💥Trợ lý điều hành làm những công việc gì?
Về cơ bản, trợ lý điều hành là một chuyên gia hành chính hỗ trợ giám đốc điều hành của một tổ chức hoặc một quản trị viên cấp cao khác. Họ thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn phòng khác nhau, hỗ trợ văn thư và thường xử lý các nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp, đào tạo nhân viên là một ví dụ điển hình.
Các nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào từng văn phòng cụ thể, nhưng một trợ lý điều hành có thể làm những công việc dưới đây:
- Nhận cuộc gọi, trả lời email và nhận fax
- Cung cấp hỗ trợ hành chính hoặc văn thư chung
- Gặp mặt trực tiếp với khách hàng
- Chuẩn bị các tài liệu quan trọng của công ty
- Sắp xếp các cuộc hẹn
- Quản lý du lịch
💥Yêu cầu của trợ lý điều hành
Các vị trí trợ lý điều hành đòi hỏi các kỹ năng và chứng chỉ cụ thể sau:
Giáo dục
Yêu cầu tối thiểu đối với vị trí trợ lý điều hành cấp đầu vào thường là bằng tốt nghiệp trung học, nhưng nhiều trợ lý điều hành có bằng cao đẳng hoặc cử nhân. Một số chuyên gia lựa chọn tham gia các khóa học tổng quát liên quan đến các lĩnh vực như kinh doanh, quản trị và máy tính nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức nền tảng. Một số nhà tuyển dụng có thể ưu tiên số năm kinh nghiệm hơn là trình độ học vấn.
Tập huấn
Trợ lý điều hành thường được đào tạo về công việc trong vài tuần hoặc tháng đầu tiên làm việc. Vào thời điểm này, họ có thể được đào tạo về phần mềm hoặc chương trình máy tính cụ thể, cũng như các quy trình và thủ tục dành riêng cho người quản lý của họ. Họ cũng có thể che đậy một trợ lý khác hoặc bị giám sát chặt chẽ khi họ bắt đầu.
Chứng chỉ
Các trợ lý điều hành có thể nhận được các chứng chỉ để cải thiện kỹ năng và gia tăng tiềm năng thu nhập của họ. Một số chứng chỉ phổ biến sau có thể mang lại lợi ích cho các trợ lý điều hành trong bất kỳ ngành nào:
- Chuyên gia hành chính
Hiệp hội Quốc tế của các Chuyên gia Hành chính tài trợ cho chứng nhận này. Chứng chỉ này ghi nhận bạn là một chuyên gia trong tất cả các lĩnh vực của công việc hành chính. Để có được chứng chỉ này, bạn phải có ít nhất bốn năm kinh nghiệm làm chuyên viên hành chính, bằng cấp cao đẳng và ba năm kinh nghiệm. Bên cạnh đó, bằng cử nhân cùng hai năm kinh nghiệm cũng có thể được chấp nhận. Sau khi đơn đăng ký và trải nghiệm của bạn được xem xét, bạn sẽ tham gia kỳ thi kéo dài khoảng ba giờ.
- Chuyên gia Microsoft Office
Bạn có thể nhận được chứng chỉ này để chứng tỏ bạn có kiến thức chuyên môn về một hoặc nhiều sản phẩm Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access, SharePoint, Outlook và OneNote. Các kỳ thi kéo dài khoảng 90 phút và kiểm tra kiến thức và năng lực của bạn với các chương trình này.
Kỹ năng
Mỗi công việc trợ lý điều hành sẽ yêu cầu các kỹ năng khá khác nhau, vì các giám đốc điều hành giao nhiều nhiệm vụ đa dạng cho trợ lý của họ. Một số có thể nhận được những trách nhiệm mới khi họ tiến bộ trong sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, dưới đây là một số kỹ năng nhất định mà mọi trợ lý điều hành cần có:
- Kỹ năng giao tiếp
Các chuyên gia này thường tương tác với khách hàng, đối tác, giám đốc điều hành mà họ phục vụ, nhân viên văn phòng và nhiều bộ phận nội bộ và bên ngoài khác. Để duy trì một môi trường làm việc tích cực, các trợ lý điều hành bắt buộc phải có các kỹ năng giao tiếp cá nhân nổi bật, chẳng hạn như điềm tĩnh và nhẫn nại trong các tình huống thử thách.
- Kỹ năng tổ chức
Từ các thư mục tập tin đến các ổ đĩa trực tuyến dùng chung, trợ lý điều hành phải là những bậc thầy về tổ chức. Để duy trì một văn phòng hoặc một công ty hoạt động trơn tru, người trợ lý điều hành tốt nhất nên có hệ thống lưu trữ hiệu quả và sử dụng các công cụ quản lý công việc. Nói cách khác, Họ giữ lịch trình, ngân sách và quản lý một lượng lớn thông tin, tin nhắn điện thoại, email hoặc tệp.
- Kỹ năng viết lách
Một trợ lý điều hành thường phải viết email, bản ghi nhớ, tài liệu, báo cáo và các loại văn bản khác. Họ phải hiểu chính xác và sâu sắc về ngữ pháp cũng như cách sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp. Các lớp học viết tại trường đại học hoặc các khóa học giáo dục thường xuyên về kinh doanh và viết chuyên nghiệp có thể giúp củng cố kỹ năng viết của trợ lý điều hành.
- Khả năng linh hoạt
Trợ lý điều hành chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ và lịch trình của họ có thể thay đổi nếu người điều hành hoặc quản trị viên mà họ hỗ trợ có nhu cầu khẩn cấp cần xử lý. Chính vì thế, họ cần phải cực kỳ “đa năng” và có khả năng linh hoạt chuyển đổi nhiệm vụ, trì hoãn giữa chừng và sẵn sàng tiếp nhận trách nhiệm mới khi chúng đột ngột phát sinh.
