Quy tắc 10-80-10 là phần mở rộng của nguyên tắc Pareto cho rằng 80% năng suất/của cải được tạo ra/sở hữu bởi 20% dân số.
Quy tắc 10-80-10 dựa theo nguyên tắc này và áp dụng nó một cách cụ thể hơn vào hành vi của con người. Ví dụ, nếu chúng ta áp dụng nó cho một công ty, về bản chất, quy tắc 10-80-10 sẽ giống như sau:
- 10% Năng suất Cao – Đây là cốt lõi trong doanh nghiệp của bạn. Những người này sẽ làm việc suốt thời gian mà Chúa giao cho công ty của bạn, tận dụng hết khả năng của họ và tạo ra năng suất/doanh thu tối đa cho bạn mà họ có thể.
- 80% Năng suất – Những người này chiếm phần lớn công việc kinh doanh của bạn và sẽ làm việc toàn thời gian, hoàn thành nhiệm vụ và không tạo thêm phiền nhiễu về công việc. Họ ít có khả năng đưa ra sự đổi mới, nhưng họ đáng tin cậy và nghiêm túc.
- 10% Không hiệu quả và không có năng lực – Những người này là những người ngoại lệ, số lượng ít, nhưng họ tạo ra công việc. Họ khó tính, không muốn làm việc chăm chỉ và thường lấy từ công ty bạn nhiều hơn những gì họ cống hiến cho công ty.
Điều này cũng có thể được áp dụng trong các lĩnh vực khác của cuộc sống. Đạo đức là một ví dụ khác, với đại đa số chúng ta (80%) là những công dân tuân thủ luật pháp – những người thỉnh thoảng có thể phá vỡ các quy tắc, 10% là tốt một cách vô lương tâm và 10% là tội phạm ngang nhiên.
Ai đã nghĩ ra Quy tắc 10-80-10?
Như đã đề cập ở trên, quy tắc 10-80-10 là một bước ngoặt của nguyên tắc Pareto, lần đầu tiên được hình thành vào đầu thế kỷ 20 bởi một kỹ sư dân dụng người Ý, nhà kinh tế học Wilfredo Pareto. Ông chỉ đơn giản nhận thấy rằng 80% tài sản ở Ý, vào thời điểm đó, thuộc sở hữu của 20% dân số. Theo Pareto, phân bổ của cải được chia 20/80 trên tất cả các thành phần của xã hội. Quốc gia, độ tuổi, giới tính hoặc ngành nghề không quan trọng. Nguyên tắc này vẫn được áp dụng.
Sau đó vào những năm 1940, Joseph M. Juran (bản thân là một kỹ sư và nhà tư vấn quản lý) đã áp dụng Nguyên tắc Pareto vào hành vi con người với mục đích cải thiện kiểm soát chất lượng, cho rằng 80% thành công của bất kỳ dự án nào là do nỗ lực của 20% nhóm làm việc trong dự án đó.
Kể từ đó, các nhà nghiên cứu và lý thuyết khác nhau đã mở rộng nguyên tắc Pareto thành quy tắc 10-80-10, nhận thấy rằng 10% là những nhà lãnh đạo thực sự, 80% tìm kiếm sự hướng dẫn từ người khác và 10% cố tình hành động theo cách phản tác dụng.
Cách áp dụng Quy tắc 10-80-10 vào việc quản lý để thành công hơn
Bây giờ, chúng ta hãy tiếp tục với mô hình nhóm/lực lượng lao động: nếu bạn muốn cải thiện năng suất trong công ty của mình, thì trọng tâm của bạn nên đặt ở đâu? Tất cả chúng ta thường cho rằng: “bánh xe kêu sẽ được tra dầu”. Có nghĩa là, chúng ta có xu hướng cố gắng và sửa chữa những gì bị hư hại nhất trong tổ chức (cụ thể là 10% thấp nhất) trước khi chuyển sang phần ít bị hư hại hơn.
Tuy nhiên, khi bạn nhận ra rằng bạn chỉ đang dành tài nguyên vào 10% lực lượng lao động của mình, thì điều đó bắt đầu có vẻ rất kém hiệu quả. Hơn nữa, 10% đó bao gồm những người rất khó thay đổi nhịp độ của họ (theo thống kê). Bạn cần tập trung vào 80%. Đó là nơi bạn sẽ có ảnh hưởng nhiều nhất và là nơi bạn sẽ tạo ra sự gia tăng lớn nhất về năng suất. 80% (tất nhiên) không hoàn toàn bằng nhau. Một số sẽ gần hơn với một trong hai phạm vi 10%, nhưng điều này có nghĩa là bạn có thể tăng kích thước của 10% hàng đầu của mình lên giống 20 hoặc 30%.
Điều đó sẽ tạo nên sự khác biệt bao nhiêu?
