🌿 Thư ký là làm gì?
Thư ký là những chuyên gia thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau trong môi trường văn phòng. Không thể thiếu những cá nhân này đối với một tổ chức, vì họ đảm nhận tất cả các công việc hàng ngày để văn phòng hoạt động bình thường. Thư ký là bộ mặt đại diện của công ty vì họ trả lời và gọi lại các cuộc điện thoại cũng như quản lý các email đến và gửi email đi.
Giữa các công ty thì thư ký sẽ có các nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, trách nhiệm của thư ký trong các công ty nhỏ hơn có thể bao gồm các nhiệm vụ cơ bản như quản lý hệ thống tính lương và phát hành phiếu lương, trong khi nhiệm vụ của thư ký trong các tổ chức lớn hơn có thể chủ yếu liên quan đến các nhiệm vụ hành chính. Thư ký văn phòng có thể có bất kỳ nhiệm vụ nào sau đây:
- Lưu trữ và giữ tài liệu giấy và điện tử
- Quản lý vật tư của văn phòng
- Lập biên bản các cuộc họp và gửi chúng cho các bên liên quan
- Ký nhận giao hàng
- Đánh máy và đọc rà soát tài liệu, chẳng hạn như báo cáo và bản ghi nhớ
- Bảo dưỡng thiết bị văn phòng, chẳng hạn như máy in và máy photocopy
- Lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp khách hàng
- Tổ chức sắp xếp việc đi lại, ăn ở cho nhân viên
- Lưu trữ hồ sơ tài chính
🌿 Mức lương điển hình
Mức lương của thư ký có thể khác nhau tùy thuộc vào trình độ học vấn và quá trình làm việc của họ cũng như ngành nghề, quy mô công ty và vị trí của nhà tuyển dụng. Để có thông tin tiền lương cập nhật nhất từ Indeed, hãy nhấp vào liên kết tiền lương.
- Mức lương phổ biến ở Mỹ: $3,52 mỗi giờ
- Mức lương điển hình dao động từ $7,25 đến $25,60 mỗi giờ.
🌿 Yêu cầu của thư ký
1. Giáo dục
Thông thường, nhân viên thư ký sẽ cần có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc bằng Phát triển Giáo dục Phổ thông (GED). Tuy nhiên, các ứng viên muốn đủ điều kiện thì có thể chọn Cao đẳng Khoa học Ứng dụng (A.A.S.) học trong vòng 2 năm để có bằng về quản lý văn phòng. Bạn có thể hoàn thành chương trình này tại các trường cao đẳng công và trường nghề khác nhau, sinh viên học cách quản lý các chức năng hành chính, bao gồm thư tín văn phòng, ghi sổ kế toán và nộp hồ sơ.
Các môn học bao gồm quản lý hồ sơ, luật kinh doanh, quản lý cơ sở dữ liệu, kế toán và hoạt động máy tính. Ngoài ra, sinh viên học cách thiết kế kế hoạch kinh doanh và những ai học chuyên ngành cũng có thể chọn các môn học cụ thể theo lĩnh vực, chẳng hạn như viết pháp lý. Ngoài theo học các khóa học, một số tổ chức cũng mong muốn các ứng viên có kỳ thực tập hoặc một số kinh nghiệm thực tế để hoàn thành khóa học.
2. Đào tạo
Hầu hết các thư ký được đào tạo tại văn phòng làm việc, bao gồm việc học các cơ chế cụ thể của công ty như bảng lương. Các học viên cũng có thể được hướng dẫn về các thủ tục văn phòng và cách thức hoạt động của các thiết bị văn phòng. Khi tham gia khóa đào tạo này, các ứng viên mong muốn trở thành thư ký sẽ tăng cơ hội kiếm được việc làm. Ví dụ, Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ cũng cung cấp cho bạn các khóa học quản trị văn phòng, các hướng dẫn về những thứ như quản lý thời gian và cách tổ chức công việc tốt nhất.
3. Chứng chỉ
Một cách khác mà bạn có thể chứng minh kiến thức và kỹ năng của mình đó là có chứng chỉ. Nó cũng có thể phân biệt bạn với các ứng viên cạnh tranh khác. Các tổ chức như Hiệp hội Quốc tế các Chuyên gia Hành chính (IAAP) và Viện Chứng nhận Hoa Kỳ (ACI) cung cấp các chương trình chứng nhận sau:
4. IAAP, Chứng nhận Chuyên gia hành chính (CAP)
Bài sát hạch này bạn có thể tự học, nhưng nhiều sinh viên chọn tham gia chương trình đào tạo bao gồm bốn lĩnh vực chủ đề chính của kỳ thi, đó là Hệ thống và Công nghệ Văn phòng, Quản trị Văn phòng, Quản lý và Quản lý Tổ chức Nâng cao. Bạn có thể tham dự các khóa học bao gồm các cơ hội thực tập tại một số trường cao đẳng công, trường đại học và các trung tâm giáo dục dành cho người lớn.
