Những kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn truyền đạt và tiếp nhận thông tin, được đánh giá là một trong những kỹ năng được yêu cầu phổ biến nhất trong các bài đăng tuyển dụng 2020 bởi các nhà tuyển dụng tại Indeed. Sử dụng, cải thiện và thể hiện những kỹ năng giao tiếp vừa giúp bạn phát triển sự nghiệp, vừa khiến bạn trở nên cạnh tranh hơn khi tìm kiếm việc làm. Bài viết này sẽ thảo luận về tầm quan trọng của những kỹ năng giao tiếp và phương pháp để cải thiện cũng như cách để làm nổi bật chúng trong CV, thư xin việc và phỏng vấn cùng ví dụ cụ thể.
💥Top 10 kỹ năng giao tiếp quan trọng
Dưới đây là top những kỹ năng giao tiếp mà nhà tuyển dụng luôn mong muốn được nhìn thấy trong CV, trong thư xin việc, trong các cuộc phỏng vấn và trong quá trình phát triển sự nghiệp của bạn:
1. Chủ động lắng nghe
Chủ động lắng nghe nghĩa là chú ý đến đối phương, tương tác với họ, đưa ra những câu hỏi và diễn đạt lại ý. Luyện tập thói quen chủ động lắng nghe sẽ bạn nhận được sự tôn trọng từ đồng nghiệp và thấu hiểu môi trường làm việc hơn cả. Khi chủ động lắng nghe, hãy tập trung vào người nói, tránh sao lãng vào điện thoại di động, máy tính hay các công việc khác, và đáp lại họ thật chu đáo bằng cách chuẩn bị các câu hỏi, các nhận xét cũng như các ý tưởng.
Hãy rèn luyện thói quen chủ động lắng nghe bằng cách chú ý đến biểu cảm gương mặt, ngôn ngữ cơ thể và tông giọng của đối phương. Và thay vì chuẩn bị những gì bạn sẽ nói, hãy tập trung vào lời nói của họ và cách mà họ truyền đạt chúng. Nếu bạn cần làm rõ điều gì đó, hãy đặt câu hỏi hoặc diễn đạt lại ý của họ để xác định lại rằng bạn đã hiểu những gì họ nói.
2. Phương pháp giao tiếp
Sử dụng phương pháp giao tiếp đúng đắn cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Nói chuyện qua email, thư, điện thoại, các cuộc gặp cá nhân hay nhắn tin đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Giao tiếp sẽ trở nên tốt hơn khi bạn xem xét đối tượng của mình, lựa chọn những thông tin bạn muốn chia sẻ cũng như cách tốt nhất để chia sẻ chúng.
Ví dụ, nếu bạn đang giao tiếp với một nhà tuyển dụng tiềm năng, tốt hơn hết là gửi một email trang trọng hoặc gọi điện thoại với họ. Ở nơi làm việc, trao đổi trực tiếp những thông tin phức tạp hoặc qua các video thảo luận sẽ dễ dàng hơn qua email. Còn nhắn tin sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi xây dựng tình bạn chốn công sở.
3. Sự thân thiện
Biểu hiện của sự thân thiện là lòng chân thành và sự tốt bụng, giúp thúc đẩy sự tin tưởng và thấu hiểu trong giao tiếp khi làm việc. Hãy cố gắng trao đổi với một thái độ tích cực, tư tưởng cởi mở và đặt những câu hỏi để hiểu hơn về thông tin được truyền tải. Những cử chỉ nho nhỏ như hỏi xem họ làm như thế nào, mỉm cười khi họ nói hoặc tán dương khi họ làm tốt công việc sẽ giúp bạn thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp cũng như với những nhà quản lý.
Bạn có thể xây dựng sự thân thiện bằng cách ghi nhớ từng chi tiết nhỏ nhặt và sâu sắc về đồng nghiệp hoặc về các cuộc hội thoại trước đó. Ví dụ, nếu một đồng nghiệp nói với bạn rằng sắp tới là sinh nhật con của họ thì ở lần tiếp theo nói chuyện với họ, bạn có thể hỏi thăm về bữa tiệc sinh nhật đó.
4. Sự tự tin
Ở nơi làm việc, mọi người có thể sẽ tự tin hơn khi nhận xét các ý tưởng được trình bày. Có rất nhiều cách để thể hiện sự tự tin, ví dụ như giao tiếp bằng mắt với đối phương, ngồi thẳng lưng, mở vai, trau chuốt từng suy nghĩ của bạn và sẵn sàng trả lời bất cứ câu hỏi nào. Tự tin giao tiếp không chỉ có ích trong công việc mà còn có lợi trong suốt quá trình phỏng vấn.
