Nếu bạn đang đọc bài viết này, có thể bạn đang sử dụng một vài loại hệ thống danh sách việc cần làm hàng ngày trong cuộc sống của mình, đúng không? Vậy, câu hỏi đặt ra là:
- Bạn có đang sử dụng hệ thống đó với tiềm năng tối đa không? Bạn có đang hoàn thành mọi thứ trong danh sách đó mỗi ngày không?
- Nếu giống như nhiều người khác, bạn sử dụng danh sách việc cần làm hàng ngày và thậm chí bạn có thể hoàn thành một số thứ trong danh sách đó mỗi ngày, nhưng có khả năng bạn đang mắc sai lầm mà nhiều người mắc phải. Việc này gây ra một số hậu quả nghiêm trọng không chỉ về năng suất mà còn ở cách bạn sắp xếp suy nghĩ của mình.
Đừng buồn. Đây là một lỗi sai phổ biến, và tôi ở đây để giúp bạn sửa chữa nó.
🎯 BẠN CÓ ĐANG MẮC PHẢI SAI LẦM CHỦ YẾU NÀY TRONG DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM HÀNG NGÀY KHÔNG?
Hãy suy ngẫm về câu hỏi này một chút:
- Danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn bao gồm những gì?
- Nó có đủ được chia nhỏ thành các nhiệm vụ có thể quản lý được và chỉ nhiệm vụ riêng được không? Trên thực tế, bạn có thể hoàn thành những nhiệm vụ đó trong tối đa vài giờ đố với mỗi nhiệm vụ không?
- Nếu không, thì bạn đang không sử dụng hệ thống này ở mức tối đa.
🎯 LÀM THẾ NÀO ĐỂ LẬP DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM MỘT CÁCH ĐÚNG ĐẮN?
- Một danh sách việc cần làm hàng ngày nên bao gồm các nhiệm vụ nhỏ mà không mất nhiều nhất đến vài giờ để hoàn thành. Nếu không, chúng không nên được đưa vào danh sách.
- Rất nhiều người đã sai từ đây. Họ sử dụng danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ như một lời nhắc về những việc họ cần làm, và họ sử dụng danh sách với duy nhất một mục đích như vậy. Họ không bao giờ tách các dự án lớn trong danh sách thành các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành ngay từ đầu.
- Kết quả là dẫn đến sự tập trung ngắn hạn, và là lý do rất lớn khiến nhiều người trên thế giới này không suy nghĩ theo kiểu chủ động. Họ nghĩ mỗi ngày chỉ làm một việc và không bao giờ đi trước một bước.
- Bởi vì không tách các mục tiêu và dự án dài hạn của bạn thành các mục tiêu nhỏ hơn, danh sách duy nhất bạn có là danh sách hàng ngày của bạn, tại thời điểm này, danh sách này chỉ là lời nhắc nhở về những thứ cần tiếp tục. Nó không được sử dụng một cách hiệu quả để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
🎯 DANH SÁCH NĂNG SUẤT DÀI HẠN CỦA BẠN
Bạn thấy không, nhiều người không nhận ra rằng có nhiều loại danh sách hơn là chỉ có một danh sách hàng ngày mà bạn có thể sử dụng để nâng cao hiệu suất của mình. Và chúng không chỉ giúp tăng năng suất bằng cách cho phép bạn giữ cho danh sách việc cần làm của mình sạch sẽ hơn, mà còn cho phép bạn trở thành người có tư duy dài hạn hơn, kiểm soát một ngày của bạn hơn là để nó kiểm soát bạn.
Hãy xem xét cấu trúc danh sách này để sắp xếp hiệu suất của bạn, thay vì cách tiếp cận “chỉ là danh sách hàng ngày” điển hình mà hầu hết mọi người sử dụng:
✅ DANH SÁCH MỤC TIÊU CHÍNH
Sử dụng danh sách Mục tiêu chính như một danh sách dài hạn cho 90 – 180 ngày để lập kế hoạch những gì bạn muốn đạt được trong khoảng thời gian này. Bạn muốn hoàn thành việc gì trong 3 – 6 tháng tới? Điều gì sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc hoặc cuộc sống của bạn? Đây là những mục sẽ có trong Danh sách mục tiêu chính của bạn. Đây chính là những câu trả lời cho câu hỏi “Cái gì” và “Khi nào” của những điều bạn muốn đạt được.
✅ DANH SÁCH DỰ ÁN HÀNG TUẦN
Nội dung của danh sách Dự án hàng tuần là danh sách các mục được phân chia từ các mục trong danh sách Mục tiêu Chính của bạn. Các mục này cũng có trọng tâm dự án, nhưng được chia thành các tập con nhỏ hơn của các mục lớn trong danh sách chính. Việc phân chia này cho phép bạn xem mình cần phải làm gì mỗi tuần để đạt được mục tiêu, và bạn sẽ xem xét xem cách sắp xếp chúng như thế nào.
✅ DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM HÀNG NGÀY
Cuối cùng, hãy chia nhỏ Danh sách dự án hàng tuần thành các nhiệm vụ nhỏ vào danh sách này, trong đó mỗi việc chỉ mất vài giờ để hoàn thành. Những nhiệm vụ này được lọc ra từ hai danh sách khác của bạn để cuối cùng cho phép bạn hoàn thành từng dự án theo mong muốn. Hãy coi danh sách này là câu trả lời cho câu hỏi “Làm thế nào” của những gì bạn muốn hoàn thành.
🎯 KẾT QUẢ RA SAO?
Có vẻ hơi lạ khi lập hẳn 3 danh sách, nhưng hãy nhìn vào kết quả:
Đột nhiên, với việc tạo danh sách dài hạn, danh sách hàng ngày của bạn bắt đầu có tác dụng . Các dự án dài hạn không còn nữa và bạn chỉ có các nhiệm vụ nhỏ cần phải hoàn thành mỗi ngày, cho phép bạn hoàn thành dự án của mình. Bạn sẽ bắt đầu gạch bỏ dầ dần từng mục trong danh sách hàng ngày của mình mỗi ngày. Sau đó, bạn sẽ liên hệ lại những điều đó với việc hoàn thành các dự án, sau đó là các mục tiêu dài hạn cuối cùng của bạn. Kết quả, danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn từ chỗ chỉ là một ‘’bãi rác’’ từ những thứ bạn phải làm, trở thành động lực chính cho năng suất và thành công của bạn. Và đó là mục tiêu cuối cùng của “lifehacking (meọ vặt cuộc sống)” – giúp bạn hoàn thành công việc!
——————————————————————————————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
Tác giả: Cody Wheeler
Bài viết gốc: TẠI ĐÂY
Người dịch: Nguyễn Thúy Hà
Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thúy Hà – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/6926
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
