Cách Để Trở Thành Trợ Lý Hành Chính

💥Công việc của một Trợ lý hành chính là gì?

Trợ lý hành chính là một chuyên viên hỗ trợ văn phòng, là người hỗ trợ việc văn thư cho một công ty hoặc tổ chức. Cá nhân này thường đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên cho các bên nội bộ và bên ngoài tổ chức. Một Trợ lý hành chính thường hỗ trợ các công việc văn thư như:

• Quản lý lịch trình phức tạp của các cuộc họp chuyên môn, các cuộc hẹn và lịch công tác cho một số cá nhân
• Trả lời và chuyển cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp tin nhắn và theo dõi các câu hỏi
• Xử lý thư từ đến, bao gồm email, bản ghi nhớ, fax và thư, đôi khi đòi hỏi sự thận trọng cao độ
• Thực hiện nghiên cứu theo ngành cụ thể, sắp xếp các tệp quan trọng và soạn thảo tài liệu hỗ trợ cho các bài thuyết trình, hội nghị và cuộc họp
• Chuẩn bị và hiệu đính các báo cáo và các tài liệu ngành khác có liên quan đến công ty, tổ chức hoặc nhóm cụ thể, đôi khi bao gồm cả phân tích dữ liệu
• Theo dõi hàng tồn kho tại văn phòng, bao gồm đặt hàng, điều phối việc giao hàng và quản lý các hợp đồng với nhà cung cấp

💥Yêu cầu đối với Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính thường cần có sự  kết hợp giữa giáo dục, đào tạo và chứng chỉ để có được vị trí.

Học vấn

Trợ lý hành chính ở mức khởi điểm phải có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học hoặc chứng chỉ Phát triển Giáo dục Tổng thể (GED) ngoài các chứng chỉ kỹ năng. Một số vị trí yêu cầu tối thiểu phải có bằng cao đẳng liên kết và một số công ty thậm chí có thể yêu cầu bằng cử nhân.

Nhiều nhà tuyển dụng sẽ thuê những ứng viên có bằng cấp trong bất kỳ lĩnh vực nào, bao gồm kinh doanh, truyền thông hoặc nghệ thuật tự do. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng và các ngành nhất định có thể yêu cầu trình độ đại học trong các ngành cụ thể để các Trợ lý hành chính đáp ứng tốt hơn cho các yêu cầu chuyên biệt, bao gồm làm việc với các vấn đề tài chính và các cơ quan chính phủ.

Những người không có bằng cấp cũng có thể tìm kiếm các khóa học cung cấp các kỹ năng cứng mà họ cần cho các vị trí Trợ lý hành chính, bao gồm kỹ năng viết trong kinh doanh, xử lý tài liệu, lập hồ sơ và tổ chức, xử lý dữ liệu và ghi sổ. Một số vai trò có thể chấp nhận kinh nghiệm tương đương để thay thế các yêu cầu về học vấn.

Đào tạo

Đối với việc đào tạo, nhiều Trợ lý hành chính phải học các phương pháp và công nghệ cụ thể liên quan đến vị trí của họ trong khi làm việc. Việc đào tạo này có thể là một phần của quá trình đào tạo nhân viên mới và có thể kéo dài vài tuần đến một tháng. Việc đào tạo thường bao gồm theo học các chuyên gia hành chính nội bộ như quản lý văn phòng hoặc lễ tân. Những nhân viên mới cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ dưới sự giám sát cho đến khi họ cảm thấy đủ thoải mái để tự mình hoàn thành nhiệm vụ.

Chứng chỉ

Chứng chỉ cho phép các nhân viên chuyên nghiệp chứng minh trình độ của họ với các nhà tuyển dụng hiện tại và tương lai. Trợ lý hành chính có thể tìm kiếm chứng chỉ để có thêm kiến ​​thức lý thuyết về trách nhiệm của họ, kiểm tra kỹ năng chuyên môn và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp của họ. Đây là hai trong số các chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:

       Chứng chỉ Chuyên viên Hành chính (Certified Administrative Professional – CAP)

Được sáng lập bởi Hiệp hội Các Chuyên viên Hành chính Quốc tế (IAAP), CAP là một bài thi bao gồm sáu chủ đề liên quan đến trách nhiệm của các chuyên viên hành chính, bao gồm giao tiếp của tổ chức, tài liệu kinh doanh và văn bản, công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án và chức năng kinh doanh.

