Khi các tổ chức đưa ra lời đề nghị tuyển dụng, điều đó có thể gây hứng thú cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Việc ứng viên chấp nhận lời đề nghị sẽ bắt đầu quá trình tuyển dụng, trong đó nhân viên mới tìm hiểu về nhiệm vụ của họ, đồng ý thực hiện các kỳ vọng cụ thể và hiểu rõ hơn về vai trò của họ. Để hoàn thành quy trình tuyển dụng, các thành viên mới trong nhóm thường cần xem xét và hoàn thành thủ tục giấy tờ nêu rõ các điều khoản tuyển dụng của họ. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới là gì và liệt kê các loại thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới khác nhau mà cả các chuyên gia nhân sự và ứng viên có thể gặp phải trong quá trình giới thiệu nhân viên.
Thủ tục tuyển dụng mới là gì?
Thủ tục tuyển dụng mới bao gồm tất cả các tài liệu mà các tổ chức và các chuyên gia nhân sự (HR) sử dụng để bắt đầu đề nghị tuyển dụng, tiếp nhận các thành viên mới trong nhóm và xử lý việc gia nhập của họ. Các tài liệu này bao gồm các khía cạnh khác nhau của việc làm, bao gồm tiền lương, phúc lợi, mô tả công việc của người mới tuyển dụng và thỏa thuận của họ về các điều khoản đó. Ngoài ra, thủ tục tuyển dụng mới có thể bao gồm các biểu mẫu của chính phủ thiết lập hồ sơ pháp lý về việc làm của người mới thuê. Từ đây, thủ tục giấy tờ này cho phép tất cả các bên liên quan, bao gồm cả thành viên nhóm mới và lãnh đạo, hiểu rõ ràng về nghĩa vụ của họ đối với việc làm.
8 loại giấy tờ thuê mướn mới
Có nhiều loại thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới khác nhau, vì quy trình giới thiệu nhân viên yêu cầu các thành viên mới trong nhóm phải xem xét, hoàn thành và ký nhiều tài liệu mà người sử dụng lao động sau đó sẽ xử lý. Thông qua các tài liệu này, nhân viên có thể tìm hiểu về các quy định pháp luật, kỳ vọng của người sử dụng lao động đối với họ, những lợi ích và khoản bồi thường mà họ được hưởng cũng như cách thức hoạt động của các chính sách tổ chức. Với những mục tiêu khác nhau trong tâm trí, đây là một số loại thủ tục giấy tờ bạn có thể gặp phải trong quá trình tuyển dụng:
1. Đơn đăng ký
Khi các ứng cử viên nộp đơn cho một vai trò mở, họ thường gửi đơn đăng ký bao gồm các thông tin cần thiết như số điện thoại, địa chỉ, tình trạng đủ điều kiện tuyển dụng và các bằng cấp cơ bản. Biểu mẫu này thường xuất hiện cùng với sơ yếu lý lịch và thư xin việc của ứng viên và các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng biểu mẫu này làm tài liệu tham khảo nội bộ khi giới thiệu tuyển dụng mới. Từ đây, đơn xin việc thường trở thành một phần trong hồ sơ của nhân viên và đóng vai trò như một bản ghi về sự khởi đầu của mối quan hệ của họ với một tổ chức.
2. Thư mời
Các tổ chức thường gửi thư mời ứng viên mà họ muốn tuyển dụng. Những tài liệu này có thể bao gồm các thông tin chi tiết như mức lương của người mới tuyển, ngày bắt đầu làm việc, những nhiệm vụ của họ có thể bao gồm và phác thảo cơ bản về những lợi ích mà họ có thể được hưởng. Khi nhân viên ký vào thư mời làm việc, nó có nghĩa là họ chấp nhận lời đề nghị và bắt đầu quá trình tuyển dụng tổng thể. Giống như các mẫu đơn, thư mời thường trở thành một phần trong hồ sơ của nhân viên và các chuyên gia nhân sự có thể lưu giữ chúng như một hồ sơ.
