Khi chúng ta vẫn còn ngồi trên ghế nhà trường, rất nhiều người trong số chúng ta học được rằng việc bắt đầu cuộc trò chuyện một cách chuyên nghiệp là điều rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, họ khuyên bạn nên sử dụng “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư”.
Ngày nay, có rất nhiều lựa chọn thay thế có sẵn. Bạn nên biết cách sử dụng chúng và khi nào thì thích hợp để sử dụng.
Sử dụng “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” đã trở thành cách chào hỏi lỗi thời. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chính xác khi nào nên dùng và khi nào nên tránh sử dụng cụm từ này.
❓“GỬI NGƯỜI ĐANG ĐỌC BỨC THƯ” BẮT NGUỒN TỪ ĐÂU?
Ngược dòng thời gian, “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” được sử dụng như một lời chào hỏi trong những bức thư trang trọng khi bạn không biết ai đang đọc bức thư. Ngày nay, việc tìm ra danh tính của người bạn đang kết nối là một điều cực kỳ đơn giản. Đó là lý do tại sao cụm từ này không còn thông dụng nữa.
Khi bạn không chắc liệu ai là người bạn đang gửi email đến, bạn tốt hơn nên sử dụng lời chào chung chung.
Bởi vì “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” bắt nguồn từ giao tiếp trang trọng, hãy đảm bảo rằng đánh máy một cách chính xác. Chữ đầu tiên của mỗi từ cần phải viết in hoa, và bạn nên sử dụng dấu hai chấm đằng sau cụm từ này, thay vì dùng dấu phẩy.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu khi nào nên và không nên sử dụng “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” trong thư từ kinh doanh nhé.
⭐KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG “GỬI NGƯỜI ĐANG ĐỌC BỨC THƯ”
Khi bạn tìm kiếm rất lâu và quá mệt mỏi, có khả năng rằng bạn không thể tìm đúng tên người nhận thư của bạn. Đó chính là khoảnh khắc bạn muốn sử dụng “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư”. Sau đây là hai trường hợp khi bạn có thể sử dụng cụm từ này để gửi thư của bạn mà không cảm thấy kỳ cục.
1. Thư giới thiệu hoặc thư đề nghị
Khi bạn đang viết một lá thư giới thiệu cho đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp cũ, việc viết “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” ở dòng đầu tiên là hoàn toàn phù hợp.
Bạn không biết ai sẽ đọc lá thư giới thiệu của bạn, vì vậy không có khả năng nào để bào gồm bất kỳ thông tin danh tính của một người cụ thể.
2. Công ty lớn hoặc công ty mới
Nếu bạn đang ứng tuyển cho một công ty lớn hoặc một tổ chức bạn không quen thuộc, gửi một bức thư kèm “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” hoàn toàn hiệu quả.
Bạn có thể hỏi họ ai chính xác là người đáp lại bức thư của bạn, và cùng lúc đó hãy hỏi họ thông tin liên lạc.
Cố gắng gửi tin nhắn tiếp theo tới email làm việc kết nối với bức thư trước của bạn, vì điều này sẽ tăng cơ hội nhận được lời hồi đáp.
3. Thư phản hồi hoặc lời đề nghị
Khi bạn đang điền một bản thông tin liên lạc trên một trang web dành cho những góp ý và đề nghị, nó có thể sẽ hạ cánh tại một hộp email chung.
Vì bạn không chắc bộ phận nào sẽ xem xét lời góp ý của bạn, bạn có thể sử dụng một lời chào chung chung.
4. Thư xin việc
Nếu bạn đang ứng tuyển công việc và không có tên cụ thể trên đơn ứng tuyển, không rõ ràng ai sẽ là người xem xét đơn ứng tuyển của bạn.
Đối với thư xin việc, tốt hơn hết là hãy sử dụng một mở đầu chung chung, vì bạn không muốn mắc phải sai lầm.
5. Phần giới thiệu
Nếu bạn đang giới thiệu bản thân tới ai đó bạn chưa từng gặp trước đây, một lời chào chung chung là hoàn toàn thích hợp. Chẳng hạn như, ai đó điền vào bản thông tin liên lạc trên trang web của bạn nhưng không đề lại danh tính.
Hãy chắc rằng hỏi tên của họ khi bạn có thể, để bạn có thể cá nhân hóa đoạn hội thoại hơn.