5. Kỹ năng đánh giá
Những người giỏi giao tiếp đều có thể tiếp thu những đánh giá quan trọng và đưa ra các nhận xét mang tính xây dựng cho người khác. Những đánh giá cần phải trả lời được các câu hỏi, cung cấp giải pháp có thể thực hiện được hoặc góp phần phát triển dự án hoặc chủ đề. Đề xuất và tiếp thu các nhận xét là một kỹ năng vô cùng quan trọng tại nơi làm việc, bởi chúng giúp bạn và mọi người xung quanh cùng nhau tiến bộ trong công việc và phát triển các kỹ năng chuyên môn.
Một phương pháp hoàn hảo để học cách nhận xét là ghi chú lại những nhận xét mà người khác dành cho bạn. Khi nhận được một phản hồi rõ ràng, hãy dành thời gian để tìm hiểu và phân tích lý do tại sao chúng tốt, tại sao chúng phù hợp với bạn và bạn sẽ ứng dụng những kỹ năng này như thế nào trong tương lai.
6. Âm lượng và ngữ điệu
Quan trọng là những gì bạn nói cần phải dễ nghe và dễ hiểu. Điều chỉnh âm lượng giọng nói để có thể nghe được trong nhiều tình huống khác nhau cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Nói quá to có thể sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng hoặc gây ra sự khó xử trong một số bối cảnh nhất định. Vậy nên, nếu bạn không chắc chắn, hãy quan sát cách mà những người khác vẫn đang giao tiếp trong phòng.
Một khía cạnh khác khi giao tiếp bằng lời là giọng nói và ngữ điệu. Chúng bao gồm cách bạn lên, xuống giọng, cao độ, cách phát âm và cách ngắt nghỉ giữa các cụm từ. Những chi tiết này sẽ giúp bạn bày tỏ cảm xúc hiệu quả khi giao tiếp và giúp người nghe hiểu được thông điệp mà bạn đang truyền tải (dù bạn có nhận ra chúng hay không).
7. Sự đồng cảm
Đồng cảm không đơn giản là hiểu, bạn còn cần chia sẻ với cảm xúc của người khác. Kỹ năng giao tiếp này quan trọng trong cả môi trường làm việc nhóm lẫn khi làm việc 1-1. Trong cả hai bối cảnh, bạn đều cần phải hiểu cảm xúc của đối phương và lựa chọn cách phản ứng phù hợp.
Ví dụ, nếu ai đó đang tức giận hoặc thất vọng, sự đồng cảm sẽ giúp bạn thấu hiểu và an ủi họ. Đồng thời, thấu hiểu yếu tố khiến người khác cảm tích cực hoặc nhiệt tình cũng sẽ giúp bạn nhận được sự ủng hộ cho các ý tưởng và dự án.
8. Sự tôn trọng
Yếu tố chủ chốt của sự tôn trọng là biết khi nào nên bắt đầu cuộc hội thoại. Trong môi trường nhóm hoặc môi trường tập thể, không ngắt lời người khác cũng là một kỹ năng giao tiếp cần thiết để thể hiện sự tôn trọng. Bên cạnh đó, tôn trọng trong giao tiếp cũng có nghĩa là sử dụng thời gian của bạn với người khác thật khôn ngoan – duy trì câu chuyện, đặt câu hỏi rõ ràng và trả lời trọn vẹn bất cứ câu hỏi nào.
9. Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ
Một buổi giao tiếp hiệu quả sẽ bao gồm các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt hay giao tiếp bằng mắt. Khi bạn lắng nghe ai đó, hãy chú ý đến lời nói cũng như cử chỉ của họ. Bằng phương pháp tương tự, bạn cũng nên nhận thức được ngôn ngữ cơ thể của chính mình khi giao tiếp để đảm bảo truyền tải đúng thông điệp đến đối phương.
10. Phản hồi nhiệt tình
Dù là gọi lại một cuộc điện thoại hay phản hồi một email, những người phản hồi nhanh sẽ luôn được đánh giá là làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp ở đây là hãy xác định bạn cần bao nhiêu thời gian để phản hồi. Đây có phải là yêu cầu hoặc câu hỏi mà bạn có thể trả lời trong 5 phút? Nếu có, bạn nên giải quyết chúng ngay khi nhận được. Còn nếu chúng phức tạp hơn, bạn vẫn có thể báo cho đối phương rằng đã nhận được thông điệp và hẹn sẽ phản hồi đầy đủ sau.
💥Những kỹ năng giao tiếp là gì?
