Làm Thế Nào Để Trở Thành Cộng Tác Viên Chăm Sóc Khách Hàng?

💥Cộng tác viên chăm sóc khách hàng làm gì?

Cộng tác viên chăm sóc khách hàng cung cấp hỗ trợ trò chuyện trực tuyến hoặc trả lời các cuộc gọi đến từ khách hàng. Họ cố gắng mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất có thể. Gần như mọi ngành đều sử dụng các cộng tác viên chăm sóc khách hàng, nhưng các chức danh công việc chính xác sẽ khác nhau. Ví dụ: các công ty có thể đề cập đến vị trí này hoặc một vị trí tương tự với vị trí này với tư cách là đại diện chăm sóc khách hàng, cộng tác viên trải nghiệm khách hàng hoặc chuyên gia hỗ trợ khách hàng.

Nhiệm vụ của bạn với tư cách là cộng tác viên chăm sóc khách hàng sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, nhưng trách nhiệm trong vai trò này thường bao gồm:

• Xử lý đơn đặt hàng sản phẩm / chăm sóc
• Tính toán các khoản phí và xử lý các khoản thanh toán
• Thực hiện các thay đổi đối với tài khoản khách hàng
• Xử lý hàng trả lại
• Giải quyết khiếu nại
• Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng
• Lưu giữ hồ sơ chi tiết về các hành động đã thực hiện
• Giới thiệu khách hàng với người giám sát hoặc các bộ phận khác
• Tương tác với khách hàng qua email, trò chuyện trực tiếp hoặc mạng xã hội

💥Yêu cầu cộng tác viên chăm sóc khách hàng

Để trở thành cộng tác viên chăm sóc khách hàng xuất sắc, bạn phải có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân xuất sắc. Các cấp độ đào tạo nhất định cũng có thể giúp bạn chuẩn bị cho một vai trò nâng cao hơn.

Giáo dục

Thông thường, một cộng tác viên chăm sóc khách hàng sẽ cần có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng GED. Mặc dù không bắt buộc, nhưng nhiều công ty sẽ ưu tiên ứng viên có bằng cao đẳng hoặc cử nhân. Để trở thành một ứng viên thành công, hãy cân nhắc việc có kinh nghiệm trước đó trong một vai trò liên quan. Điều này có thể là trong một nhà bán lẻ, một nhà hàng hoặc một vị trí tương tự hướng đến chăm sóc khách hàng hoặc đối mặt với công chúng.

Tập huấn

Việc đào tạo cho một vị trí cộng tác viên chăm sóc khách hàng thường xảy ra trong công việc. Việc đào tạo cho công việc này có thể kéo dài khoảng hai đến bốn tuần. Có thể có một vài bài tập mang về nhà, chẳng hạn như xem xét sổ tay cộng tác viên.

Chứng chỉ

Nói chung, không cần chứng nhận hoặc giấy phép cho các công việc cộng tác viên chăm sóc khách hàng, trừ khi một người đang làm việc trong các cơ quan tài chính hoặc bảo hiểm. Sau đó, các yêu cầu cấp phép của tiểu bang sẽ khác nhau tùy theo từng tiểu bang.

Kỹ năng

Mỗi công việc cộng tác viên chăm sóc khách hàng sẽ yêu cầu các kỹ năng hơi khác nhau, vì các sản phẩm, chăm sóc và ngành công nghiệp khác nhau có nhu cầu khác nhau. Tuy nhiên, một cộng tác viên chăm sóc khách hàng nên phát triển một số kỹ năng chung nhất định, bất kể họ làm trong ngành nào. Để trở thành một ứng viên mạnh mẽ, bạn có thể muốn có được các kỹ năng sau:

• Giao tiếp: chăm sóc khách hàng yêu cầu kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ. Các cộng tác viên sẽ phải giao tiếp trong suốt ca làm việc của họ, từ nói chuyện điện thoại đến nhập email và trò chuyện trực tuyến. Bạn nên thể hiện các thông điệp rõ ràng, trực tiếp và thân ái để duy trì mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và khách hàng.
• Lắng nghe: Trong khi các cộng tác viên chăm sóc khách hàng nói và viết rất nhiều, họ cũng phải có khả năng lắng nghe khách hàng và các thành viên khác trong nhóm. Khách hàng có thể mô tả các vấn đề phức tạp, chia sẻ các mốc thời gian chi tiết và nói cách khác là truyền đạt thông tin mà bạn cần lắng nghe cẩn thận.
• Kiên nhẫn: Là một cộng tác viên chăm sóc khách hàng, bạn sẽ gặp phải một số khách hàng tỏ ra bực bội hoặc khó giao tiếp. Thể hiện sự kiên nhẫn với mọi khách hàng sẽ giúp trải nghiệm của cả họ và của bạn thú vị hơn. Nó cũng có thể giúp bạn giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh hơn.
• Giải quyết vấn đề: Một cộng tác viên chăm sóc khách hàng sẽ cần giải quyết các vấn đề hàng ngày. Đôi khi đây là những vấn đề nhỏ, chẳng hạn như kết nối một khách hàng với một bộ phận khác. Những lần khác, chúng là những vấn đề lớn hơn có thể mất nhiều thời gian hơn để giải quyết. Một cộng sự mạnh sẽ có thể nhanh chóng hiểu được vấn đề của khách hàng và đề xuất giải pháp tốt nhất.
• Kỹ năng máy tính: Bạn có thể sẽ tiến hành hầu hết công việc của mình trên máy tính. Các cộng tác viên ghi lại thông tin, tìm kiếm cơ sở dữ liệu và truy cập tài khoản khách hàng. Kiến thức máy tính tổng quát là một bộ kỹ năng mạnh trong ngành này, cũng như hiểu biết về các chương trình văn phòng thông thường.

