Bí quyết để đối mặt với nỗi sợ của bạn là gì?
Biến nó thành một thứ gì đó vui vẻ.
Tôi đã học được mẹo này khi tôi còn lăn tăn trước cuộc gọi hội nghị đầu tiên của mình.
Bạn tôi đã cho tôi một lời khuyên rằng: Hãy giả vờ đó là một cuộc gọi nhóm khác với bạn bè. Chỉ cần thư giãn và tận hưởng cuộc gọi.
Tôi cho rằng đó là bạn nghĩ thế thôi, nói thì dễ hơn làm.
Đặc biệt nếu bạn cần đồng thời sử dụng các kỹ năng tiếng Anh thương mại của mình.
Nhưng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho nó dễ dàng và thú vị trong bài đăng này. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước của cuộc gọi hội nghị, với các cụm từ tiếng Anh thương mại cần thiết để sử dụng.
Vì vậy, hãy dập tắt những nỗi sợ đó!
Tại sao các cuộc gọi hội nghị lại quan trọng như vậy?
Các cuộc gọi hội nghị là một yếu tố quan trọng tại bất kỳ nơi làm việc nào, đặc biệt là những nơi mà nhân viên sống rải rác ở các địa điểm khác nhau. Chúng có thể được sử dụng để:
- Giải quyết một vấn đề quan trọng
- Kết nối nhân viên với khách hàng của họ
- Thảo luận về chiến lược tiếp thị với nhiều người
- Trình bày một bài thuyết trình và nhận phản hồi
Những cuộc gọi này giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí đi lại và ăn ở cho công ty. Chúng cũng giải quyết các vấn đề đột ngột một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ngày nay, các cuộc gọi hội nghị thường được thực hiện trực tuyến với tính năng gọi bằng video. Bạn có thể nhìn thấy những người khác qua video và có thể chia sẻ tài liệu chỉ bằng một nút bấm.
💡Chính xác thì điều gì xảy ra trong một cuộc gọi hội nghị?
Tôi sẽ trả lời câu hỏi này bằng cách chia sẻ kinh nghiệm về cuộc gọi hội nghị đầu tiên của tôi, đó là trải nghiệm điển hình của nhiều cuộc gọi mà bạn sẽ gặp phải.
Gần đây tôi đã trở thành nhà thiết kế đồ họa cho một tổ chức phi chính phủ có nhiều văn phòng khác nhau. Các thành viên của nhóm sáng tạo nằm rải rác tại các văn phòng đó, vì vậy người nhóm trưởng đã quyết định thực hiện một cuộc gọi hội nghị.
Mục đích của cuộc gọi là để giới thiệu chúng tôi với nhóm và giao cho chúng tôi một số nhiệm vụ đầu tiên. Chúng tôi đã nhận được email trước đó để xác nhận ngày và giờ của cuộc gọi.
Ngay sau khi mọi người có mặt trong cuộc gọi, trưởng nhóm đã chào đón chúng tôi và yêu cầu chúng tôi giới thiệu bản thân theo thứ tự bảng chữ cái.
Sau đó, cô ấy tiếp tục nói về công ty, công việc cụ thể chúng tôi phải làm và sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Sau đó, cô ấy giao cho mỗi người chúng tôi một số nhiệm vụ thiết kế áp phích đơn giản, tất nhiên là có thời hạn. Sau khi chắc chắn rằng chúng tôi không có bất kỳ câu hỏi nào khác, cuộc gọi kết thúc.
Chỉ chưa đến 15 phút sau, chúng tôi nhận được email tóm tắt các chi tiết của cuộc họp cũng như một trang tính Excel có thể chỉnh sửa có chứa các nhiệm vụ của chúng tôi.
Thời lượng của cuộc gọi là 50 phút.
Và nó không đáng sợ chút nào.
💡Cần làm gì trước cuộc gọi hội nghị
Đầu tiên, hãy kiểm tra xem máy móc có ổn không. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại, hãy kiểm tra mạng và đảm bảo rằng điện thoại đã được sạc đầy. Nếu cuộc gọi hội nghị trực tuyến, hãy đảm bảo rằng internet của bạn đã được kết nối, nhanh và ổn định.
Nếu hữu ích, bạn có thể lập kế hoạch cuộc gọi hội nghị trên giấy và ghi lại (viết) tất cả những điểm quan trọng mà bạn muốn đề cập. Bạn cần chuẩn bị khi tham gia. Rốt cuộc, đó là một cuộc thảo luận!
