Thư mời làm việc là một phần thiết yếu của quá trình tuyển dụng. Các bộ phận nhân sự sử dụng thư mời làm việc để giải thích mức lương thưởng và lợi ích của một vị trí cho một người đang nhận được lời mời làm việc. Vì lý do này, thư mời làm việc là một công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ.
💥Thư mời làm việc là gì?
Thư mời làm việc là một tài liệu bạn gửi cho một nhân viên tiềm năng sau khi gia hạn lời mời làm việc. Sau khi một lời đề nghị tuyển dụng được thảo luận qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, nó thường được theo sau bởi một lá thư mời làm việc. Thư mời nhận việc xác nhận tất cả các thông tin chi tiết về việc làm để ứng viên xem xét và ký tên, ghi nhận sự chấp nhận của họ. Điều này xảy ra trong giai đoạn đầu của việc làm mới và gia nhập và thường xảy ra trước khi hợp đồng cuối cùng được ban hành để nhân viên xem xét và ký.
Thư mời làm việc cũng có thể là một công cụ mở ra cuộc đàm phán giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nó không phải là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý. Người sử dụng lao động có thể hủy bỏ hoặc thương lượng lại một lời đề nghị trước khi bắt đầu tuyển dụng.
💥Thư mời làm việc bao gồm những gì?
Khi chuẩn bị thư mời làm việc cho một ứng viên, hãy đảm bảo bao gồm những điều sau:
- Tên công ty và chức danh: Điều quan trọng là thư mời phải phản ánh rõ ràng công ty là ai và công ty đang tuyển dụng vị trí nào.
- Tình trạng việc làm và giờ làm việc: Tình trạng việc làm bao gồm những thứ như bán thời gian, toàn thời gian, công tác phí, hợp đồng hoặc các hình thức làm việc khác. Giờ làm việc cho biết số giờ mà nhà tuyển dụng mong đợi ứng viên làm việc.
- Thông tin vị trí văn phòng và giám sát viên: Thông tin này bao gồm người mà ứng viên sẽ báo cáo và vị trí họ sẽ làm việc. Nếu vị trí có những cân nhắc đặc biệt như làm việc từ xa hoặc thời gian linh hoạt, hãy cho biết điều này.
- Thông tin về lợi ích bổ sung: Đề cập đến bất kỳ lợi ích nào mà bạn định cung cấp cho nhân viên trong thư mời làm việc. Thư mời chấp nhận làm tài liệu nhưng nó cũng được thiết kế để thu hút các ứng viên chấp nhận vị trí, vì vậy, bao gồm các lợi ích quan trọng có thể tạo ra sự khác biệt.
💥Làm thế nào để viết một lá thư mời làm việc
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách viết thư mời làm việc theo một số bước:
1. Mở rộng lời đề nghị bằng lời nói.
Trước khi viết thư mời làm việc, bạn nên nói chuyện với ứng viên và mở rộng lời đề nghị bằng lời nói. Thông thường, các chuyên gia nhân sự hoàn thành nhiệm vụ này bằng cách gọi điện cho ứng viên và trình bày thông tin đề nghị qua điện thoại để nhận được sự mua vào. Khi ứng viên đã đưa ra lời chấp nhận dự kiến bằng lời nói hoặc sẵn sàng thương lượng, hãy soạn thảo một lá thư mời.
2. Hãy mô tả trong chủ đề của bạn.
Khi gửi phiếu mua hàng qua email, điều quan trọng là phải bao gồm dòng tiêu đề ngắn gọn nhưng mang tính mô tả để đảm bảo thông điệp của bạn được chú ý. Một cái gì đó như “Ưu đãi từ Công ty Madison” sẽ hoạt động tốt nhất. Nó dưới 50 ký tự và ứng viên sẽ hiểu những gì họ sắp mở chỉ bằng cách nhìn lướt qua chủ đề.
3. Chọn cách chào phù hợp.
Đối với các thư mời chào chính thức, bạn có thể muốn sử dụng cách chào như “Kính gửi” và tiêu đề chỉ báo như “Ông,” “Bà,” “Bà” hoặc “Tiến sĩ” Trong các thư chấp nhận không chính thức, bạn có thể chỉ cần chọn sử dụng họ và tên của ứng viên. Hoặc một trong hai đều tốt. Để quyết định điều gì có ý nghĩa nhất đối với bộ phận nhân sự của bạn, hãy xem xét tiếng nói thương hiệu của công ty bạn.
4. Bao gồm ba hoặc nhiều đoạn nội dung.
Không có công thức cụ thể cho số lượng đoạn văn mà lá thư của bạn nên có, nhưng trong hầu hết các trường hợp, nó cần ba hoặc nhiều hơn để bao gồm thông tin cần thiết để cung cấp cho ứng viên. Đảm bảo rằng các đoạn nội dung của bạn rõ ràng, ngắn gọn và bao gồm tất cả các thông tin liên quan.
