💥Quản trị viên làm gì?
Quản trị viên duy trì hoạt động hàng ngày trong một công ty. Bản chất chính xác của các nhiệm vụ này thay đổi dựa trên ngành mà họ làm việc, nhưng thường liên quan đến các nhiệm vụ như tổ chức lịch trình, sổ sách kế toán, tạo điều kiện giao tiếp giữa các phòng ban và duy trì chức năng nơi làm việc. Các vai trò khác của quản trị viên là:
- Theo dõi các dự án đang diễn ra và tạo ra các chỉ số hiệu suất có thể đo lường được
- Phân tích chi phí và nhu cầu nhân sự cho từng dự án của công ty
- Tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng
- Đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ của công ty
- Duy trì mối quan hệ làm việc tốt với khách hàng của công ty
💥Yêu cầu của người quản trị
Quản trị viên thường có sự kết hợp giữa giáo dục, đào tạo và kỹ năng. Một số quản trị viên kiếm được các chứng chỉ có liên quan để có thêm kiến thức về một số kỹ năng nhất định và tăng tiềm năng kiếm tiền của họ.
Giáo dục
Hầu hết các nhà tuyển dụng thích thuê quản trị viên có bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan đến ngành của họ. Bằng cấp về quản trị kinh doanh cho thấy một ứng cử viên có kiến thức cơ bản về nhiều kỹ năng và khả năng chuyên môn. Có một số bằng cử nhân chuẩn bị sinh viên tốt nghiệp cho một quản trị viên hoặc vai trò hoạt động cho một ngành cụ thể, chẳng hạn như bằng cấp về quản trị chăm sóc sức khỏe.
Một số quản trị viên có thể có được việc làm với bằng tốt nghiệp trung học và ba đến năm năm kinh nghiệm hành chính.
Đào tạo
Đào tạo mà một quản trị viên nhận được thường là trong công việc. Quản trị viên sẽ tìm hiểu thêm về các phần mềm hoặc chương trình máy tính cụ thể mà một công ty sử dụng và bất kỳ chính sách hoặc thủ tục nào họ phải tuân theo. Vì trách nhiệm của quản trị viên có thể khác nhau, họ sẽ nhận được hướng dẫn cụ thể về các nhiệm vụ cơ bản, chẳng hạn như kế toán, quản trị dự án hoặc lập kế hoạch.
Chứng nhận
Mặc dù không có chứng chỉ bắt buộc cho các vị trí quản trị viên, bạn có thể kiếm được một chứng chỉ để có thêm kiến thức và thăng tiến sự nghiệp của mình. Có hai chứng chỉ bạn có thể xem xét:
- Chuyên gia Microsoft Office (MOS)
MOS hiển thị kiến thức nâng cao về các ứng dụng Microsoft Office, chẳng hạn như Word, Excel và PowerPoint. Có hai cấp độ chứng chỉ MOS – Liên kết và Chuyên gia. Để đạt được mos cấp liên kết, bạn phải vượt qua một kỳ thi trực tuyến. Đối với chứng chỉ cấp chuyên gia, bạn phải có MOS cấp Liên kết hiện tại và vượt qua kỳ thi chuyên gia trực tuyến.
- Chuyên viên hành chính được chứng nhận (CAP)
Được cung cấp bởi Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế, CAP cho thấy rằng bạn có thể thực hiện các chức năng hành chính khác nhau thường được hoàn thành bởi các quản trị viên. Để kiếm được CAP, bạn phải vượt qua một kỳ thi kiểm tra bạn về truyền thông tổ chức, tài liệu kinh doanh và viết, công nghệ và thông tin, lưu giữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án và các chức năng kinh doanh. Bạn phải làm bài kiểm tra tại một trung tâm kiểm tra được IAAP phê duyệt.
Kỹ năng
Quản trị viên cần một bộ kỹ năng và phẩm chất cụ thể để thành công trong vai trò của họ, bao gồm:
- Truyền thông
Bởi vì họ tương tác với nhiều người khác nhau, một quản trị viên cần phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Họ cũng yêu cầu kỹ năng viết tuyệt vời, vì họ sẽ giao tiếp thường xuyên qua email.
- Kiến thức ngành
Một quản trị viên nên có kiến thức sâu rộng về ngành công nghiệp mà công ty hoạt động. Họ cũng nên hiểu các chính sách và quy định của ngành.
- Kỹ năng máy tính
Nhiều tổ chức sử dụng phần mềm và mạng máy tính để giao tiếp và hoạt động hàng ngày. Quản trị viên cần phải làm quen với phần mềm và chương trình mà doanh nghiệp sử dụng thường xuyên.
- Chú ý đến chi tiết
Với tầm quan trọng của vai trò trong việc duy trì hoạt động tại nơi làm việc, các quản trị viên cần tập trung vào các chi tiết nhỏ. Điều này sẽ giúp họ xác định các quy trình và thủ tục mà họ có thể cải thiện, tăng hiệu quả tổng thể.
- Tư duy phản biện
Quản trị viên thường giúp nhiều bộ phận làm việc trên các dự án và quy trình khác nhau. Họ sẽ có thể hình thành các kết luận hợp lý từ tất cả các thông tin có sẵn.
