Một điều phối viên hoạt động làm những công việc gì?
Điều phối viên hoạt động thường là cánh tay đắc lực trong việc quản lý các hoạt động hằng ngày của tổ chức. Họ kiểm soát và đánh giá tiến độ hướng tới mục tiêu của tổ chức bao gồm các mục tiêu hoạt động và khách hàng. Ngoài ra các điều phối viên hoạt động còn chịu trách nhiệm cho các công việc sau đây:
- Cung cấp hỗ trợ văn thư cho các hoạt động và quản lý các thành viên trong nhóm
- Trao đổi trực tiếp với khách hàng trong việc đặt lịch hẹn, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và cả giải quyết xung đột
- Giới thiệu nhân viên mới và đạo tạo họ trong bộ phận thích hợp
- Cải thiện hiệu quả hoạt động
- Điều phối tất cả sự kiện của văn phòng và nhân viên
Mức lương trung bình
Mức lương trung bình điển hình của điều phối viên hoạt động là vô cùng đa dạng, tuỳ thuộc vào vị trí địa lý, kinh nghiệm và ngành nghề. Một nhân viên điều phối hoạt động làm việc trong một tập đoàn lớn có thể kiếm được nhiều tiền hơn những người hoạt động ở những doanh nghiệp phi lợi nhuận. Học vấn có thể tác động đến mức lương của ngành nghề này. Để cập nhật được mức lương mới nhất, vui lòng truy cập Indeed, nhấn vào liên kết mức lương:
- Mức lương phổ biến tại US: $12.92/giờ
- Mức lương dao động: từ $7.25 đến $31.50/giờ
Các yêu cầu của một điều phối viên hoạt động
Trở thành một nhân viên yêu cầu phải có trình độ học vấn nhất định và một số yêu cầu về kinh nghiệm như sau:
Trình độ học vấn
Yêu cầu tối thiểu đối với điều phối viên hoạt động phải có bằng cử nhân ngành quản trị kinh doanh, hoặc các ngành học liên quan về giao tiếp trong kinh doanh, kinh tế, tài chính và quản lý có thể hữu ích cho vị trí điều phối viên hoạt động Một vài nhà tuyển dụng ưu tiên những ứng viên có bằng thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA). Chương trình MBA điển hình bao gồm cả các môn học học thuật và kinh nghiệm thực tập với mục đích hỗ trợ sinh viên trang bị được những kiến thức và kinh nghiệm liên quan.
Đào tạo
Đa số các Giám đốc hoạt động sẽ hoàn thành khóa đào tạo của họ trong các chương trình cử nhân và thạc sĩ. Sinh viên sẽ sử dụng các kiến thức đã học và kinh nghiệm thực tập để phát triển các kỹ năng quan trọng và kinh nghiệm hoạt động. Một vài điều phối viên hoạt động có thể đến từ các ngành liên quan với những kinh nghiệm tương ứng, chẳng hạn như quản lý văn phòng hoặc trợ lý điều hành. Các nhà quản lý hoạt động khác có lộ trình thăng tiến nhất định, bắt đầu với vị trí trợ lý hoạt động, sau đó tích lũy kinh nghiệm dưới vị trí điều phối viên hoạt động.
Khi một nhân viên điều phối hoạt động bắt đầu làm việc tại công ty, họ thường được đào tạo ngay trong lúc làm việc. Khoá đào tạo này sẽ bao gồm các chương trình về chính sách và thủ tục của doanh nghiệp cũng như cách thành thạo bất kỳ phần mềm hoặc chương trình máy tính cụ thể. Khoá đào tạo tại chỗ có thể giới thiệu cho các điều phối viên về các bộ phận khác mà họ cùng hợp tác và cả những nhiệm vụ đặc biệt mà họ đảm nhiệm.