⛔KHI NÀO KHÔNG NÊN SỬ DỤNG “GỬI NGƯỜI ĐANG ĐỌC BỨC THƯ”
Khi có thể, cố gắng tránh cụm từ “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư”. Ngay cả khi bạn viết một bức thư kinh doanh hoặc một bức thư trang trọng. Rất nhiều người thấy rằng cụm từ này đã lỗi thời, vì nó được sử dụng trong cuộc giao tiếp kinh doanh hơn là trang trọng. Việc cụm từ này thông dụng đã là chuyện của rất nhiều năm về trước.
Ngày nay, nó vẫn được chấp thuận trong nhiều phong cách giao tiếp trong bản viết tài liệu hoặc email của bạn. Bên cạnh đó, thời đại công nghệ chúng ta đang sống hiện nay, việc tìm kiếm tên của người bạn muốn liên lạc đã quá dễ dàng.
⭐CÁCH TRÁNH “GỬI NGƯỜI ĐANG ĐỌC BỨC THƯ”
Nếu bạn muốn tránh cụm từ “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” trong thư của bạn, cách đơn giản nhất chính là tìm kiếm thông tin người nhận.
Để tìm kiếm thông tin người bạn đang gửi thư đến, bạn có thể:
1. Kiểm tra những thông tin bạn có. Chẳng hạn như, khi bạn đang ứng tuyển cho một công việc, bạn có thể kiểm tra đơn tuyển dụng để tìm tên người nhận thư. Hầu hết thời gian, sẽ có vài cái tên xuất hiện trên đơn tuyển dụng để bạn có thể trực tiếp gửi thư đến.
2. Tìm trên trang web của công ty. Có lẽ người bạn đang cố gắng liên lạc sẽ được liệt kê trong danh sách. Kiểm tra liệu họ có đề mục “About” hay “Staff” (đội ngũ nhân viên) trên trang web không.
3. Tìm trên trang Linkedln của công ty. Khi bạn tới trang Linkedln của công ty đó, bạn có thể nhìn thấy ai đang làm cho công ty. Nếu không có quá nhiều nhân viên tại công ty, hay nhìn qua danh sách đó, và tìm kiếm tiêu đề cụ thể. Bạn nên có khả năng tìm tên họ để có thể cá nhân hóa email của mình.
4. Gọi cho công ty và hỏi ai là người chịu trách nhiệm cho lĩnh vực này. Hãy để người tại bàn lễ tân biết cái tên bạn đang tìm kiếm và lý do tại sao. Họ sẽ có thể giúp bạn ngay lập tức.
Làm theo những bước trên có thể mất đôi chút thời gian, nhưng bạn sẽ trở nên nổi bật khi bạn có thể sử dụng tên cá nhân cụ thể và tạo nên một mối liên hệ.
⭐THAY THẾ “GỬI NGƯỜI ĐANG ĐỌC BỨC THƯ”
Khi bạn không tìm thấy tên của người bạn đang liên hệ, đừng lo. Sau đây là rất nhiều cụm từ thay thế cho “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” , mà không cần phải sử dụng cái tên cụ thể.
Những cách thay thế bao gồm:
- Gửi [Tên]
- Gửi Ngài [Họ]
- Xin chào
- Buổi sáng tốt lành
- Buổi chiều an lành
- Gửi Quản lý tuyển dụng
- Gửi [Bộ phận]
- Gửi Quản lý [Bộ phận]
- Gửi [Chức vụ]
- Gửi Nhà Tuyển Dụng
- Thân chào
- Gửi Ngài
⭐KẾT LUẬN
Trong khi đã không còn nhiều người sử dụng cụm từ “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” nữa, hiện giờ bạn đã biết chính xác khi nào nên dùng và khi nào không nên dùng “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư” trong thư từ kinh doanh. Khi bạn có thể, hãy luôn luôn cố gắng tìm ra tên của người bạn muốn gửi thư đến.
Vì bạn đã biết cách để thay thế cụm từ “Gửi Người Đang Đọc Bức Thư”, bạn có thể bắt đầu viết bức thư xin việc cho chính bản thân mình. Đây chính là bố cục thư xin việc bạn cần đề kiếm được công việc mình mơ ước!
_________________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: theladders
- Người dịch: Nguyễn Thị Thu Hà
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Thu Hà – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10551
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
