Erin Wike là một huấn luyện viên nghề nghiệp và là một giảng viên tại Đại học Texas ở Austin. Đồng thời anh ấy cũng là chủ sở hữu của Cafe Con Resume. Erin có hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông thương hiệu doanh nghiệp, quảng cáo, PR, phi lợi nhuận và giáo dục đại học cũng như tuyển dụng cho nhiều thương hiệu nổi tiếng và các doanh nghiệp nhỏ.
Một bản tóm tắt điều hành được viết tốt có khả năng làm cho kế hoạch kinh doanh, báo cáo hoặc đề xuất của bạn trở nên hấp dẫn và dễ hiểu hơn với người xem. Nó giúp bạn thu hút sự chú ý của người đọc và cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan rõ ràng về báo cáo hoặc đề xuất của bạn.
Mục đích chính của một bản tóm tắt điều hành là để người đọc — như giám đốc điều hành hoặc người đọc chính yếu của tài liệu — có ý tưởng về nội dung và có thể hiểu được mục đích mà không cần phải đọc toàn bộ tài liệu. Điều này có thể giúp hạn chế khung thời gian bị giới hạn cho các bài thuyết trình hoặc quảng cáo chiêu hàng cũng như khoảng thời gian gây chú ý ngắn ngủn phổ biến trong thời đại ngày nay.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ giải thích mục đích của một bản tóm tắt điều hành cũng như cách bạn có thể viết một bản tóm tắt điều hành vừa lôi cuốn và thuyết phục được người đọc.
🌤️ Bản tóm tắt điều hành là gì?
Bản tóm tắt điều hành chia ra những nét chính trong một tài liệu và cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng thể về một báo cáo, đề xuất hoặc kế hoạch. Nó phải cung cấp cái nhìn sâu sắc về doanh nghiệp và mục đích của tài liệu. Vì nó là phần giới thiệu, một bản tóm tắt điều hành phải có hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của người đọc.
Nếu một bản tóm tắt điều hành được viết tốt và lôi kéo được người đọc, nó có thể làm tăng tính hiệu quả của tài liệu chính. Bản tóm tắt điều hành cũng tương tự như một mục lục, có nghĩa là người đọc sẽ biết trước các chủ đề và thông tin quan trọng. Mục tiêu chính làthu hút sự chú ý của người đọc và chỉ ra được lý do tại sao báo cáo này lại quan trọng đối với họ.
Bạn có thể sử dụng bản tóm tắt điều hành cho rất nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm:
- Các kế hoạch kinh doanh
- Xét đề nghị đầu tư
- Xét đề nghị dự án
- Bài thuyết trình bán hàng
- Các bản báo cáo
- Bài trình bày sản phẩm
- Bài thuyết trình nghiên cứu
1. Những gì nên đưa vào trong một bản tóm tắt điều hành
Nội dung của một bản tóm tắt điều hành có thể khác nhau tùy thuộc vào tài liệu, nhưng một bản tóm tắt cơ bản nên bao gồm:
Phần mở đầu
Phần mở đầu nên là một đoạn văn ngắn — từ hai đến ba câu — bao gồm thông tin về công ty, mục đích của tài liệu và vấn đề bạn muốn giải quyết. Để thu hút sự chú ý của độc giả, phần này nên ngắn gọn nhưng phải thật sự thú vị. Bạn có thể phải thực sự suy nghĩ về những mục đích và mục tiêu của người xem. Phần giới thiệu nên bao gồm lý do tại sao họ quan tâm đến thông tin này. Cân nhắc về việc giải quyết các điểm chưa hiểu của người đọc.
Phần thân bài
Phần thân bài trong bản tóm tắt điều hành của bạn sẽ bao gồm tất cả những thông tin chi tiết có liên quan đến bản báo cáo. Bạn có thể thêm những điều sau đây:
- Mục đích của tài liệu: Mô tả mục đích của báo cáo hoặc đề xuất mà bạn đang trình bày. Ví dụ, bạn có thể nói rằng tài liệu chính cung cấp thông tin chi tiết về nghiên cứu của một sản phẩm cụ thể.