3. Hợp đồng lao động
Sau khi chấp nhận lời đề nghị tuyển dụng, những người mới tuyển dụng có thể phải xem xét và ký một hợp đồng nêu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ công việc của họ và những gì mà người sử dụng lao động mong đợi ở họ. Các hợp đồng thường hợp pháp hóa chi tiết tiền lương, lịch trình chính xác của nhân viên và các chính sách cho những ngày nghỉ ốm, nghỉ phép hoặc thời gian nghỉ có lương (PTO). Ngoài ra, hợp đồng có thể nêu rõ thời hạn làm việc, thủ tục gia hạn hợp đồng, thủ tục từ chức và các điều kiện chấm dứt.
4. Các tài liệu về quyền lợi
Khi một nhân viên đủ điều kiện nhận các quyền lợi như một phần của vai trò mới của họ, họ thường phải xem xét và hoàn thành các tài liệu ghi danh họ vào các chương trình chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm tàn tật và tiết kiệm hưu trí, trong số những người khác. Những tài liệu này có thể cung cấp cho người mới thuê nhiều lựa chọn khác nhau để đăng ký quyền lợi của họ mà từ đó họ có thể chọn. Từ đây, các thành viên trong nhóm nhân sự có thể xử lý các tài liệu này để đảm bảo rằng những người được tuyển dụng mới có thể tiếp cận các lợi ích trong một khung thời gian hợp lý.
5. Các hình thức thuế
Những người mới tuyển dụng thường phải hoàn thành các biểu mẫu thuế từ chính phủ tiểu bang và liên bang để xác minh việc làm của họ, thiết lập hướng dẫn khấu trừ thuế và chỉ định trạng thái nộp đơn của họ là nhân viên tích cực. Loại thủ tục giấy tờ này bao gồm các biểu mẫu như W-4, xác định thuế thu nhập liên bang của một nhân viên. Các biểu mẫu thuế có thể yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin liên quan đến các nguồn thu nhập khác, cho dù họ là thành viên của một hộ gia đình có thu nhập chung hay đơn lẻ và liệu họ có muốn giữ lại các khoản tiền bổ sung từ phiếu lương của họ ngoài những khoản pháp luật yêu cầu hay không.
6. Các hình thức trả lương
Các tổ chức thường yêu cầu những người mới tuyển dụng điền vào các biểu mẫu trả lương để đảm bảo rằng họ sẽ nhận được lương thưởng thường xuyên và kịp thời. Các hình thức này có thể yêu cầu nhân viên thiết lập ưu đãi thanh toán và thường bao gồm hình thức gửi tiền trực tiếp là một trong những lựa chọn này, cho phép người sử dụng lao động trả tiền trực tiếp cho nhân viên thông qua một khoản tiền gửi thông thường vào tài khoản ngân hàng của họ. Tương tự, thông qua các hình thức này, nhân viên cũng có thể yêu cầu nhận phiếu lương thay vì gửi tiền trực tiếp và chuyển tiền của họ vào các tài khoản khác nhau nếu họ muốn.
7. Sổ tay nhân viên
Trong quá trình giới thiệu, các tổ chức có thể yêu cầu nhân viên mới xem xét và ký một bản sao của sổ tay cung cấp thông tin về các chính sách cụ thể tại nơi làm việc, hướng dẫn ứng xử của nhân viên và các thủ tục cụ thể của tổ chức. Sổ tay nhân viên có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo hữu ích cho các chuyên gia khi họ có thắc mắc và cũng có thể hoạt động như một công cụ để đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức. Khi nhân viên ký sổ tay, nó thường biểu thị sự thừa nhận của họ đối với các chính sách này và đồng ý tuân theo các chính sách đó.
8. Bảng liên hệ y tế và khẩn cấp
Các tổ chức thường yêu cầu nhân viên mới cung cấp thông tin y tế cơ bản và liên hệ khẩn cấp. Điều này giúp cả nhân viên và người sử dụng lao động chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp. Ví dụ, nếu một nhân viên gặp trường hợp khẩn cấp y tế khi đang làm việc, sẽ hữu ích cho người sử dụng lao động nếu có thông tin liên lạc của gia đình nhân viên để họ có thể cảnh báo cho họ về tình huống. Ngoài ra, người sử dụng lao động có thể cung cấp thông tin y tế cơ bản, chẳng hạn như danh sách các bệnh dị ứng của nhân viên cho các đội phản ứng nếu cần thiết.
————————————————
“Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Theo: www.indeed.com
- Người dịch: Hà Kim Oanh
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hà Kim Oanh– Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9488
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
