Nhầm lẫn mật độ với sự phức tạp dường như là chướng ngại vật phổ biến nhất của những cây viết không sáng tạo. Khi bạn viết với mục đích thông báo, quan trọng là phải truyền đạt được uy lực mà không mất đi sự mạch lạc. Theo phong cách viết của một viện sĩ hàn lâm có thể gợi sức thuyết phục, nhưng nó cũng có thể gây rối rắm nhiều hơn là giảng dạy. Nếu bạn đang xây dựng một thư xin việc hoặc một “cold email” và bạn không muốn cho người nhận bất cứ lý do nào để dừng đọc chúng, hãy khiến chúng ít gây mệt mỏi hơn về mặt tinh thần. Gần đây, Ladders đã vinh dự có buổi phỏng vấn về chủ đề này với Senka Hadzimuratovic, Giám đốc Truyền thông tại Grammarly.
Hadzimuratovic chia sẻ với Ladders: “Trung bình một người sử dụng email tại một doanh nghiệp sẽ nhận hơn 90 email mỗi ngày và luôn cạnh tranh để nhận được sự chú ý. Để làm được điều này thì cần phải giao tiếp một cách hiệu quả, nghĩa là tập trung vào sự ngắn gọn và mạch lạc.”. Cô ấy cũng đã đưa ra một vài phương pháp hữu ích để đảm bảo tác phẩm của bạn ngắn gọn mà vẫn đầy đủ thông tin.
💥Tìm kiếm cơ sở chắc chắn trong cài đặt định dạng
Tránh cho bản thân cơ hội trình bày những câu chuyện dài dòng, lê thê bằng cách bắt buộc giới hạn độ dài. Hadzimuratovic bổ sung, “Cài đặt một giới hạn sẽ giúp bạn nêu rõ quan điểm nhanh hơn và giảm thiểu những từ dư thừa. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Boomerang đã tìm ra rằng những email từ 75 đến 100 từ sẽ có tỷ lệ phản hồi cao nhất. Nếu bạn khó theo dõi được số lượng từ, hãy thử giới hạn số lượng câu.”
Bên cạnh bắt buộc giới hạn độ dài, hãy thiết lập một mục tiêu cho mỗi email mà bạn viết để không khiến người đọc bị áp đảo bởi những chi tiết không thích hợp. Xác định các câu dư thừa sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn biết được mục đích của bài viết. Hơn nữa, mục tiêu của email càng rõ ràng, khả năng người đọc đọc hết và phản hồi càng cao. Hãy chắc chắn chỉnh sửa một vài lần trước khi gửi. Xác định bất cứ trường hợp nào bạn có thể bỏ một hoặc hai câu mà không thay đổi ý nghĩa.
💥Tận dụng công nghệ
Như nhiều người đã biết, những người sử dụng Grammarly được cung cấp một số cài đặt sẵn, được thiết kế để giúp thể hiện giọng điệu mong muốn và giảm thiểu lỗi ngữ pháp. Hadzimuratovic giải thích với Ladders, “Ví dụ, khi người tiêu dùng chọn “Sáng tạo”, Grammarly sẽ không đánh dấu các đoạn câu hay các phong cách sáng tạo khác. Khi người tiêu dùng chọn “Học thuật”, Grammarly sẽ sử dụng một lăng kính nghiêm ngặt hơn, cảnh báo người viết về các vấn đề như “who” với “whom” hoặc khuyên không sử dụng đại từ nhân xưng, thứ gây khó chịu trong một bài viết học thuật trang trọng.”
Trước khi viết thư xin việc, hãy chắc chắn bạn có thực hiện một số nghiên cứu để Grammarly Editor có thể cụ thể hóa phong cách viết mà bạn theo đuổi tốt hơn. Theo nguyên tắc chung, nếu bạn đang tìm kiếm một công việc, Hadzimuratovic khuyên bạn nên chọn lĩnh vực “Kinh doanh”, đặt mục tiêu “Thông báo” hoặc “Thuyết phục” và ứng dụng phong cách viết “Sang trọng”.
Tất nhiên, người viết sẽ quyết định cài đặt sẵn nào sẽ phù hợp nhất với một công ty và ngành cụ thể mà họ đang ứng tuyển. Ngay cả như vậy, bạn vẫn luôn muốn đảm bảo rằng mình không quá sang trọng. Phong cách “Sang trọng” không cấm bạn quảng cáo cá tính của bản thân, chúng chỉ đảm bảo bài viết của bạn truyền đạt được kiến thức và sự chuyên nghiệp.
“Khi viết thư xin việc, quan trọng là phải tránh biệt ngữ hoặc từ ngữ quá kỹ thuật, trừ khi chúng liên quan cụ thể đến vị trí công việc. Tốt nhất là xác định tên của trưởng phòng nhân sự và gọi họ bằng tên, nhưng nếu bạn phải sử dụng một lời chào chung chung, chúng tôi đề xuất “Kính gửi trưởng phòng nhân sự” – một báo cáo gần đây thể hiện rằng 40% các trưởng phòng nhân sự thích cụm từ này.”
Trước khi kết thúc, tôi đã yêu cầu giám đốc điều hành Grammarly chọn ra ba tính từ để mô tả một bài viết có lập luận chặt chẽ và có sức thuyết phục. “Ngắn gọn, mạch lạc, thể hiện bản sắc cá nhân. Hãy điều chỉnh phần mở đầu, câu chủ đề, từ khóa và câu kết thúc phù hợp với đối tượng dự kiến của bạn. Đặc biệt là trong thư xin việc, quan trọng là phải điều chỉnh thông điệp của bạn để thể hiện với công ty rằng bạn đã nghiên cứu và thực sự quan tâm.”
______________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: theladders
- Người dịch: Đoàn Bùi Thu Phương
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đoàn Bùi Thu Phương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9165
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 23