Những kỹ năng giao tiếp là những khả năng bạn có thể sử dụng khi truyền đạt và tiếp nhận các loại thông tin khác nhau. Những kỹ năng này có thể trở thành một phần công việc mỗi ngày của bạn, vậy nên giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả là một kỹ năng đặc biệt và cực kỳ hữu ích.
Hãy học tập từ những người giao tiếp giỏi xung quanh bạn và tích cực thực hành để cải thiện khả năng giao tiếp qua thời gian. Chúng sẽ hỗ trợ bạn đạt được những mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Các kỹ năng giao tiếp bao gồm nghe, nói, quan sát và thấu hiểu. Chúng giúp phân biệt cách giao tiếp khi nói chuyện trực tiếp, qua điện thoại, qua email hay qua mạng xã hội.
💥Các loại giao tiếp
Có 4 loại giao tiếp chính mà bạn có thể sử dụng hàng ngày, bao gồm:
- Giao tiếp bằng lời: Sử dụng lời nói
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu
- Giao tiếp bằng văn bản: Sử dụng ngôn ngữ viết, biểu tượng và các con số
- Giao tiếp bằng hình ảnh: Sử dụng ảnh, tranh, bản vẽ, bản phác thảo, biểu đồ và đồ thị
💥Cách làm nổi bật những kỹ năng giao tiếp
Dưới đây là một vài phương pháp bạn có thể sử dụng để nêu bật những kỹ năng giao tiếp trong CV, thư xin việc và trong các cuộc phỏng vấn:
🌟Thể hiện những kỹ năng giao tiếp trong CV
Một CV tốt sẽ chứng minh được những kỹ năng giao tiếp thành thạo của bạn. Hãy đảm bảo CV của bạn được sắp xếp hợp lý và không có lỗi chính tả cũng như lỗi ngữ pháp nào. Bên cạnh đó, bạn có thể thêm một số kỹ năng giao tiếp tốt vào mục kỹ năng trong CV, đặc biệt là khi bài đăng tuyển dụng yêu cầu những kỹ năng giao tiếp cụ thể ngay trong bản mô tả công việc. Bạn cũng có thể thêm những kỹ năng này vào CV tại Indeed.
🌟Thể hiện những kỹ năng giao tiếp trong thư xin việc
Thư xin việc là cơ hội hoàn hảo để trau chuốt những kỹ năng giao tiếp của bạn. Mặc dù bạn có thể nói rõ hơn về cách giao tiếp hiệu quả của mình ở đây, nhưng ở mức độ cao hơn, thư xin việc cũng là một trong những ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về những kỹ năng của bạn. Hãy đảm bảo thư xin việc của bạn thật ngắn gọn, trau chuốt, không có lỗi đánh máy, lỗi chính tả và được thay đổi phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển.
🌟Thể hiện những kỹ năng giao tiếp trong buổi phỏng vấn
Trước hết, cách quan trọng nhất để giao tiếp trong các buổi phỏng vấn chính là cách bạn thể hiện bản thân mình. Hãy đến trước buổi phỏng vấn từ 10-15 phút và chọn trang phục phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển, đồng thời chú ý đến những tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn thể hiện.
Hãy tránh những hành động như cúi gằm mặt hoặc nhìn điện thoại trong suốt buổi phỏng vấn. Nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn, tận dụng kỹ năng chủ động lắng nghe và thể hiện sự tự tin là những cách tích cực giúp bạn giao tiếp khi phỏng vấn. Hầu hết mọi thứ bạn làm – cả trong công việc và trong cuộc sống – đều có thể được coi là một hình thức giao tiếp. Xác định các điểm mạnh, điểm yếu và thường xuyên luyện tập những thói quen tốt sẽ giúp bạn cải thiện cách kết nối và giao tiếp với mọi người.
💥Cách cải thiện những kỹ năng giao tiếp
Với sự trải nghiệm và luyện tập, bạn hoàn toàn có thể học và cải thiện những kỹ năng giao tiếp của mình. Hãy bắt đầu bằng việc xác định các thế mạnh, rèn luyện và phát triển chúng.
🌟Quan sát những người giao tiếp giỏi xung quanh
Hãy xác định những chuyên gia, gia đình và những người bạn giao tiếp giỏi với sự tôn trọng, sự thấu hiểu và sự tự tin. Sau đó quan sát và ghi chú cụ thể cách mà họ giao tiếp với mọi người. Họ có sử dụng một tông giọng nhất định trong vài trường hợp không? Đó là khi nào? Họ giải thích những thông tin, ý tưởng hoặc những hướng dẫn phức tạp như thế nào? Họ thường sử dụng những biểu cảm nào khi giao tiếp nếu có? Cách giao tiếp của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào?
