Kỹ năng giao tiếp có lợi cả trong lẫn ngoài nơi làm việc. Có khả năng truyền đạt rõ ràng các hướng dẫn, ý tưởng và quan điểm có thể giúp bạn tìm thấy thành công trong bất kỳ ngành nghề nào. Bằng việc thực hành, bất kỳ ai cũng có thể phát triển kỹ năng giao tiếp của mình.
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của giao tiếp hiệu quả là lắng nghe tích cực. Phát triển kỹ năng mềm này sẽ giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ, giải quyết vấn đề, cải tiến quy trình và lưu giữ thông tin như hướng dẫn, thủ tục và kỳ vọng.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn các kỹ năng lắng nghe tích cực và học cách cải thiện kỹ năng của chính mình, hãy xem xét các thông tin cơ bản và ví dụ sau đây.
🔍 Trước hết, Lắng nghe tích cực là gì?
Lắng nghe tích cực là khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ, hiểu thông tin và phản hồi một cách đầy đủ. Không giống như lắng nghe thụ động, là hành động nghe người nói mà không ghi lại thông điệp của họ, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân được đánh giá cao này đảm bảo bạn có thể tham gia và sau đó nhớ lại chi tiết và cụ thể mà không cần thông tin lặp lại.
Người nghe tích cực sử dụng các kỹ thuật bằng lời nói và không lời để thể hiện và duy trì sự chú ý của họ vào người nói. Điều này không chỉ hỗ trợ khả năng tập trung của bạn mà còn đảm bảo người nói có thể thấy rằng bạn đang tập trung và tham gia. Thay vì suy nghĩ và tập dượt những gì bạn có thể nói khi người nói nói xong, một người nghe tích cực sẽ cân nhắc kỹ lời nói của người nói và chuyển thông tin vào bộ nhớ.
🔍 Tại sao lắng nghe tích cực lại quan trọng ở nơi làm việc?
Cho dù bạn đang tìm kiếm một cơ hội việc làm mới, phấn đấu để được thăng chức hay đang nỗ lực để cải thiện vị trí hiện tại, thì việc cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn thành công. Giống như tư duy phản biện và giải quyết xung đột, kỹ năng mềm này sẽ giúp nâng cao giá trị của bạn với tư cách là một nhân viên.
🔍 Dưới đây là một số lợi ích của việc trở thành một người lắng nghe tích cực:
1. Nó giúp bạn xây dựng các kết nối
Lắng nghe tích cực giúp người khác cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Khi bạn thể hiện khả năng chân thành lắng nghe những gì người khác nói, mọi người sẽ quan tâm hơn đến việc giao tiếp với bạn một cách thường xuyên. Điều này có thể giúp mở ra cơ hội hợp tác với những người khác, hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc bắt đầu các dự án mới. Tất cả những điều này có thể đưa bạn đến thành công trong sự nghiệp.
2. Nó giúp bạn xây dựng lòng tin
Khi mọi người biết rằng họ có thể thoải mái nói chuyện với bạn mà không bị gián đoạn, phán xét hoặc những lời can thiệp không mong muốn, họ sẽ có nhiều khả năng tâm sự với bạn hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi gặp khách hàng mới hoặc người liên hệ kinh doanh mà bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc lâu dài.
3. Nó giúp bạn xác định và giải quyết vấn đề
Tích cực lắng nghe người khác sẽ giúp bạn phát hiện ra những thách thức và khó khăn mà người khác đang gặp phải, hoặc các vấn đề trong các dự án. Bạn càng có thể phát hiện những vấn đề này nhanh chóng, thì bạn càng sớm có thể tìm ra giải pháp hoặc lập kế hoạch để giải quyết nó.
4. Nó giúp bạn nâng cao kiến thức và hiểu biết về các chủ đề khác nhau
Những nhân viên tuyệt vời luôn cố gắng học hỏi điều gì đó mới và phát triển nền tảng kiến thức của họ. Bởi vì lắng nghe tích cực giúp bạn lưu giữ thông tin, nó cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chủ đề mới và ghi nhớ những gì bạn đã học để có thể áp dụng nó trong tương lai.
5. Nó giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
Vì người nghe tích cực tương tác cao với người nói, họ có thể nhớ lại các chi tiết cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi người nói đang chứng minh các hướng dẫn, đào tạo bạn về một quy trình mới hoặc truyền tải thông điệp mà bạn có trách nhiệm truyền đạt lại cho người khác.
💁 Vậy làm thế nào để trở thành một người lắng nghe tích cực?
Dưới đây là một loạt các bài tập nghe tích cực mà bạn có thể sử dụng để giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp liên kết các cá nhân với nhau:
✅ Kỹ năng lắng nghe tích cực bằng lời nói
1. Diễn giải
Tóm tắt (các) điểm chính trong thông điệp mà người nói đã chia sẻ để bạn hiểu đầy đủ ý nghĩa của chúng. Điều này cũng sẽ tạo cơ hội cho người nói nhằm làm rõ thông tin mơ hồ hoặc mở rộng thông điệp của họ.
Ví dụ: “Những gì bạn đang nói là, hệ thống quản lý nội dung hiện tại của bạn không còn đáp ứng được nhu cầu kỹ thuật của nhóm vì nó không hỗ trợ các tệp video lớn”.
2. Đặt câu hỏi mở
Đặt ra các câu hỏi cho thấy bạn đã thu thập được bản chất về những gì họ đã chia sẻ và hướng dẫn họ chia sẻ thông tin bổ sung. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ không trả lời những câu hỏi đó là “có” hoặc “không”.
