Tôi đã được hỏi trong một cuộc phỏng vấn gần đây, ‘Bạn sẽ để mọi cuộc họp tùy chọn. Đó là 1 quyết định táo bạo, hay thực tế? Nó sẽ hoạt động như thế nào? Có ai làm thế không?”
Trong nghiên cứu của tôi về thực tiễn gặp gỡ tại các tổ chức có hiệu suất cao, tôi thấy chúng có rất nhiều điểm chung. Một số hình thức xuất hiện phổ biến như sử dụng một quy trình rõ ràng để điều hành các cuộc họp và ghi chú lại. Những ý tưởng khác chỉ xuất hiện ở một số ít nơi, nhưng khi họ làm, họ là những người thay đổi cục diện – những ý tưởng lớn khiến mọi người đẩy mạnh việc gặp gỡ của họ.
Andy Kaufman, người dẫn chương trình podcast People and Projects, người đã hỏi tôi những câu hỏi đó, đã chọn người thay đổi trò chơi mà các nhà lãnh đạo thấy không hợp lý nhất: Làm cho các cuộc họp trở thành không bắt buộc.
Nghe có vẻ như một chính sách triệt để, nhưng khi bạn xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy rằng đó là một điều hiển nhiên. Dưới đây là sáu lý do tại sao:
1. Loại bỏ lý do
Không ai thích thời gian của họ bị lãng phí trong một cuộc họp vô nghĩa. Chúng ta cũng ghét ngồi cạnh một người đang kiểm tra email của họ, trợn mắt và hút tất cả năng lượng ra khỏi phòng.
Thực tế là tất cả chúng ta đều là người lớn, và không ai có thể buộc bạn tham dự một cuộc họp mà bạn tin là lãng phí thời gian. Thực sự tất cả các cuộc họp đã là tùy chọn, nhưng nó chắc chắn không hẳn như vậy.
Bằng cách tạo ra một chính sách công ty rõ ràng nêu rõ tất cả các cuộc họp là không bắt buộc, bạn sẽ không cần đến các lý do. Không còn lý do gì để ngồi trong một cuộc họp làm công việc khác. Nếu công việc đó quan trọng hơn cuộc họp, hãy làm điều đó! Chính sách này cho thấy rõ rằng mỗi người có trách nhiệm sử dụng tốt thời gian của họ. Các nhà lãnh đạo cuộc họp cũng mất lý do để tổ chức các cuộc họp tồi tệ.
2. Buộc nhà lãnh đạo phải làm rõ về giá trị
Khi không ai phải tham dự cuộc họp của bạn và khi bất cứ ai có thể rời đi nếu họ nhận ra đó không phải là cách sử dụng tốt thời gian của họ, các nhà lãnh đạo cuộc họp phải học cách quảng cáo giá trị của mỗi cuộc họp trong lời mời. Một chính sách của các cuộc họp tùy chọn buộc các nhà lãnh đạo phải suy nghĩ nghiêm túc về lý do tại sao cuộc họp cần thiết, ai sẽ nhận được giá trị từ việc tham gia và kết quả nên là gì.
Sự rõ ràng này là cần thiết cho bất kỳ cuộc họp tốt nào, nhưng các nhà lãnh đạo bận rộn thường bỏ qua công việc này khi họ biết mọi người sẽ xuất hiện. Loại bỏ giả định rằng những người khác sẽ tham gia vào một cuộc họp tồi tệ và bạn loại bỏ các cuộc họp nhàm chán.
3. Nâng cao các giá trị cốt lõi
Ví dụ, trong công ty của chúng tôi, chúng tôi đánh giá cao dịch vụ tuyệt vời và hạnh phúc. Bởi vì các cuộc họp của chúng tôi đều là không bắt buộc, nhóm của chúng tôi biết rằng họ được kỳ vọng sẽ hỗ trợ khách hàng và chăm sóc bản thân trước – ngay cả khi điều đó có nghĩa là đến muộn hoặc bỏ lỡ một cuộc họp.
Bằng cách làm cho các cuộc họp tùy chọn, các tổ chức làm rõ ràng rằng cuộc họp không phải là vấn đề. Chính sách này nói với nhân viên rằng nếu đó là sự lựa chọn giữa việc sống các giá trị của bạn hoặc một cuộc họp, bạn muốn các giá trị giành chiến thắng mọi lúc.