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn là một người nghe lịch sự và chú ý. Bạn có thể chuẩn bị sẵn một tập giấy để ghi những gì người khác nói.
Trước cuộc gọi, hãy tập các bài tập thở để bình tĩnh hơn.
💡Làm thế nào để thông thạo cuộc gọi hội nghị bằng tiếng Anh thương mại
Trước khi bạn thực hiện cuộc gọi đó, hãy tự tin hơn trong bài phát biểu của mình bằng cách sử dụng FluentU để học từ vựng, ngữ pháp tiếng Anh thương mại và cách phát âm chuẩn.
Và bây giờ, đây là quy trình từng bước của bạn để gọi điện hội nghị bằng tiếng Anh.
📌Giới thiệu bản thân
Trước khi cuộc gọi chính thức bắt đầu, bạn có thể sẽ nghe thấy những câu hỏi như “Mọi người có ở đây không?” hoặc “Bạn có nghe thấy tôi nói không?”
Bạn có thể trả lời đơn giản “Có”.
Thông thường, ông chủ hoặc bất kỳ ai đã khởi xướng cuộc gọi sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận và có thể yêu cầu những người nghe khác giới thiệu về bản thân (đặc biệt nếu họ không quen biết với nhau).
Khi đến lượt bạn, hãy nói ngắn gọn và đơn giản. Giới thiệu tên và chức vụ của bạn. Cố gắng không vượt quá hai câu.
Ví dụ, bạn có thể nói:
“Xin chào mọi người. Tên tôi là James Stuart và tôi là Giám đốc Tiếp thị tại Acme Communications, chi nhánh San Francisco. ”
📌Giới thiệu Chủ đề
Bạn sẽ phải làm điều này nếu bạn đang dẫn dắt cuộc gọi hội nghị.
Đầu tiên, hãy xác nhận rằng mọi người đều có mặti, sau đó giới thiệu ngắn gọn về bản thân và cho phép người khác tự giới thiệu, như đã nói ở trên.
Sau đó, hãy nêu chủ đề hoặc chương trình của cuộc gọi thật rõ ràng. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như:
- Mục đích của cuộc gọi này là…
- Chương trình làm việc hôm nay của chúng ta sẽ là…
- Tôi muốn bạn đóng góp ý kiến…
- Tôi sẽ đặt câu hỏi về…
Ví dụ:
“Tôi muốn nói rõ rằng mục đích của cuộc gọi này là thảo luận về các chiến lược tiếp thị mới để tung ra bộ sưu tập mùa thu năm 2018. ”
📌Quyết định thứ tự nói
Nếu có hơn ba hoặc bốn người tham gia, việc thiết lập thứ tự phát biểu sẽ giúp tránh nhầm lẫn hoặc gián đoạn.
Ví dụ, những người tham gia có thể nói theo thứ tự bảng chữ cái. Dù bạn chọn gì, điều quan trọng là thứ tự được nêu rõ ràng ngay từ đầu để mọi người chuẩn bị nói khi đến lượt.
Vì vậy, ví dụ: sau khi giới thiệu xong chủ đề, bạn có thể thêm:
“Chúng ta sẽ phát biểu theo thứ tự bảng chữ cái. Chúng ta sẽ bắt đầu với ông Baldwin, tiếp theo là bà Brown, ông Chatterjee, bà Evans, ông Richards, bà Stalling và ông Yaxley. ”
📌Khi Đến lượt Bạn Nói
Như đã lưu ý trước đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị kỹ trước cuộc gọi! Viết những điểm chính của bạn ra một tờ giấy và tham khảo nó, nếu cần. Đảm bảo rằng nó có phần đầu, phần giữa và phần cuối rõ ràng.
Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng những câu như “Xin chào mọi người. Với tư cách là Giám đốc Tiếp thị, tôi có ba đề xuất cho dự án ”. Sau đó, đánh dấu ba điểm của bạn với “đầu tiên”, “thứ hai” và “thứ ba” khi bạn thảo luận về chúng.
Cuối cùng, hãy tổng kết lại bằng một câu khẳng định. Bạn có thể muốn đề cập đến những lợi ích / ưu điểm chính của phương pháp tiếp cận của bạn. Ví dụ:
“Tóm lại, bằng cách thực hiện ba chiến lược này, chúng tôi có thể đạt được mức tăng doanh số đáng kể và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng của mình”.