Bây giờ, trước khi bạn tắt máy tính xách tay, hãy khởi động và bắt đầu động não các ý tưởng về các bài tập xây dựng nhóm và các ngày hoạt động của công ty, điều quan trọng hàng đầu là bạn phải hiểu số liệu mà bạn dùng để đo lường năng suất. Các con số trên bảng tính hoặc các chữ cái bên cạnh tên của một người chỉ phác họa một phần của bức tranh.
Những gì bạn đánh giá ở công ty là duy nhất đối với bạn. Như tôi thường xuyên nói với các doanh nhân và chủ doanh nghiệp mà tôi huấn luyện, bạn phải cụ thể hóa những gì bạn đang yêu cầu về nhóm của bạn, khách hàng của bạn và tất cả mọi thứ nói chung. Đặt một câu hỏi mơ hồ và bạn sẽ nhận được câu trả lời mơ hồ.
Vì vậy, hãy tìm hiểu chính xác điều gì hiệu quả với bạn và điều gì không. Nói đơn giản là bạn muốn doanh thu tăng là không đủ. Phải là tăng bao nhiêu? Trong những lĩnh vực nào? Chúng ta sẽ gia tăng giá trị cho ai để tăng chi tiêu của họ với chúng ta? Chúng ta nên nhắm mục tiêu vào đâu và vào đối tượng nào để hướng tới một sự tăng trưởng mới?
Sự gia tăng năng suất như mong muốn này giúp bạn trở thành ai và phục vụ ai?
Khi được trang bị điều này, bạn sẽ hiểu rõ hơn nhiều về nhóm của mình và từ đó bắt đầu xây dựng kế hoạch hành động. Bạn có thể sẽ thúc đẩy những người trong 80% chỉ bằng một cú huých nhẹ. Đó là nơi mà nỗ lực tối thiểu nhưng mang lại kết quả tối đa! Vì vậy, hãy bắt đầu từ đó.
Một cuộc thăm dò của Gallup năm 2014 cho thấy rằng một phần ba lực lượng lao động Mỹ cảm thấy không có động lực trong công việc. Điều này cho chúng ta biết hai điều:
- Thứ nhất, một phần ba không có động lực bao gồm một phần những người trong nhóm 80%, nhưng toàn bộ 10% không có động lực cũng nằm trong đó. Nếu bạn cho họ nghỉ việc, thì số lượng còn lại sẽ không nhiều và họ thuộc một nhóm vẫn muốn làm việc và tiếp tục.
- Thứ hai, những người ở vị trí quản lý (tức là những người cảm thấy như thể họ có thể tạo ra sự thay đổi trong công ty) có xu hướng được thúc đẩy nhiều nhất.
Bây giờ, đừng nhầm lẫn giữa động lực với năng suất. Bạn có thể có động lực tùy thích, nhưng nếu không có chiến lược hoặc phương hướng phù hợp, bạn sẽ chỉ là một cái búa trong việc tìm kiếm cái đinh. Tuy nhiên, những người trong ban quản lý cảm thấy có động lực nhất để làm việc hiệu quả là những người cần phải được tìm hiểu.
Tại sao họ cảm thấy có động lực hơn?
Tôi cho rằng câu trả lời rất đơn giản: họ cảm thấy được lắng nghe và họ có thể ảnh hưởng đến sự thay đổi. Đó là một phần cực kỳ quan trọng trong tâm lý của con người khi mà chúng ta cảm thấy ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của mình được người khác lắng nghe. Khi chúng ta bị phớt lờ, chúng ta cảm thấy không có giá trị. Khi chúng ta không được đánh giá cao, chúng ta (đương nhiên) không có động lực.
Điều này không có nghĩa là bạn nên biến mọi người thành người quản lý trong công ty của bạn. Doanh nghiệp của bạn có thể là một công ty mới thành lập hoặc chỉ là một vài người làm việc trong một gara đã được cải tạo. Vấn đề là, hãy đảm bảo rằng tất cả họ đều cảm thấy được lắng nghe. Tôi đảm bảo với bạn rằng — đặc biệt là trong số 80% thuộc tầng lớp trên — bạn sẽ thấy năng suất tăng mạnh nhất nếu bạn chỉ đơn giản là lắng nghe họ. Hãy làm cho họ cảm thấy như thể họ cũng quan tâm đến việc phát triển doanh nghiệp của bạn.
Nếu họ có thể thấy vai trò của họ là quan trọng và được bạn thấu hiểu, họ sẽ thúc đẩy bản thân tiến xa hơn, làm việc chăm chỉ hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn. Bạn phải đặt mình vào vị trí của họ, điều này sẽ đưa chúng ta đến điểm tiếp theo.
Cách sử dụng Quy tắc 10-80-10 để cải thiện thành công
Cho đến nay chúng ta mới chỉ xem xét quy tắc 10-80-10 vì nó liên quan đến sự thành công của các nhóm. Nhưng làm thế nào để áp dụng cho chúng ta với tư cách cá nhân? Chúng ta có thể học được gì từ nó và sử dụng nó trong cuộc sống hàng ngày của mình như thế nào?