- Làm việc theo nhóm
Một phần lớn vai trò của quản trị viên là phối hợp những người khác, vì vậy kỹ năng làm việc theo nhóm rất quan trọng. Quản trị viên thường làm việc với nhiều bộ phận và sẽ có thể cộng tác với các thành viên khác nhau trong nhóm có phong cách làm việc độc đáo.
- Quản lý thời gian
Quản trị viên thường quản lý lịch trình và thời gian cho các dự án và quản lý thời gian của riêng họ. Để đáp ứng tất cả các thời hạn và hoàn thành các yêu cầu lập kế hoạch, quản trị viên nên có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch và quản lý dự án có thể hỗ trợ quản trị viên trong các nhiệm vụ quản lý thời gian.
💥Môi trường làm việc của người quản trị
Quản trị viên thường làm việc trong các cài đặt chuyên nghiệp với các đặc điểm sau:
- Một môi trường văn phòng liên quan đến việc ngồi tại bàn làm việc trong thời gian dài
- Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng thông thường khác
- Liên lạc thường xuyên với tất cả các bộ phận và quản lý của tổ chức
- Tương tác và giao tiếp khách hàng rộng rãi
- Giờ làm việc bình thường với giờ làm thêm thường xuyên
Quản trị viên có thể tìm được việc làm trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm:
- Doanh nghiệp và tập đoàn tư nhân
- Tổ chức nhà nước
- Cơ sở giáo dục
- Tổ chức phi lợi nhuận
- Tổ chức khoa học và nghiên cứu
- Làm thế nào để trở thành người quản trị
💥Làm thế nào để trở thành một quản trị viên
Dưới đây là các bước mà bạn có thể thực hiện để trở thành người quản trị:
1. Chọn một ngành cụ thể.
Vai trò của một quản trị viên là ngành cụ thể. Bạn nên tìm một lĩnh vực mà bạn quan tâm để duy trì sự kích thích trong công việc của bạn. Tìm một công ty cung cấp cơ hội phát triển chuyên nghiệp có thể giúp bạn mở rộng con đường sự nghiệp của mình.
2. Hoàn thành việc học của bạn.
Tối thiểu, kiếm được bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Có bằng tốt nghiệp trung học giúp bạn đạt được các vị trí cấp nhập cảnh sẽ giúp bạn có được kinh nghiệm liên quan. Lấy bằng cử nhân có thể mở rộng các công việc có sẵn cho bạn. Đối với các vị trí cấp trung và cấp cao, bạn sẽ cần phải có thêm kinh nghiệm và bằng cử nhân.
3. Cải thiện kỹ năng mềm của bạn.
Các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc theo nhóm và tư duy phản biện đều quan trọng đối với một quản trị viên. Thực hành những kỹ năng này càng nhiều càng tốt để cải thiện chúng. Khi tạo sơ yếu lý lịch của bạn, hãy liệt kê các khả năng có liên quan của bạn trong phần kỹ năng để cho nhà tuyển dụng thấy bạn có thể thực hiện thành công trong vai trò này.
4. Tích lũy kinh nghiệm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc quản trị trong một ngành cụ thể, hãy tích lũy kinh nghiệm bằng cách làm các công việc cấp nhập cảnh. Đối với một số vị trí, bạn sẽ cần một số kinh nghiệm trước khi áp dụng cho vai trò quản trị viên. Tập trung vào các ngành công nghiệp và môi trường làm việc phù hợp với bạn. Bạn có thể nhận được một công việc như một nhân viên tiếp tân, trợ lý hành chính hoặc đại diện dịch vụ khách hàng để có được kinh nghiệm và cải thiện các kỹ năng mềm cần thiết cho sự nghiệp như một quản trị viên.
5. Thăng tiến sự nghiệp.
Với sự kết hợp lành mạnh giữa giáo dục và kinh nghiệm, bạn sẽ có thể tìm thấy một vị trí mà bạn quan tâm. Nó có thể là trong một ngành công nghiệp mà bạn quen thuộc hoặc không.
💥Ví dụ về mô tả công việc của người quản trị
Chúng tôi đang tìm kiếm một quản trị viên văn phòng để giám sát các hoạt động hàng ngày của công ty bất động sản của chúng tôi. Quản trị viên văn phòng sẽ theo dõi tất cả các dự án đang diễn ra, theo dõi lịch trình văn phòng, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác và giám sát nhân viên văn phòng phía trước. Các trách nhiệm bổ sung bao gồm tạo điều kiện giao tiếp giữa nhân viên và quản lý và nhanh chóng xử lý bất kỳ khiếu nại hoặc phản đối nào của khách hàng. Ứng cử viên thành công sẽ có thể phát triển và phát triển trong tổ chức.
Ứng viên phù hợp sẽ có các bằng cấp sau:
- Bằng cử nhân quản trị kinh doanh, bất động sản hoặc lĩnh vực liên quan
- Bốn năm kinh nghiệm làm quản trị viên hoặc quản lý văn phòng, tốt nhất là trong bất động sản
- Giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản tuyệt vời
- Khả năng đa nhiệm và quản lý nhiều lịch trình
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Thị Như Quỳnh
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Như Quỳnh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11332
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 28