5. Kết thư bằng một kết thúc mạnh mẽ.
Cuối cùng, bạn nên nói với ứng viên rằng bằng cách ký vào lá thư họ đang chấp nhận lời đề nghị. Hãy trực tiếp và ngắn gọn để kết thư bằng một câu kết thúc mạnh mẽ.
6. Bao gồm thông tin hỗ trợ lôi kéo.
Bạn có thể muốn bao gồm thông tin bổ sung giúp ứng viên đưa ra quyết định chấp nhận. Một số điều bạn có thể muốn xem xét thêm làm tệp đính kèm email là chính sách công ty, thông tin lợi ích, hợp đồng và bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn tin rằng có thể thu hút ứng viên chọn vị trí với công ty của bạn.
7. Gửi dưới dạng tệp đính kèm trong email,
Cách tiêu chuẩn để gửi thư chào hàng trong kỷ nguyên kỹ thuật số là dưới dạng tệp đính kèm email. Bao gồm thư mời và tệp đính kèm của bạn trong một email ngắn gọn giải thích ý định của công ty cho ứng viên. Chẳng hạn, nội dung email có thể nói: “Vui lòng tìm thư mời đính kèm và các tài liệu bổ sung kèm theo trong email. Hãy liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi mong được làm việc với bạn về vấn đề này.”
💥Mẫu thư mời làm việc
Dưới đây là một mẫu dễ sử dụng để tạo thư mời làm việc độc đáo của riêng bạn:
[Lời chào] [Tên người nhận ưu đãi],
[Đoạn nội dung 1: Bao gồm Tên và Chức vụ của Công ty]
[Đoạn nội dung 2: Bao gồm Tình trạng việc làm, Vị trí, Ngày bắt đầu, Giờ làm việc, Người giám sát]
[Đoạn nội dung 3: Bao gồm thông tin về bồi thường và lợi ích]
[Câu kết thư]
[Lời chào],
[Tên đầy đủ của đại diện nhà tuyển dụng]
[Tiêu đề] | [Công ty]
[Thông tin liên lạc]
💥Ví dụ về thư mời làm việc
Dưới đây là mẫu thư mời làm việc mà bạn có thể sử dụng để lấy ý tưởng cho lời đề nghị tiếp theo của mình:
Gửi ông Morris,
Jackson Enterprises rất vui khi giới thiệu cho bạn một lời mời làm việc cho vị trí Trợ lý nhân sự. Vui lòng xem lại thư đề nghị chính thức của chúng tôi và gửi câu trả lời của bạn càng sớm càng tốt.
Vị trí mà chúng tôi đang cung cấp cho bạn là một vai trò toàn thời gian với tư cách là Trợ lý Nhân sự tại văn phòng công ty Jackson Enterprises, đặt tại 501 W. Kennedy Blvd. Tampa, FL 33609. Bạn sẽ báo cáo với Rosa Munoz, Phó Chủ tịch Bộ phận Nhân sự. Giờ làm việc cho vị trí của chúng tôi là 9 giờ sáng đến 6 giờ tối Thứ Hai, Thứ Tư và Thứ Sáu, và 11 giờ sáng đến 8 giờ tối Thứ Ba và Thứ Năm. Ngày làm việc đầu tiên của bạn sẽ là ngày 30 tháng 3 năm 2020. *
Jackson Enterprises sẽ bồi thường cho bạn với mức 30.000 đô la mỗi năm. Bạn sẽ được thanh toán định kỳ hai tháng một lần bắt đầu từ ngày 15 tháng 4 năm 2020. Là một phần của gói trả thưởng cạnh tranh, bạn đủ điều kiện nhận hoa hồng và tiền thưởng. Tỷ lệ hoa hồng là 5% và tiền thưởng là 2.000 đô la mỗi quý, bắt đầu sau 90 ngày và được áp dụng khi nhóm của bạn đạt được các mục tiêu hàng quý. Bạn cũng đủ điều kiện đăng ký chương trình bảo hiểm sức khỏe của công ty, chương trình nha khoa, 401 (k) và sẽ nhận được 30 giờ nghỉ có trả lương khi chấp nhận đề nghị.
Bằng cách ký tên bên dưới, bạn cho biết rằng bạn đồng ý với các điều khoản của phiếu mua hàng này.
Trân trọng,
Leslie KnipeSenior Nhà tuyển dụng nguồn nhân lực | Jackson Enterprises
(555) 554-5457
_____________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Võ Khánh Dung
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Võ Khánh Dung – Nguồn iVolunteer Vietnam”.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10528
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