Bạn có thể là một người buôn bán duy nhất hoặc có thể là một nhà tư vấn — một người không có nhóm để tập hợp và chỉ đơn giản là bán sản phẩm, dịch vụ cho người khác. Trong trường hợp đó, quy tắc này hoạt động như thế nào đối với bạn? Chia bản thân thành 10-80-10? Hãy thực hiện theo các nhiệm vụ: bạn hiệu quả nhất/có năng khiếu ở điểm nào, bạn giỏi điều gì và công việc mà bạn thường xuyên bỏ dở là gì?
Lấy một ví dụ như sau: Giả sử bạn là một nhà văn và bạn đang rất thành công. Bạn được yêu cầu viết bài cho rất nhiều tờ báo hàng đầu, tuyệt vời như LifeHack hoặc có thể bạn đang viết sách và kịch bản của bạn vừa được Warner Brothers chọn. Viết lách là 10% ưu tú của bạn. Đó là nơi bạn cung cấp giá trị lớn nhất.
Nó có lẽ không phải là một bài viết thực sự nhiều tuy nhiên nó là sự sáng tạo, ý tưởng và tài năng mà bạn có thể mang lại trong bài viết của mình. Việc viết thực tế — ngồi xuống máy tính của bạn, khai thác nó, đọc lại và bắt lỗi chính tả/ngữ pháp — đó là 80% của bạn. Chắc chắn, bạn rất giỏi. Bạn có đủ năng lực và hoàn thành công việc. Nhưng đó không phải là nơi bạn có năng lực cao nhất và bạn thường kiệt sức vào một số thời điểm trong ngày.
Sau đó, là 10% dưới cùng của bạn. Đó có thể là nhiệm vụ hoạt động của bạn, chẳng hạn như chấm công, ghi sổ kế toán, lập hóa đơn, thư từ, khai báo thuế, v.v.
Tôi lấy những ví dụ này từ đâu?
Vậy, bạn có thể thực hiện hành động ở đâu là hiệu quả nhất để hỗ trợ bạn trong việc thúc đẩy sự phát triển của mình? Một lần nữa, hãy bắt đầu với 80%. Hãy thử tìm cách cải thiện kỹ năng viết của bạn. Có thể quan sát bản thân vào một ngày điển hình và ghi lại thời điểm bạn làm việc tốt nhất . Có thể ngay sau uống ly cà phê thứ hai, bạn sẽ ở lại bàn làm việc lâu hơn và viết với sự rõ ràng nhất. Vì vậy, hãy bắt đầu thiết lập một ngày của bạn xung quanh vấn đề đó.
Điều đó đã khiến bạn phải trả giá như thế nào? Không! Nó chỉ đơn giản là một trường hợp sắp xếp lại ngày của bạn và chơi bingo, bạn đang làm nhiều việc hiệu quả nhất trong thời gian ngắn hơn bạn phải mất trước đây. Chẳng bao lâu nữa, sau khi bạn đã thắt chặt một ngày để đạt được năng suất tối đa, bạn sẽ thấy rằng mình có nhiều thời gian và tài nguyên hơn.
Một khi bạn có nguồn lực tốt hơn, có được những công việc ngày càng lớn hơn, bạn sẽ có thể đảm đương 10% dưới cùng khó chịu đó. Có thể bạn loại bỏ nó bằng cách thuê người khác làm công việc đó. Tại sao bạn không kiếm được nhiều hơn với quỹ thời gian ngắn hơn? Chỉ cần hoàn toàn loại bỏ nó.
Lời kết
Quy tắc 10-80-10 không phải là làm phức tạp hóa hay tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt. Nó chỉ đơn giản là một ống kính để xem xét hành vi của con người, bao gồm cả hành vi của chính bạn. Lý do tại sao nó (hoặc có thể là) chìa khóa thành công của bạn là nó cho phép bạn xác định những thay đổi nhỏ mà bạn có thể thực hiện sẽ có tác động lớn nhất và thúc đẩy sự phát triển của bạn nhanh nhất.
Nếu bạn phân loại sức lao động của mình và sức lao động của nhân viên theo cách này, bạn sẽ có thể dễ dàng xác định nơi bạn có thể có tác động tối đa với đầu vào tối thiểu. Nếu bạn tiếp tục tập luyện từ đó, bạn sẽ gặt hái được ngày càng nhiều thành công và bạn sẽ có sự hỗ trợ tại chỗ để duy trì nó.
————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Nguồn:
- Tác giả: Daniel Mangena
- Link bài viết gốc: TẠI ĐÂY
- Dịch giả: Việt Nga
Khi chia sẻ cần trích dẫn đầy đủ tên tác giả và nguồn dịch là “Dịch giả: Việt Nga – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/6024
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 11