Ví dụ: “Bạn nói đúng — quy trình giới thiệu có thể sử dụng một số cập nhật. Bạn muốn thực hiện những thay đổi nào đối với quy trình trong sáu tháng tới? ”
3. Đặt câu hỏi thăm dò cụ thể
Đặt những câu hỏi trực tiếp để hướng dẫn người đọc cung cấp thêm chi tiết về thông tin mà họ đã chia sẻ hoặc thu hẹp một chủ đề hoặc một đề tài rộng lớn nào đó.
Ví dụ: “Hãy cho tôi biết thêm về khối lượng công việc hiện tại của bạn. Dự án nào trong số những dự án này tốn nhiều thời gian nhất? ”
4. Sử dụng các câu khẳng định bằng lời nói ngắn gọn
Những câu nói ngắn gọn, tích cực sẽ giúp người nói cảm thấy thoải mái hơn và cho thấy bạn đang tham gia và có thể xử lý thông tin mà họ đang cung cấp. Những lời khẳng định bằng lời nói ngắn gọn giúp bạn tiếp tục cuộc trò chuyện mà không làm người nói bị gián đoạn hoặc làm gián đoạn dòng chảy của họ.
Ví dụ: “Tôi hiểu.” “Tôi hiểu rồi.” “Vâng, điều đó có ý nghĩa.” “Tôi đồng ý.”
5. Biểu thị sự đồng cảm
Đảm bảo người nói hiểu rằng bạn có thể nhận ra cảm xúc của họ và chia sẻ cảm xúc với họ. Bằng cách thể hiện lòng trắc ẩn, thay vì chỉ cảm nhận nó, bạn có thể gắn kết với người nói và bắt đầu tạo dựng cảm giác tin cậy lẫn nhau.
Ví dụ: “Tôi rất tiếc khi bạn đang giải quyết vấn đề này. Hãy tìm ra một số cách mà tôi có thể giúp.”
6. Chia sẻ kinh nghiệm tương tự
Thảo luận về các tình huống tương tự sẽ không chỉ cho người nói thấy bạn đã diễn giải thành công thông điệp của họ mà còn có thể hỗ trợ tạo dựng mối quan hệ. Khi người nói vừa chia sẻ một vấn đề, việc cung cấp thông tin đóng góp từ cách bạn giải quyết những thách thức tương tự là có giá trị đối với người khác.
Ví dụ: “Tôi cũng đã gặp khó khăn khi bắt đầu với chương trình này. Nhưng nó trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chỉ sau vài tuần, tôi cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi sử dụng tất cả các tính năng”.
7. Nhắc lại thông tin đã chia sẻ trước đây
Cố gắng ghi nhớ các quan điểm, ý tưởng hoặc các điểm chính quan trọng khác mà người nói đã chia sẻ với bạn trong quá khứ. Điều này chứng tỏ bạn không chỉ lắng nghe những gì họ đang nói hiện tại mà còn có thể lưu giữ thông tin và nhớ lại các chi tiết cụ thể.
Ví dụ: “Tuần trước, bạn đã đề cập đến việc thêm một điều phối viên cấp cao hơn để trợ giúp về tài khoản này và tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời”.
✅ Kỹ năng lắng nghe tích cực không lời
1. Gật đầu
Một vài cái gật đầu đơn giản với người nói cho thấy bạn hiểu họ đang nói gì. Cái gật đầu là một tín hiệu hữu ích, hỗ trợ và không nhất thiết phải thông báo rằng bạn đồng ý với người nói — chỉ là bạn có thể xử lý ý nghĩa trong thông điệp của họ.
2. Nụ cười
Giống như một cái gật đầu, một nụ cười khuyến khích người nói tiếp tục. Tuy nhiên, không giống như một cái gật đầu, nó thể hiện rằng bạn đồng ý với thông điệp của họ hoặc bạn hài lòng về những gì họ nói. Một nụ cười có thể thay thế cho một lời khẳng định ngắn gọn trong việc giúp xoa dịu mọi căng thẳng và đảm bảo người nói cảm thấy thoải mái.
3. Tránh các cử chỉ/hành động phân tâm
Để tập trung giao tiếp, hãy cố gắng tránh các cử chỉ/hành động như liếc nhìn đồng hồ hoặc điện thoại, thở dài một cách rõ ràng, vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ bút. Bạn cũng nên tránh trao đổi thông tin bằng lời nói hoặc không bằng lời với những người khác cũng đang nghe người nói. Điều này có thể khiến người nói cảm thấy bực bội và khó chịu.
4.Duy trì giao tiếp bằng mắt
Luôn để mắt đến người nói và tránh nhìn vào người khác hoặc đồ vật trong phòng. Chỉ cần đảm bảo giữ ánh nhìn tự nhiên, gật đầu và mỉm cười để đảm bảo rằng bạn đang khuyến khích họ thay vì khiến người nói cảm thấy bị đe dọa hoặc khó chịu.
📌 Bằng cách triển khai các kỹ thuật bằng lời nói và không lời trên vào các cuộc trò chuyện trong tương lai, bạn có thể hướng tới việc phát triển các mối quan hệ bền chặt hơn và giữ lại nhiều thông tin hơn từ các tương tác tại nơi làm việc. Lắng nghe tích cực cần thực hành để cải thiện và duy trì. Bạn càng sử dụng nhiều kỹ thuật này, chúng sẽ càng trở nên tự nhiên hơn.
————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn độc giả thành công trong quá trình phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Nguồn:
- Tác giả: Indeed Editorial Team
- Link bài viết gốc: TẠI ĐÂY
- Dịch giả: Việt Nga
Khi chia sẻ cần trích dẫn đầy đủ tên tác giả và nguồn dịch là “Dịch giả: Việt Nga – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/5978
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