💥Môi trường làm việc của cộng tác viên chăm sóc khách hàng

Môi trường làm việc cho các cộng tác viên chăm sóc khách hàng khác nhau. Họ có thể làm việc tại văn phòng, cửa hàng bán lẻ hoặc tại nhà.

Với tư cách là cộng tác viên chăm sóc khách hàng, trưởng nhóm hoặc người quản lý của bạn có thể khuyến khích bạn đáp ứng các hạn ngạch nhất định. Bạn có thể được yêu cầu trả lời một số cuộc gọi nhất định hoặc bạn có thể nhận được điểm dựa trên phản hồi về mức độ hài lòng của khách hàng. Đôi khi người giám sát giám sát các cộng tác viên chăm sóc khách hàng để đảm bảo chất lượng. Để đảm bảo bạn nhận được xếp hạng và phản hồi tốt hơn, hãy xem xét liên tục phát triển các kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của bạn.

Các cộng tác viên chăm sóc khách hàng có thể làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian. Các ca làm việc thường được sắp xếp vào buổi tối, cuối tuần và ngày lễ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng các trung tâm hỗ trợ 24 giờ có thể có ca làm việc qua đêm hoặc vào sáng sớm.

💥Làm thế nào để trở thành một cộng tác viên chăm sóc khách hàng

Những người thích nói chuyện với mọi người và giúp đỡ người khác có thể cân nhắc trở thành cộng tác viên chăm sóc khách hàng. Những công việc này có sẵn trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Nếu bạn đã quyết định trở thành cộng tác viên chăm sóc khách hàng, bạn nên thực hiện các bước sau:

1. Theo đuổi học vấn. Đầu tiên, hãy lấy bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED. Nếu bạn dự định đạt được vị trí cao hơn trong lĩnh vực này, hãy cân nhắc việc lấy bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân. Mặc dù bằng cấp thường không được yêu cầu cho các công việc liên kết chăm sóc khách hàng, nhưng nó sẽ khiến bạn trở thành một ứng viên hấp dẫn hơn. Đảm bảo tham gia nhiều lớp học, bao gồm cả những lớp học nâng cao kỹ năng giao tiếp, nói trước đám đông và máy tính của bạn.
2. Có được trải nghiệm chăm sóc khách hàng. Cách dễ nhất để tích lũy kinh nghiệm là thông qua một công việc hoặc thực tập. Hầu hết các tin tuyển dụng liên kết chăm sóc khách hàng sẽ tìm kiếm các ứng viên có ít nhất hai năm kinh nghiệm chăm sóc khách hàng. Cố gắng tìm một công việc như lễ tân, cộng tác viên bán lẻ, quản lý đội thể thao hoặc thậm chí là trợ giảng hoặc thực tập sinh. Những vị trí này sẽ cung cấp cho bạn kinh nghiệm cần thiết để trở thành một cộng sự đủ tiêu chuẩn.
3. Xây dựng sơ yếu lý lịch của bạn. Làm nổi bật trình độ học vấn và kinh nghiệm của bạn khi làm việc với nhà tuyển dụng. Trong thư xin việc của bạn, hãy viết về những kỹ năng bạn có sẽ khiến bạn trở thành một ứng cử viên nặng ký.
4. Tìm kiếm công việc liên kết chăm sóc khách hàng. Bạn có thể làm điều này trực tuyến và / hoặc trực tiếp. Áp dụng cho những người phù hợp với kỹ năng, trình độ học vấn và lịch trình của bạn.

💥Ví dụ về mô tả công việc cộng tác viên chăm sóc khách hàng

Công ty viễn thông của chúng tôi đang tìm kiếm một cộng tác viên chăm sóc khách hàng có kinh nghiệm, người có thể giao tiếp hiệu quả, kiên nhẫn và tử tế. Một ứng viên mạnh mẽ có động lực tự thân sẽ có thể làm việc hiệu quả để nói chuyện với càng nhiều khách hàng càng tốt. cộng tác viên liên kết sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các cuộc gọi đến và trả lời các câu hỏi qua biểu mẫu trực tuyến của chúng tôi. Các ứng viên sẽ được đào tạo về các chính sách và sản phẩm của công ty và phải có khả năng lưu giữ thông tin này để mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Trương Thị Tuyết Nhã
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Trương Thị Tuyết Nhã – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11265

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.