Các chứng chỉ
Chứng chỉ cũng không thường được yêu cầu khi muốn làm việc dưới vị trí điều phối viên, nhưng nó có thể hữu ích để bạn trở thành một ứng viên cạnh tranh và ưu tú khi ứng tuyển vào vị trí này. Sau đây là một số chứng chỉ sẵn có cho các ứng viên điều phối hoạt động:
Chứng chỉ Quản lý Dự án Chuyên nghiệp (PMP)
Chứng chỉ PMP rất lý tưởng cho vị trí điều phối viên hoạt động chịu trách nhiệm cho việc quản lý các dự án. Các ứng viên được đòi hỏi phải có bằng cử nhân, có ít nhất 4500 giờ kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo và 35 giờ trở lên trong giáo dục quản lý dự án. Sau khi đáp ứng các yêu cầu này, các bạn có thể tham gia các kỳ thi.
Chứng chỉ Scrum Master (CSM)
Chứng chỉ này là một lựa chọn tuyệt vời cho các điều phối viên hiện tại đang sử dụng khung Scrum trong công việc hàng ngày của họ. Bạn có thể lấy được chứng chỉ CSM bằng cách hoàn thành khoá đào tạo trực tiếp, thành công vượt qua bài thi và hoàn thành hồ sơ thành viên Scrum Alliance của mình.
Chứng chỉ Nhà quản lý Thương hiệu
Chứng chỉ này được cấp bởi Hiệu hội Quản lý và Tiếp thị Sản phẩm Quốc tế (AIPMM). Chứng nhận này là một lựa chọn tốt cho các điều phối viên hoạt động có liên quan đến lĩnh vực phát triển thương hiệu và ra quyết định cho tổ chức. Các ứng viên sẽ cần phải hoàn thành khóa đào tạo và vượt qua một bài thi để nhận được chứng chỉ này.
Chứng chỉ AMA về Kỹ năng Phân tích
Chứng nhận này được cấp bởi Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ và là một chứng chỉ lý tưởng cho các điều phối viên chuyên sử dụng kỹ năng phân tích trong công việc của họ. Có 5 mức độ chứng chỉ có sẵn, mỗi một cấp độ đều có những yêu cầu riêng. Để nhận được các chứng chỉ này, bạn sẽ cần hoàn thành các hội nghị chuyên đề phù hợp với kinh nghiệm của bạn và sau đó vượt qua bài kiểm tra để nhận được chứng chỉ phù hợp.
Các kỹ năng
Các điều phối viên hoạt động cần có những tố chất cần thiết để làm việc tại vị trí này:
Kỹ năng quản trị
Điều phối viên hoạt động chịu trách nhiệm cho việc quản lý khối công việc trong văn phòng được hoạt động suôn sẻ. Kỹ năng quản trị thường bao gồm khả năng tuyển dụng, đào tạo và dẫn dắt đội nhóm. Một kỹ năng quản trị tốt sẽ là một hành trang tốt cho các điều phối viên trong việc thúc đẩy sự hiểu quả trong việc của nhân viên để đạt được mục đích của doanh nghiệp.
Kỹ năng tổ chức công việc
Các điều phối viên hoạt động được đòi hỏi có một kỹ năng tổ chức công việc thật tốt, vì họ có thể hợp tác với nhiều bộ phận để hoàn thành công việc và khả năng tổ chức hợp lý có thể hỗ trợ họ trong việc theo dõi tiến độ công việc cũng như giữ cho lượng lớn các thông tin được sắp xếp hữu hiệu.
Kỹ năng phân tích
Kỹ năng phân tích có thể hữu ích tùy thuộc vào các nhiệm vụ và ngành nghề của điều phối viên. Kỹ năng này có thể hỗ trợ họ quản lý trách nhiệm của mình trong lĩnh vực ngân sách, kế toán và tính lương.
Giải quyết vấn đề
Điều phối viên đôi khi phải giải quyết các vấn đề hoạt động của doanh nghiệp, trong cả việc ứng tuyển nhân sự mới vào vị trí trống và điều chỉnh các hoạt động trong văn phòng một cách năng suất hơn, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt rất quan trọng khi bạn làm việc dưới vai trò này.