Bài thi này là một bài kiểm tra trắc nghiệm trực tuyến với 200-225 câu hỏi và mất khoảng ba giờ để hoàn thành. Các cá nhân có thể tham dự kỳ thi tại các trung tâm khảo thí được IAAP cấp quyền trên toàn thế giới. IAAP cung cấp tài liệu ôn tập cho bài kiểm tra trên trang web của họ.

       Chuyên gia Microsoft Office (MOS)

Chứng chỉ này đánh giá các kỹ năng kỹ thuật bằng cách sử dụng các ứng dụng Microsoft mà chuyên viên hành chính thường sử dụng. Microsoft hiện cấp các chứng chỉ cấp Liên kết cho từng ứng dụng cụ thể, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Để trở thành Chuyên gia Microsoft Office: Cộng tác viên, người dự thi có thể hoàn thành bài kiểm tra cấp Liên kết của mỗi ứng dụng.

Để đạt được chứng nhận Chuyên gia Microsoft Office: Chức danh chuyên gia, bạn phải đạt được danh hiệu cấp liên kết và hoàn thành hai bài kiểm tra bổ sung ở cấp độ Chuyên gia. Ngoài các ứng dụng này, Microsoft còn cung cấp chứng chỉ cho các ứng dụng của năm 2016, như Microsoft Office 365 và Skype for Business. Chứng chỉ MOS dành cho bất kỳ cá nhân nào quan tâm đến việc kiểm tra kiến ​​thức thực tế của họ về các ứng dụng của Microsoft.

Kỹ năng

Vị trí Trợ lý hành chính yêu cầu các kỹ năng khác nhau để thành công, bao gồm:

       Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng này liên quan đến việc tạo ra các phương pháp đơn giản để xử lý các nhiệm vụ phức tạp và tạo ra trật tự tại nơi làm việc. Trợ lý hành chính sử dụng các kỹ năng tổ chức để lưu trữ tài liệu một cách chính xác, lọc thông tin liên lạc đến và đi và thiết lập các quy trình để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày. Trợ lý hành chính cũng sử dụng các kỹ năng tổ chức để theo dõi các hoạt động, lịch trình và dự án cho từng chuyên gia mà họ hỗ trợ.

       Quản lý thời gian

Kỹ năng này bao gồm việc lên lịch cho một loạt công việc hàng ngày và ưu tiên các nhiệm vụ nhất định dựa trên mức độ quan trọng, thời gian hoàn thành và thời hạn hoàn thành. Trợ lý hành chính sử dụng quản lý thời gian để lập kế hoạch ngày, tuần, tháng và quý của họ để hoàn thành công việc theo thứ tự và đúng hạn. Họ cũng sử dụng kỹ năng này khi thực hiện quản lý lịch trình để lên lịch tốt nhất cho các cuộc họp, công tác và các cuộc hẹn khác mỗi ngày cho từng lịch trình cá nhân mà họ cần quản lý.

       Giao tiếp bằng văn bản

Kỹ năng quan trọng này liên quan đến việc diễn giải các thông điệp bằng văn bản và viết các câu trả lời thích hợp. Các chuyên gia này sử dụng thông tin liên lạc bằng văn bản để điều phối các sự kiện và cuộc họp, ủy thác trách nhiệm và đưa ra các yêu cầu. Giao tiếp bằng văn bản cũng bao gồm tổng hợp thông tin và sử dụng văn bản kinh doanh và các quy tắc xã giao chuyên nghiệp khi tạo các thông điệp, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác. Khả năng ngữ pháp và hiệu đính xuất sắc là rất quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản hiệu quả.

       Giao tiếp bằng lời nói

Kỹ năng mềm này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và phép xã giao thích hợp tại nơi làm việc để nói và chia sẻ thông điệp rõ ràng. Nó cũng bao gồm việc nghe chủ động để hiểu thông điệp của người nói và để đáp lại hoặc thực hiện hành động một cách chính xác và thích hợp. Trợ lý hành chính sử dụng giao tiếp bằng lời nói khi nói chuyện qua điện thoại và gặp trực tiếp. Họ sử dụng các tín hiệu, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu, để đánh giá các tương tác và phản hồi một cách thích hợp.

       Khả năng thích ứng

Phẩm chất này cho phép Trợ lý hành chính phục vụ nhiều người với tính cách khác nhau và đáp ứng ý muốn của người khác. Những cá nhân có khả năng thích ứng cao có thể dự đoán nhu cầu của nhiều chuyên gia mà họ hỗ trợ và chuyển đổi nhiệm vụ nhanh chóng khi các thứ tự ưu tiên thay đổi.