5. ACI, Chứng nhận Quản trị Kinh doanh (CBA)
Chương trình chứng nhận này có bốn mô-đun chính, đó là Tổ chức Năng Động Hiện Đại, Thực hành Quản lý & Quản trị Văn phòng, Truyền thông và Quản lý Nguồn nhân lực & Hành vi Tổ chức. Khi hoàn thành chương trình này sinh viên sẽ biết nhiều lĩnh vực có thể hấp dẫn đối với các nhà tuyển dụng tiềm năng, bao gồm nhân sự, tài chính, quản trị và quản lý kinh doanh.
🌿 Kỹ năng
Vì thư ký văn phòng giao tiếp trực tiếp với khách hàng, họ cần có kỹ năng xã hội và giao tiếp giỏi. Việc tương tác với khách hàng cũng đòi hỏi các kỹ
năng về dịch vụ khách hàng phải tốt, bao gồm việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số kỹ năng bổ sung mà vị trí này cần:
- Kỹ năng tổ chức: Một thư ký văn phòng phải có khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng và phải hiệu quả, có tổ chức.
- Cẩn thận, tỉ mỉ: Nhiều nhiệm vụ của thư ký, chẳng hạn như nhập dữ liệu, lưu trữ và lưu trữ hồ sơ cũng như đọc rà soát tài liệu đòi hỏi khả năng nhận thấy sự sai và không nhất quán.
- Kỹ năng máy tính và Công nghệ thông tin: Vì phần lớn công việc của thư ký diễn ra trên máy tính nên họ phải có đủ kiến thức để khắc phục sự cố cơ bản, thêm phần cứng mới, cài đặt chương trình mới và thực hiện các tác vụ cần thiết.
🌿 Môi trường làm việc của thư ký
Thư ký thường làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian khoảng 40 giờ mỗi tuần trong văn phòng. Công việc này ít khi phải làm việc ngoài giờ hành chính hoặc phải đi công tác xa. Mặc dù những chuyên gia này làm việc trong nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau, nhưng Cục thống kê Lao động (BLS) báo cáo rằng những nhà tuyển dụng nhân sự hàng đầu trong năm 2016 là:
- Dịch vụ chăm sóc sức khỏe và xã hội
- Dịch vụ giáo dục
- Văn phòng chính phủ
- Dịch vụ hành chính và hỗ trợ
- Dịch vụ chuyên nghiệp, khoa học và kỹ thuật
🌿 Làm thế nào để trở thành một thư ký
Nếu bạn là một người có tổ chức và có các kỹ năng xã hội tốt, thì việc làm thư ký có thể là một lựa chọn phù hợp. Để theo đuổi nghề này, bạn có thể xem xét làm theo các bước sau:
- Nhận bằng tốt nghiệp trung học phổ thông: Hầu hết các nhà tuyển dụng mong đợi nhân viên thư ký phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED. Là người trưởng thành, bạn có thể lấy bằng tốt nghiệp trung học bằng cách theo học ở trường dành cho người lớn hoặc thông qua hình thức đào tạo từ xa của Ủy ban Kiểm định và Giáo dục Từ xa (DEAC) cung cấp. Để hoàn thành GED, bạn có thể tự học hoặc tham gia các lớp cơ bản, sau đó tham gia các kỳ thi.
- Tham dự các khóa học quản trị văn phòng: Mặc dù thư ký thường được đào tạo tại văn phòng làm việc, nhưng bạn có thể được hưởng lợi từ việc đào tạo bổ sung trước khi ứng tuyển vào các vị trí văn phòng.
- Chứng nhận bản thân: Cách tốt nhất để phân biệt bạn với các đối thủ khác là có được chứng nhận. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn có kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc.
- Tích lũy kinh nghiệm thực tế: Nhà tuyển dụng ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm ở vị trí hành chính. Cách tốt nhất để tích lũy kinh nghiệm là đi thực tập hoặc làm tình nguyện viên cho một tổ chức địa phương.
🌿 Ví dụ về mô tả công việc thư ký
Công ty của chúng tôi đã có sự phát triển nhanh chóng trong vài tháng qua, vì vậy chúng tôi cần tìm một thư ký văn phòng có năng lực và đáng tin cậy để có thể hỗ trợ chúng tôi điều hành văn phòng hàng ngày. Các nhiệm vụ sẽ bao gồm các công việc hành chính như lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, quản lý hàng tồn kho, đặt hàng vật tư, xử lý dữ liệu và ghi sổ kế toán cơ bản.
Thư ký văn phòng cũng sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng của chúng tôi, bằng cách trả lời các cuộc gọi và quan tâm đến tất cả các liên lạc chính thức. Vì người này sẽ là bộ mặt đại chúng của công ty chúng tôi nên họ phải có phong thái chuyên nghiệp, lịch sự và phải có kỹ năng của một người xuất sắc. Ứng viên lý tưởng là phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc bằng cấp tương đương và tối thiểu hai năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính.
Xin cảm ơn những chia sẻ vô cùng bổ ích của tác giả!
Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/learn-about-being-a-clerk.html
Người dịch: Nguyễn Thị Khánh Linh
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Khánh Linh-Nguồn iVolunteer Việt Nam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11307
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