Môi trường làm việc của điều phối viên hoạt động
Một điều phối viên hoạt động sẽ dành phần lớn thời gian làm việc của mình trong văn phòng, hoàn thành các dự án nếu cần thiết. Sau đây là một số tính chất công việc được trình bày dưới đây:
- Thường xuyên sử dụng máy tính và các thiết bị công nghệ
- Hội hợp hằng ngày với quản lý cấp cao và các nhân viên văn phòng
- Điều hành nhiều dự án cùng một lúc
- Giao tiếp liên tục với các bộ phận khác của công ty
- Thường xuyên liên lạc với khách hàng hoặc đối tác
Mỗi ngày thì nhiệm vụ của điều phối viên sẽ khác nhau, ngày hôm nay có thế họ tham gia vào công việc đào tạo, phỏng vấn và tuyển dụng, nhưng họ lại tập trung vào công việc đánh giá hiệu suất hoạt động hiện tại của công ty và tìm ra giải pháp để khiến quá trình hoạt động năng suất hơn vào những ngày khác. Một số ngành nghề mà bạn có thể làm việc dưới vị trí điều phối viên hoạt động:
- Chăm sóc sức khỏe
- Bảo hiểm
- Kinh doanh
- Phi lợi nhuận
- Chính phủ
- Giáo dục
Làm sao để trở thành điều phối viên hoạt động
Bạn có thể tham khảo các bước sau đây trên con đường trở thành một điều phối viên
1. Hoàn thành bằng cử nhân
Hầu hết các công ty tìm kiếm các ứng viên với bằng cử nhân, vì thế hoàn thành các môn học và chương trình thực tập để nhận được tấm bằng cử nhân Quản trị Kinh doanh. Duy trì điểm tích lũy (GPA) và bắt đầu phát triển các kỹ năng cần thiết để bạn có thể theo học chương trình thạc sĩ nếu muốn.
2. Hoàn thành bằng Thạc sĩ
Một số điều phối viên tham vọng sẽ chọn lựa theo đuổi để lấy được tấm bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Tận dụng các cơ hội thực tập trong chương trình Thạc sĩ của bạn để học hỏi về các ngành nghề khác nhau và các kinh nghiệm dưới vai trò điều phối viên hoạt động.
3. Hoàn thành chương trình thực tập và vai trò tình nguyện viên
Chương trình thực tập và vị trí tình nguyện có thể hỗ trợ bạn trong việc tích lũy kinh nghiệm trong công việc và làm nổi bật sơ yếu lý lịch của bạn. Các hoạt động này cũng có thể là cơ hội quý giá để tạo các mối quan hệ để kết nối với các chuyên gia trong lĩnh vực mà bạn khao khát muốn làm việc. Xem xét tìm kiếm các cơ hội thực tập và vị trí tình nguyện ở các ngành nghề mà bạn cảm thấy hứng thú để học hỏi thêm về cách làm việc lâu dài với tư cách điều phối viên hoạt động.
4. Chuẩn bị cho sơ yếu lý lịch
Trước khi hoàn thành chương trình học của bạn, bạn nên bắt đầu ứng tuyển vào các vị trí để chuẩn bị cho sơ yếu lý lịch của mình. Bao gồm cả công việc tại trường và kinh nghiệm thực tập liên quan đến ngành nghề bạn lựa chọn. Sử dụng thư xin việc mới ứng với mỗi đơn xin việc để nêu bật các kỹ năng, sở thích và kinh nghiệm của bạn.
Đơn tuyển dụng điều phối viên hoạt động điển hình
Chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí quan trọng dưới vai trò là một điều phối viên hoạt động cho tổ chức phi lợi nhuận. Một ứng viên lý thưởng phải có tối thiểu 4 năm kinh nghiệm dưới vai trò tương tự, nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm cho việc quản lý tất cả nhiệm vụ hành chính đồng thời đề xuất các khía cạnh cần cải thiện để hiệu quả hoá hoạt động của chúng tôi. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt là rất quan trọng khi bạn hoạt động dưới vai trò này vì điều phối viên phải hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác. Yêu cầu tối thiểu bằng cử nhân Quản trị Kinh doanh và ưu tiên nếu bạn có bằng Thạc sĩ.
———————–
Xin cảm ơn tác giả về những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Theo: indeed.com
- Người dịch: Lê Xuân Hân
- Khi chia sẻ cần trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Xuân Hân – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11190
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