💥Môi trường làm việc của Trợ lý hành chính

Các chuyên viên này làm việc trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau với các đặc điểm sau:

• Ngồi tại bàn làm việc trong thời gian dài
• Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng thông dụng khác
• Thường xuyên liên lạc với các nhân viên hành chính nội bộ khác
• Hỗ trợ việc giao tiếp giữa các bên bên ngoài
• Giám sát việc vận chuyển và đến nơi của đơn hàng từ nhà cung cấp

Các kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm của Trợ lý hành chính thường có thể chuyển giao cho nhiều ngành khác nhau. Các chuyên viên hành chính này thường hỗ trợ trong các ngành sau:

• Doanh nghiệp và tập đoàn
• Cơ quan chính phủ
• Giáo dục, bao gồm các trường tiểu học và các cơ sở giáo dục đại học
• Các tổ chức phi lợi nhuận
• Tổ chức nghiên cứu khoa học và chăm sóc sức khỏe
• Làm thế nào để trở thành một Trợ lý hành chính

Dưới đây là các bước phổ biến nhất cần làm theo để trở thành một Trợ lý hành chính có trình độ:

1. Học tập

Đạt được trình độ học vấn phổ biến nhất đối với các Trợ lý hành chính trong ngành hoặc địa điểm của bạn. Bạn cũng có thể theo đuổi các chuyên ngành cụ thể nếu lĩnh vực dự định của bạn yêu cầu.

2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc liên quan

Bạn có thể kiếm được kinh nghiệm làm việc phù hợp thông qua các vị trí hành chính tạm thời hoặc bán thời gian. Bạn thậm chí có thể tìm được các vị trí tình nguyện hỗ trợ các chuyên gia để nhiệm vụ được giám sát nhiều hơn và được đào tạo tại chỗ. Cân nhắc tìm kiếm một vai trò hành chính khi còn là sinh viên trong khi đang học để lấy bằng.

3. Sở hữu chứng chỉ kỹ thuật

Tùy thuộc vào trình độ học vấn và quá trình làm việc của mình, bạn có thể cân nhắc việc kiếm chứng chỉ về kỹ năng ghi chép trong kinh doanh, quản lý văn phòng hoặc ứng dụng phần mềm để chuẩn bị cho các nhiệm vụ hàng ngày của một Trợ lý hành chính.

4. Chuẩn bị sơ yếu lý lịch của bạn

Bạn có thể thêm vào trình độ học vấn cao nhất, chứng chỉ kỹ năng hoặc các chứng chỉ có liên quan khác và quá trình làm việc của bạn vào sơ yếu lý lịch. Phần kinh nghiệm làm việc của bạn nên bao gồm tên công ty hoặc tổ chức, ngày bạn làm việc ở đó và tóm tắt về nhiệm vụ, đóng góp và thành tích của bạn. Một sơ yếu lý lịch hiệu quả có thể giúp bạn tìm được vai trò Trợ lý hành chính mà bạn mong muốn.

5. Ứng tuyển vị trí hỗ trợ các công ty và tổ chức

Sau khi đạt được trình độ học vấn nhất định, chứng chỉ và kinh nghiệm, hãy xem xét thị trường việc làm hiện tại. Chọn các vị trí mà bạn đủ tiêu chuẩn dựa trên yêu cầu về số năm kinh nghiệm cũng như trình độ và loại hình giáo dục. Bước này có thể đảm bảo bạn tối ưu hóa việc  tìm kiếm việc làm và tăng khả năng nhà tuyển dụng liên hệ với bạn để sắp xếp một cuộc phỏng vấn.

💥Ví dụ về mô tả công việc Trợ lý hành chính

Bộ phận nhân sự (HR) đang tìm kiếm một Trợ lý hành chính có từ một đến ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ hành chính. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm về nhân sự hoặc kinh nghiệm trả lương. Trợ lý hành chính sẽ trả lời các cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp tin nhắn và đôi khi soạn thảo các email hàng tuần được gửi từ nhóm nhân sự.

Vị trí này hỗ trợ một nhóm gồm năm chuyên gia nhân sự và Giám đốc nhân sự trong việc sắp xếp các cuộc phỏng vấn cũng như đào tạo nhân viên mới và xử lý tài liệu. Các nhiệm vụ hàng ngày khác được giao khi cần thiết. Ứng viên lý tưởng là người có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, khả năng làm việc độc lập và quan tâm đến các quy trình nhân sự.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Vũ Nguyễn Trà Mi
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Nguyễn Trà Mi – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10914

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.