Những người đứng đầu của một tổ chức doanh nghiệp cho rằng việc tổ chức các cuộc họp chính là chìa khóa cho việc công ty phát triển tốt bởi đó chính là thời điểm để mọi người thẳng thắn bàn luận và đưa ra quyết định một cách hiệu quả. Nhưng có một vấn đề là những cuộc họp thường có thời gian dài hơn cần thiết và vì vậy sẽ khó để giữ được chú ý của những người tham dự trong suốt quá trình buổi họp. Cho dù bạn đang họp với đối tác, nhà cung cấp hay nhân viên, hãy thể hiện sự hào hứng sôi nổi ở trong buổi họp với cách trình bày thật ấn tượng.
📌Xác định mục tiêu của buổi họp
Đầu tiên không thể không nhắc tới đó là việc xác định mục tiêu của buổi họp là một điều vô cùng cần thiết. Một mục tiêu rõ ràng sẽ tạo nên nhịp điệu và giúp xác định được hướng đi của cuộc họp tuy nhiên mục tiêu của bạn phải cụ thể và có thể lường trước được. Và nếu như bạn đang mong chờ thành viên tham dự cuộc họp phải có sự chủ động chuẩn bị trước hãy yêu cầu họ chuẩn bị và đem đến buổi họp một danh sách các sáng kiến của riêng họ.
📌Có thực sự cần thiết để tổ chức buổi họp
Hãy tự hỏi bản thân xem việc giành thời gian tổ chức cuộc họp bàn luận có thực sự cần thiết hay không trước khi bạn đưa ra quyết định bởi tổ chức buổi họp khi không cần thiết có thể sẽ làm lãng phí thời gian và tiền bạc, nếu muốn tính chính xác sự lãng phí này hãy nhân tiền lương theo giờ của mỗi người có mặt với thời gian tập hợp lại với nhau. Nếu mục tiêu của bạn có thể đáp ứng thông qua e-mail, cuộc gọi, Skype hoặc thậm chí là thảo luận nhanh một đối một thì hãy sử dụng chúng thay vì tổ chức một cuộc họp không thật sự cần thiết.
📌Mời sự góp mặt của những người ra quyết định
Một cuộc họp hiệu quả nhất chính là khi có sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi quyết định cần thiết có thể được đưa ra ngay lập tức. Nếu như không có người để ra quyết định chính, hãy yêu cầu nhân viên cấp dưới tham dự đặc biệt là người mà được ủy quyền để đưa ra quyết định thay họ hoặc ít nhất là người có thể ghi chép lại thông tin trong buổi họp để báo cáo lại.
📌Sự tập trung cao độ
Các cuộc họp định kỳ thường được thiết kế tổ chức để gặp gỡ và thảo luận với nhân viên lắng nghe các báo cáo trạng thái và thường có thể được hoàn thành trong khoảng trên dưới 15 phút. Bạn có nhiều khả năng tổ chức được các buổi họp ngắn và dẫn dắt buổi họp đi đúng hướng nếu mọi người vẫn duy trì được sự tập trung cao độ trong lúc bàn luận.
📌Có lịch trình chiến lược cụ thể
Hãy xác định và thiết lập lịch trình một cách có chiến lược hiệu quả nếu bạn muốn những người tham gia cuộc họp tập trung hoàn toàn vào phần trình này của mình và nên nhớ tránh các buổi sáng thứ Hai khi mọi người đang cập nhật thông tin qua e-mail đồng thời nên tránh các buổi chiều thứ Sáu khi mà nhân viên đang bận rộn để hoàn thành công việc trong tuần và mong chờ đến ngày nghỉ cuối tuần. Hãy lên lịch họp vào lúc mà họ có khả năng cao sẽ tham gia và có thể tập trung hoàn toàn vào buổi họp.
📌Đặt ra giới hạn thời gian và tuân thủ
Những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ khả năng cao sẽ khiến người tham gia dần bị mất đi sự kiên nhẫn và tập trung vốn có. Thời gian vừa đủ sẽ là khoảng thời gian lý tưởng nhất. Các cuộc họp hiệu quả nhất là khi bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ.
📌 Xác định được điều cần ưu tiên trong buổi họp
Đừng bao giờ để phần quan trọng nhất ở cuối cùng hãy đảm bảo rằng các mục cần ưu tiên được đáp ứng, trước tiên hãy thảo luận về các vấn đề liên quan tới chúng, như vậy nếu ai đó cần phải rời khỏi cuộc họp sớm thì bạn cũng yên tâm rằng những thông tin quan trọng cần thiết họ đã nắm được.
📌Bám sát theo chương trình đã phác thảo
Chương trình phác thảo chính là một bản thảo, một khuôn khổ để giúp cho mọi người nắm bắt được chủ đề và duy trì ổn định tiến trình của buổi họp. Nó nên được làm tách biệt và không bị những thứ khác xen vào ngoại trừ những chủ đề chính liên quan tới buổi họp bởi các cuộc thảo luận ngoài rìa sẽ gây ra lãng phí thời gian không cần thiết. Nếu những người tham gia buổi họp muốn nói chuyện về chủ đề ngoài hãy tiến đến và đề nghị họ nói chuyện sau cuộc họp hoặc lên lịch cho một cuộc thảo luận riêng và chuyển chủ đề quay trở lại buổi họp ngay lập tức.
📌Cung cấp khái niệm thông qua những câu chuyện
Khi bạn trình bày những khái niệm mới, ý tưởng mới đặc biệt là các mô hình khó hiểu hãy giải thích cho họ lý do tại sao họ nên quan tâm nên bắt đầu dẫn chứng bằng một câu chuyện nhanh và sử dụng các ví dụ đi kèm để họ dễ hình dung được ý tưởng về sáng kiến của bạn.
📌Gói gọn lại một cách rõ ràng
Để đảm bảo cho những thông tin cần đặc biệt lưu ý được ghi nhớ kỹ hơn, vào cuối buổi họp hãy nhanh chóng nhắc lại về những quyết định, thời hạn và sẵn sàng giải thích thêm bất kỳ điểm nào họ chưa rõ để tất cả những người tham gia cuộc họp có thể hiểu chính xác những gì có trong buổi họp và sẵn sàng chuẩn bị lên lịch trình cho những cuộc họp kế tiếp.
———————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
* Bài viết gốc: Entrepreneur.com
* Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên
* Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Mai Quyên – Nguồn iVolunteer VietNam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10804
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 21