- Kỹ năng tin học
Các kỹ năng máy tính cơ bản là điều quan trọng cần có ở bất kỳ vị trí trợ lý điều hành nào, bao gồm cả việc tạo tài liệu, bảng tính và trình bày. Kiến thức chuyên môn về phần mềm xử lý văn bản, nghiên cứu và khắc phục sự cố chung thường rất cần thiết đối với thành công của trợ lý điều hành.
💥Môi trường làm việc trợ lý điều hành
Thông thường, hầu hết các trợ lý điều hành làm trong môi trường văn phòng. Mặc dù môi trường làm việc có thể khác nhau, có một số yếu tố nhất định thường không đổi giữa hầu hết các vị trí trợ lý điều hành:
- Nhiều trợ lý điều hành ngồi bên bàn làm việc đến tám tiếng một ngày. Hầu hết đều có máy trạm riêng với máy tính và điện thoại.
- Họ làm việc với máy tính và phải làm quen với thời gian sử dụng màn hình kéo dài.
- Trợ lý điều hành có thể làm việc với một nhóm nhỏ bao gồm đồng nghiệp và người quản lý, trong khi một số làm việc riêng với một giám đốc điều hành cấp cao. Do đó, họ có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách độc lập.
- Các ngành tuyển dụng trợ lý điều hành bao gồm văn phòng pháp lý và y tế, bệnh viện, trường học, cơ quan chính phủ và nhiều loại hình doanh nghiệp tư nhân.
- Một số trợ lý điều hành có thể được yêu cầu đi du lịch để lên kế hoạch cho các sự kiện, tham gia các cuộc họp và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể.
💥Làm thế nào để trở thành một trợ lý điều hành?
Một khi đi tới quyết định theo đuổi công việc trợ lý điều hành, bạn có thể thực hiện các bước dưới đây:
1. Theo đuổi một nền giáo dục cụ thể
Nhận được bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, đồng thời cân nhắc bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân để có thể tăng tiềm năng kiếm tiền của bạn và có một nền giáo dục tương xứng với trải nghiệm. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo việc tham gia nhiều khóa học khác nhau, bao gồm cả những lớp học đào tạo khả năng viết lách, giao tiếp, máy tính và toán học.
2. Tích lũy kinh nghiệm quản trị
Nếu để ý kĩ, bạn có thể thấy rằng hầu hết các tin tuyển dụng trợ lý điều hành đều ưu tiên các ứng viên có ít nhất ba năm kinh nghiệm hành chính. Về cơ bản, kinh nghiệm có thể thu được từ một công việc, vị trí tình nguyện hoặc thực tập. Chính vì vậy, hãy cố gắng tìm một công việc như lễ tân, trợ lý hành chính, trợ lý văn phòng hoặc cộng tác viên nghiên cứu để rèn luyện các kỹ năng bạn cần như một trợ lý điều hành có trình độ.
3. Cân nhắc chứng chỉ
Sau khi tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể theo đuổi chứng chỉ về kỹ năng hỗ trợ hành chính để so sánh tốt hơn bản thân với các ứng viên khác. Việc làm này có thể giúp tăng khả năng kiếm tiền của bạn.
4. Tạo ra bản sơ yếu lý lịch
Khi chuẩn bị sơ yếu lý lịch và thư xin việc, hãy nêu bật kinh nghiệm và kỹ năng quản lý của bạn, bao gồm cả kỹ năng tổ chức và máy tính. Bên cạnh đó, bạn có thể đưa bất kỳ chứng chỉ nào bạn có vào bản sơ yếu lý lịch, đồng thời điều chỉnh thư xin việc của bạn sao cho phù hợp với ngành và công ty. Chẳng hạn, nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí trợ lý điều hành trong môi trường giáo dục, hãy nêu bật bất kỳ kinh nghiệm nào trong lĩnh vực giáo dục mà bạn có thể có, bao gồm cả chức vụ tình nguyện viên.
5. Ứng tuyển vào các công ty trợ lý điều hành
Trước hết, hãy tìm kiếm công việc trợ lý điều hành trực tuyến và chọn các vị trí trong các ngành mà bạn quan tâm hoặc phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp tổng thể của bạn. Tiếp theo, bạn cần xem xét lại phần mô tả công việc để nắm bắt được những kỳ vọng và yêu cầu của nhà tuyển dụng, đồng thời nộp đơn vào những công việc mà bạn có đủ điều kiện nhất để đảm bảo một cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng có thể kết nối với các chuyên gia quản trị khác để giúp tìm các vị trí mở.
💥Ví dụ về mô tả công việc trợ lý điều hành
Chúng tôi đang tìm kiếm một trợ lý điều hành có kinh nghiệm và đáng tin cậy để hỗ trợ đội ngũ điều hành của chúng tôi. Bạn sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc điều hành cấp C trong khi quản lý các công việc liên quan đến kinh doanh cho nhóm. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tổ chức việc đi lại, tạo báo cáo, giao tiếp với khách hàng và các nhiệm vụ hành chính khác. Một ứng cử viên lý tưởng là người cảm thấy thoải mái với bộ Microsoft Office toàn diện, là người có khả năng giải quyết vấn đề một cách trơn tru và là người đa nhiệm bậc thầy. Họ cũng phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED và ít nhất ba năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính. Ngoài ra, bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân có thể thay thế kinh nghiệm.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11382
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 40
