chứng chỉ Trợ lý Hành chính để bản thân khác biệt hơn so với các ứng viên khác. Chứng chỉ này sẽ trang bị cho các cá nhân các kỹ năng giao tiếp, tổ chức và chăm sóc khách hàng mà một trợ lý văn phòng cần phải có. Đặc biệt chú trọng phát triển kỹ năng xử lý văn bản và phần mềm quản lý dữ liệu thành thạo như Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED là điều kiện tiên quyết để đạt được chứng chỉ này. Ngoài các môn học, việc hoàn thành chứng chỉ này yêu cầu phải vượt qua kỳ thi Chứng chỉ Trợ lý Hành chính. Các môn học và kỳ thi thường mất một năm để hoàn thành.
Kỹ năng
Để trở thành một trợ lý văn phòng đắc lực, đòi hỏi phải có các kỹ năng đặc biệt bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Các kỹ năng quan trọng nhất mà trợ lý văn phòng cần phải có là:
- Kỹ năng xã hội: Tính tình niềm nở, lôi cuốn sẽ khiến khách mời, khách hàng và nhân viên cảm thấy được chào đón trong văn phòng. Những kỹ năng này giúp tạo ấn tượng đầu tích cực về công ty đối với các đối tác bên ngoài khi đến văn phòng.
- Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt bằng văn bản, lời nói và giao tiếp trực tiếp là điều cần thiết, bao gồm việc đưa ra câu hỏi và trả lời một cách hiệu quả, đưa ra định hướng rõ ràng và ngắn gọn, giải thích các quy trình 1 cách chính xác và chia sẻ các thông tin quan trọng 1 cách nhanh chóng.
- Đa nhiệm: Các trợ lý văn phòng thường phải làm nhiều việc trong cùng một lúc và làm việc trong thời hạn sít sao để hoàn thành các công việc được giao. Có thể làm nhiều việc trong cùng 1 lúc và ưu tiên những công việc cấp bách là những kỹ năng quý giá cần phải có.
- Tổ chức: Trợ lý văn phòng phải biết sắp xếp không gian, tài liệu, lịch trình, hồ sơ và nhiều hơn nữa. Đối với trợ lý văn phòng, kỹ năng tổ chức tốt để lập ra các hệ thống hiệu quả cho từng nhiệm vụ là cốt yếu để tiến tới thành công.
- Xử lý văn bản: Khả năng đánh máy nhanh chóng và chính xác sẽ hỗ trợ cho việc giao tiếp thường xuyên 1 cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm truyền thông nội bộ và bên ngoài dưới dạng email, bản ghi nhớ, thư từ, báo cáo và hơn thế nữa.
Môi trường làm việc trợ lý văn phòng
Trợ lý văn phòng làm việc trong các văn phòng nhỏ hoặc lớn ở các công ty tư nhân, doanh nghiệp nhà nước và phi lợi nhuận. Giờ làm việc điển hình là 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều từ Thứ Hai đến Thứ Sáu và có khả năng làm thêm giờ hoặc luân phiên tùy theo từng công ty. Ví dụ, một trợ lý văn phòng ở trường học có thể được nghỉ hè trong khi trợ lý văn phòng công ty có thể làm việc quanh năm. Các trợ lý văn phòng ảo làm việc từ xa trong khi tất cả các trợ lý văn phòng khác làm việc tại chính văn phòng của mình. Loại hình văn phòng cũng ảnh hưởng đến phong cách chung và quy định bắt buộc về trang phục trang trọng hay thường ngày.
Làm thế nào để trở thành một trợ lý văn phòng
Quá trình chuẩn bị và tìm kiếm việc làm cẩn thận có thể sẽ giúp bạn có được trải nghiệm tốt. Dưới đây là năm bước quan trọng để trở thành trợ lý văn phòng.
1. Nghiên cứu thị trường việc làm.
Mặc dù đối với các nhà tuyển dụng, một vài nhiệm vụ công việc có thể khác nhau, nhưng sẽ rất hữu ích nếu như tìm kiểm về các kỹ năng và nhiệm vụ công việc mong đợi của các trợ lý văn phòng trong ngành dự định của bạn. Cho dù là tìm hiểu trực tuyến hay trao đổi với những người bạn biết trong lĩnh vực này, hãy cố gắng tìm hiểu càng nhiều càng tốt về các vị trí trợ lý văn phòng trước khi nộp đơn.
2. Tích lũy kinh nghiệm liên quan
Cân nhắc việc nộp đơn ở vị trí tình nguyện hoặc thực tập tại văn phòng nào đó để làm quen với hoạt động hàng ngày của môi trường văn phòng và kinh nghiệm cụ thể của trợ lý văn phòng. Nếu bạn đang theo học một chương trình đại học hoặc dạy nghề, trường của bạn có thể có một trung tâm nghề nghiệp để có thể giúp bạn tìm cơ hội này. Hãy dùng những kinh nghiệm này để xác định xem liệu nghề đó có phù hợp với bạn hay không.
3. Cân nhắc về các chứng chỉ
Những chứng chỉ này có thể giúp bạn trở nên khác biệt so với các ứng viên khác. Nếu bạn quan tâm đến một lĩnh vực chuyên ngành nào đó, chẳng hạn như luật hoặc y học, hãy tìm hiểu xem ngoài các chứng chỉ phổ biến, có yêu cầu các chứng chỉ chuyên ngành này hay không. So sánh các yếu tố của chương trình như chi phí, yêu cầu tín dụng, vị trí và khu vực tập trung để xác định đâu là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
4. Tạo sơ yếu lý lịch gây ấn tượng mạnh mẽ
Tạo một bản sơ yếu lý lịch ngắn gọn, nội dung tốt nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm đặc biệt để khiến bạn trở thành một ứng viên tiềm năng. Sử dụng thông tin bạn biết về nhà tuyển dụng để tùy chỉnh sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn sao cho phù hợp với cơ quan cụ thể và vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Đảm bảo hãy ghi hết tất cả các chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc liên quan.
5. Gửi đơn
Ứng tuyển các công việc trợ lý văn phòng phù hợp với bạn. Theo dõi đơn đăng ký của bạn ngay sau đó, ở bất cứ đâu từ một đến hai tuần sau khi nộp đơn, để xác nhận rằng nhà tuyển dụng đã nhận được đơn của bạn, hãy nhắc lại việc bạn quan tâm đến vị trí ứng tuyển như thế nào và hỏi về các bước tiếp theo trong quá trình ứng tuyển.
Ví dụ về mô tả công việc trợ lý văn phòng
Chi nhánh New York của hệ thống nha khoa quốc gia chúng tôi đang tìm kiếm một trợ lý văn phòng có thể lên lịch cho bệnh nhân, lưu giữ hồ sơ, yêu cầu bảo hiểm và các hoạt động chung của văn phòng. Trợ lý văn phòng sẽ chịu trách nhiệm trong việc tiếp đón tất cả những người đến thăm, duy trì không gian văn phòng ngăn nắp và có tổ chức, giúp bệnh nhân hoàn thành các thủ tục giấy tờ và lưu giữ hồ sơ rõ ràng, ngắn gọn cho tất cả các giao dịch chính. Phải có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt. Ưu tiên có Chứng chỉ Trợ lý Hành chính và trình độ cơ bản với các chương trình Microsoft Office, đặc biệt là Word và Excel.
————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
· Theo: indeed.com
· Người dịch: Hoàng Thị Thanh Huyền.
· Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Thị Thanh Huyền – Nguồn IVolunteer Việt Nam”.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11338
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