4. Hiệu suất cuộc họp đi đôi với hiệu suất công việc
Chính sách cuộc họp tùy chọn không có nghĩa là các cuộc họp không có giá trị. Ngược lại, các cuộc họp là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà chúng ta có để thiết lập hướng đi, tạo sự liên kết, giải quyết vấn đề và thúc đẩy động lực.
Thay vào đó, chính sách này làm cho mỗi cá nhân có trách nhiệm làm cho thời gian họp đáng giá. Nếu các nhà lãnh đạo không điều hành các cuộc họp có giá trị và nhóm của họ từ chối, điều đó sẽ hoàn toàn ảnh hưởng đến hiệu suất. Nếu một thành viên trong nhóm quyết định từ chối tất cả các cuộc họp, do đó không đóng góp ý tưởng, giải pháp và thông tin cho nhóm, thì giá trị của họ đối với tổ chức giảm đáng kể.
Hai loại thất bại hiệu suất đều phổ biến trong các công ty không có chính sách này. Các nhà lãnh đạo thường xuyên thất bại trong việc làm cho các cuộc họp có giá trị và nhân viên thường xuyên không đóng góp, nhưng chúng tôi chấp nhận điều này bởi vì chúng tôi cho rằng ‘các cuộc họp thật nhàm chán’.
Khi bạn làm cho các cuộc họp tùy chọn, bạn có thể nói một cách rõ ràng và mong đợi một hiệu suất tạo ra giá trị từ tất cả mọi người.
5. Khuyến khích lưu giữ hồ sơ
Gần đây tôi đã làm việc với một công ty khó khăn để cân bằng mong muốn của họ để khuyến khích mọi người đến mỗi cuộc họp với nhu cầu tạo ra các cuộc họp hiệu quả. Các nhà lãnh đạo rất muốn các cuộc họp tập trung hơn để họ có thể đưa ra quyết định, nhưng họ không muốn từ chối bất cứ ai. Nhân viên muốn được thông báo nhưng cảm thấy thất vọng khi họ thấy mình trong các cuộc họp không ảnh hưởng đến công việc của họ và nơi họ không thể tham gia.
Làm cho việc tham gia các cuộc họp trở thành điều không bắt buộc là bước đầu tiên trong việc thay đổi văn hóa này. Điều đó cho phép nhận viết những nhân viên nào cảm thấy bắt buộc phải tham dự các cuộc họp có thể từ chối tham gia. Bước thứ hai là đảm bảo mọi cuộc họp đều có mục đích được nêu rõ trước, để mọi người có thể thấy những cuộc họp nào có liên quan trực tiếp đến họ.
Sau đó, quan trọng nhất, mỗi cuộc họp cần có các bản tóm tắt để mọi người có thể thấy những điểm chính, quyết định được đưa ra và các bước tiếp theo.
Dù mất thời gian, nhưng lại rất hiệu quả. Mọi người trong công ty có thể xem trước cuộc họp nào quan trọng với họ và chọn chỉ tham dự những nơi họ có vai trò tích cực. Và, biết rằng họ sẽ thấy các báo cáo sau đó, mọi người có thể bỏ qua các cuộc họp và vẫn được thông báo.
6. Tổ chức được các cuộc họp nhỏ hơn, tốt hơn.
Tổng kết, các tổ chức nhận được tác động mạnh mẽ từ chính sách đơn giản này. Như với bất kỳ chính sách mới nào, các nhà lãnh đạo phải lặp lại nó nhiều lần và tự từ chối các cuộc họp trước khi người khác tin. Tuy nhiên, một khi nhóm của bạn thấy bạn mô hình hóa chính sách này trong thực tế, hy vọng sẽ thấy sự thay đổi nhanh chóng. Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, tôi biết rằng bằng cách làm cho các cuộc họp nhiệm ý, chúng ta đang giúp nhân viên dễ dàng đưa ra lựa chọn tốt về thời điểm và cách họ gặp nhau. Một chính sách như thế này dẫn đến các cuộc họp nhỏ hơn, chất lượng hơn và ít hơn trong số đó không phải là khiêu khích.
——————————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/6-reasons-your-next-meeting-should-be-optional.html
- Người dịch: Tú Anh
- Khi chia sẻ cần phải trích nguồn là “Người dịch: Tú Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8398
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