📌Cố gắng đừng ngắt lời… Nhưng nếu bạn phải làm, đây là cách
Nếu bạn không đồng ý với điều gì đó hoặc có ý kiến phản đối, hãy cố gắng không ngắt lời bất kỳ ai đang nói lúc này. Thay vào đó, hãy đợi đến lượt nói tiếp theo của bạn. Tại thời điểm đó, bạn có thể nói:
- Tôi muốn đưa ra ý kiến phản đối…
- Tôi không đồng ý với…
Nếu cuộc trò chuyện đã chuyển sang một chủ đề mới, bạn có thể quay lại phản đối của mình bằng cách nói rõ “Tôi muốn quay lại với [chủ đề]. ”
Tuy nhiên, luôn có khả năng bạn không thể nghe hoặc không hiểu những gì người khác nói. Dưới đây là một số cụm từ hữu ích để dừng cuộc trò chuyện và làm rõ:
- Nếu bạn không thể nghe thấy một số từ hoặc câu: “Tôi xin lỗi, tôi không hiểu. Bạn có thể vui lòng lặp lại những gì bạn vừa nói được không? ”
- Nếu có một từ cụ thể nào đó mà bạn không hiểu hoặc không nhận ra: “Tôi e rằng tôi không biết thuật ngữ đó. Bạn có thể giải thích nó được không?”
- Nếu bạn cần giải thích rõ về một ý tưởng: “Tôi xin lỗi, tôi không theo dõi bạn. Bạn có thể vui lòng giải thích điều đó một lần nữa được không? ”
- Nếu ai đó đang nói quá nhanh hoặc không mạch lạc: “Bạn có thể nói chậm hơn một chút được không?”
Tóm lại, hãy cố gắng tỏ ra nhã nhặn. Và khi bạn đang nói, bạn có thể cho phép giải thích một số điều sau khi hoàn thành. Ví dụ:
“Trước khi chúng ta chuyển sang người nói tiếp theo, tôi đã tự hỏi, có ai cần giải thích rõ những gì tôi vừa nói không?”
📌Kết thúc Cuộc gọi
Sau khi mọi người đã phát biểu xong và tất cả những điều cần làm rõ đã được giải quyết, cuộc gọi hội nghị nên kết thúc bằng một bản tóm tắt những gì đã được thảo luận.
Nếu bạn đang dẫn đầu cuộc gọi, bạn có thể nói:
“Cảm ơn mọi người đã dành thời gian. Trong cuộc thảo luận này, chúng tôi đề cập đến những điểm sau đây… ”
Bạn thậm chí có thể ghi chú ngắn trong cuộc gọi để ghi nhớ tốt hơn những gì mọi người đã nói.
Cũng có thể hữu ích khi thảo luận về các giải pháp hoặc kế hoạch sau cuộc gọi hội nghị. Bạn có thể kết thúc phần tóm tắt của mình bằng cách nói: “Sau khi nghe ý kiến của bạn, tôi cảm thấy cách hành động tốt nhất là…”
Nhưng nếu bạn cần suy nghĩ lại mọi thứ, đừng ngại nói như vậy! Ví dụ:
“Cảm ơn vì tất cả những gì bạn đã đóng góp. Tôi sẽ cho bạn biết quyết định cuối cùng của tôi về chủ đề này qua email trong vòng một hoặc hai ngày ”.
Sau khi hoàn tất, hãy cảm ơn người nghe của bạn (tốt nhất là bằng tên nếu có ít người hơn) vì họ đã dành thời gian và ký tên.
Một lần nữa, đừng hoảng sợ! Hãy chuẩn bị những gì muốn nói, kiểm tra điện thoại / kết nối internet, ghi nhớ các từ khóa và cụm từ quan trọng và khi đến lượt, hãy làm thật chậm. Ngay cả khi có điều gì sai chỉ cần xin lỗi và tiếp tục. Hãy coi cơ hội như một thử thách, tin tưởng vào bản thân và bạn sẽ hoàn toàn ổn.
*******************
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Bài viết gốc: FluentU
Người dịch: Vũ Thị Thùy Dương
Khi chia sẻ cần phải trích nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thùy Dương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10976
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