🌟Nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp đóng góp ý kiến
Rất khó để biết được bạn là một người giao tiếp như thế nào. Vậy nên để có được ý kiến khách quan, hãy nhờ những người bạn uy tín để đưa ra đánh giá trung thực nhất. Thấu hiểu mức độ cải thiện giao tiếp của bản thân sẽ giúp bạn xác định được nên tập trung vào điều gì.
🌟Rèn luyện thói quen giao tiếp
Có nhiều kỹ năng giao tiếp là những thói quen mà bạn đã phát triển qua thời gian. Bạn có thể cải thiện những kỹ năng này bằng cách luyện tập những kỹ năng mới, từ đó giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Ví dụ như phản hồi nhanh hơn với những thông tin nhận được, nhắc nhở bản thân giao tiếp bằng mắt, luyện tập cách đề xuất những đánh giá tích cực và cách đặt câu hỏi trong cuộc trò chuyện.
🌟Tham dự các buổi hội thảo hoặc khóa học về những kỹ năng giao tiếp
Có nhiều buổi hội nghị, hội thảo và khóa học có thể giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Những buổi này sẽ đưa ra các hướng dẫn, tạo ra các cơ hội nhập vai, các bài tập viết và các cuộc thảo luận mở cho bạn.
🌟Tìm kiếm cơ hội để giao tiếp
Hãy tìm kiếm những cơ hội cả trong và ngoài công việc mà yêu cầu bạn sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn duy trì những kỹ năng tốt và có cơ hội được thực hành những kỹ năng mới.
🌟Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc
Mặc dù những kỹ năng giao tiếp sẽ được vận dụng trong các kịch bản khác nhau, dưới đây là một vài cách để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc:
🌟Rõ ràng và ngắn gọn
Hãy khiến thông điệp trở nên dễ hiểu với người nhận và giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm, từ đó đẩy nhanh tiến độ dự án và giúp mọi người hiểu được mục tiêu của bạn. Thay vì nói quá dài dòng, quá chi tiết, hãy luyện tập cô đọng ý chính của thông điệp. Mặc dù thêm ngữ cảnh là rất hữu ích, nhưng giao tiếp tốt nhất vẫn là truyền tải được những thông tin cần thiết như ý tưởng, hướng dẫn và thông điệp của bạn.
🌟Thể hiện sự đồng cảm
Thấu hiểu cảm nhận, ý tưởng và mục tiêu của đồng nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi giao tiếp với họ. Ví dụ, bạn cần sự giúp đỡ từ những bộ phận khác để bắt đầu dự án. Nếu họ không sẵn sàng hoặc có chút lo ngại, thể hiện sự đồng cảm sẽ giúp bạn truyền tải được thông điệp giải quyết sự e ngại đó.
🌟Khẳng định bản thân
Đôi khi, bạn cần phải quyết đoán để đạt được mục tiêu, dù bạn đang làm một điều gì đó bất lợi như yêu cầu tăng lương, tìm kiếm các dự án hoặc phản đối một ý tưởng nào đó. Và mặc dù tự tin khi thuyết trình là một yếu tố quan trọng tại nơi làm việc, bạn vẫn cần phải thể hiện sự tôn trọng trong các cuộc nói chuyện. Giữ giọng nói điềm đạm, đồng thời đưa ra những lý do xác đáng cho sự khẳng định của mình sẽ giúp người khác dễ dàng tiếp thu ý kiến của bạn hơn cả.
🌟Bình tĩnh và kiên định
Khi xảy ra sự bất đồng hoặc mâu thuẫn, rất dễ để đem cảm xúc vào trong cách nói chuyện của bạn. Vậy nên, quan trọng là phải giữ bình tĩnh khi giao tiếp với người khác ở nơi làm việc. Hãy chú ý ngôn ngữ cơ thể của mình, không khoanh tay và không đảo mắt. Duy trì ngôn ngữ cơ thể ổn định và giữ giọng nói điềm đạm sẽ giúp bạn đi tới kết luận một cách yên bình và hiệu quả.
🌟Vận dụng và quan sát ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là chìa khóa giao tiếp tại nơi làm việc. Hãy chú ý thông điệp mà đối phương truyền tải thông qua biểu cảm khuôn mặt và chuyển động của họ. Đồng thời, bạn cũng cần phải chú ý đến cách bản thân sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp (cố ý hoặc không).
__________________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Đoàn Bùi Thu Phương
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đoàn Bùi Thu Phương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9160
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