- Phân tích và chiến lược: Đưa ra đánh giá rõ ràng, dựa trên thực tế về vấn đề hiện tại. Sau đó, trình bày giải pháp của bạn đối với khó khăn này.
- Các dự án: Giải thích tình hình có thể thay đổi như thế nào và người đọc có thể làm gì để đối phó hoặc tận dụng nó.
Phần kết
Trong phần kết thúc của bản tóm tắt, hãy giải thích lý do tại sao người đọc nên đọc tài liệu chính của bạn và người đọc có thể rút ra kết luận gì từ nó.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ kết thúc bản tóm tắt bằng một lời kêu gọi hành động ao ước của bạn, để người đọc biết rõ ràng bạn mong muốn họ làm gì. Nếu bạn đang muốn thiết lập một cuộc họp hoặc nếu bạn đang trình bày điều này trong một cuộc họp, hãy nêu kết quả mong muốn của việc chia sẻ thông tin này. Hãy cố gắng đưa ra yêu cầu của bạn một cách tự nhiên chứ không đòi hỏi khắt khe. Bạn cũng có thể muốn hướng họ đến trang web của mình để biết thêm thông tin hoặc chi tiết thông qua video, bài đăng trên blog, thông cáo báo chí, phương tiện truyền thông xã hội hoặc thậm chí là đưa tin của phương tiện truyền thông.
🌤️ Các cách viết bản tóm tắt điều hành
Để nâng cao sự hứng thú của người đọc, hãy cân nhắc những mẹo bên dưới khi viết bản tóm tắt điều hành của bạn:
1. Giọng điệu
Giọng điệu mà bạn sử dụng cho bản tóm tắt điều hành của mình tùy thuộc vào đối tượng mà bạn trình bày. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản mà người đọc sẽ hiểu. Nếu bạn biết đối tượng của mình có chung kiến thức nền tảng, chẳng hạn như tài chính hoặc kỹ thuật, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ dành riêng cho lĩnh vực này để truyền đạt ý nghĩa của mình tốt hơn.
Nếu bạn quyết định sử dụng đại từ nhân xưng, chẳng hạn như “chúng tôi” và “của chúng tôi” thay vì các tham chiếu chung chung như “công ty”, hãy đảm bảo rằng bạn đã nêu rõ tên công ty của mình trong Phần giới thiệu.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sẽ muốn đề cập đến công ty của mình bằng cách sử dụng từ viết tắt. Nếu bạn làm điều này, hãy đảm bảo rằng bạn đã viết rõ ra tên công ty của mình trong lần đầu tiên nhắc đến nó trong phần giới thiệu và lưu ý các chữ cái đầu trước khi sử dụng từ viết tắt trong suốt phần còn lại của tài liệu. Cố gắng không cho rằng người đọc biết tên bạn bằng từ viết tắt.
Ví dụ: Dynamic Technologies (DT)
2. Độ dài
Độ dài của bản tóm tắt điều hành phụ thuộc vào lượng thông tin bạn trình bày trong tài liệu chính của mình. Hầu hết các bản tóm tắt dài khoảng một đến hai trang. Nếu bạn có nhiều thông tin cần trình bày, bạn có thể phải viết một bản tóm tắt dài nhiều trang để đảm bảo rằng người đọc hiểu được mục đích của tài liệu. Một bản tóm tắt điều hành thường chỉ bằng 10% độ dài của đề xuất.
3. Sự rõ ràng
Khía cạnh quan trọng nhất của một bản tóm tắt điều hành tốt là việc mô tả rõ ràng, ngắn gọn và chính xác về công ty của bạn cũng như các hoạt động và mục tiêu của công ty. Một cách để xác định xem bạn đã viết một bản tóm tắt điều hành rõ ràng hay chưa là yêu cầu một cố vấn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy xem xét nó.
Bạn có lẽ sẽ muốn xem xét những thông tin như dữ liệu số và thống kê quan trọng trong phần còn lại của báo cáo. Nếu họ quan tâm đến việc làm thế nào mà những. phát hiệ của bạn giải quyết vấn đề của họ, điều quan trọng có thể là gọi nó ra trong một gạch đầu dòng hoặc một phần được in đậm.
🌤️ Bản mẫu tóm tắt điều hành
Dưới đây là một bản tóm tắt điều hành mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo một bản tóm tắt điều hành đơn giản cho hầu hết mọi đề xuất hoặc báo cáo:
- Tên công ty Địa chỉ công ty
- Thông tin liên lạc
- Mục đích của tài liệu: Giải thích những gì tài liệu mong muốn đạt được.
- Phân tích: Mô tả tình hình hiện tại hoặc tương lai về những khó khăn. Cố gắng đưa ra dữ liệu và số liệu thống kê cụ thể để xác thực các tuyên bố của bạn.
- Các dự án: Cung cấp cho người đọc ý tưởng về sự phát triển hoặc kết quả tiềm năng trong một khoảng thời gian cụ thể.
* Yêu cầu: Cung cấp mô tả rõ ràng về các khuyến nghị hoặc nhu cầu của bạn.
Kết luận: Hãy tóm tắt ngắn gọn thông tin bạn đã cung cấp theo hướng tích cực, vì vậy người đọc sẽ muốn tiếp tục đọc tài liệu.
🌤️ Ví dụ về một bản tóm tắt điều hành
Dưới đây là một ví dụ về bản tóm tắt điều hành đề xuất đầu tư dài một trang cho một kế hoạch tiếp thị:
Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng, chuyên sâu về các sản phẩm, vị trí thị trường và sự cạnh tranh của Smart Toy’s (ST). Nó cũng giải thích cách đầu tư bổ sung vào tiếp thị có thể giúp công ty duy trì khả năng cạnh tranh trong ngành đồ chơi.
Kể từ khi chúng tôi làm mới dòng sản phẩm của mình vào năm 1990, Đồ chơi Thông minh (ST) đã có mức tăng trưởng ổn định bất chấp sự cạnh tranh ngày càng tăng từ các nhà sản xuất đồ chơi hiện tại và mới nổi. Tuy nhiên, các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi đã gia tăng lợi thế của họ so với chúng tôi vì họ có thể giảm chi phí sản xuất bằng cách thuê ngoài sản xuất của họ ở Nam Mỹ và Châu Á.
Mặc dù chúng tôi vẫn tiếp tục sản xuất sản phẩm chất lượng cao “Sản xuất tại Hoa Kỳ” ở Bang Texas, thế nhưng thị phần và lợi nhuận của Đồ chơi thông minh đã giảm dần trong 5 năm qua.
Một trong những lý do chính khiến nhu cầu đối với các sản phẩm Đồ chơi thông minh giảm là do thiếu đầu tư vào nghiên cứu và phát triển truyền thông. Trong 10 năm qua, chúng tôi đã dành ít hơn 1% doanh thu của mình cho hoạt động này.
Bằng cách tăng cường đầu tư vào nghiên cứu và phát triển tiếp thị, chúng tôi có thể xác định phân khúc thị trường nào có nhiều khả năng mua sản phẩm của chúng tôi hơn. Sau đó, chúng tôi có thể phát triển các chiến lược tiếp thị có mục tiêu để tiếp cận những người tiêu dùng đó.
Dựa trên những phát hiện được nêu chi tiết trong báo cáo sau đây, chúng tôi khuyên bạn nên chi 3% doanh thu của Đồ chơi thông minh cho việc nghiên cứu và phát triển truyền thông tiếp thị.
Xin chân thành cảm ơn tác giả với những chia sẻ vô cùng bổ ích!
· Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/tips-for-writing-an-impressive-executive-summary.html
· Người dịch: Chế Thị Mỷ Thư
· Khi chia sẻ cần trích người dẫn nguồn là “Người dịch Chế Thị Mỷ Thư – Nguồn Ivolunteer Việt Nam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9466
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
