Ngày nay, để tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày và duy trì năng suất khó hơn bao giờ hết. Có quá nhiều thứ diễn ra xung quanh chúng ta. Giữa những dòng thông báo không ngừng trên mạng xã hội, hàng núi email, những nội dung mới nhất trên vô số dịch vụ truyền thông trực tuyến, việc tập trung là điều không dễ dàng. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa việc duy trì một kế hoạch hàng ngày hiệu quả là không thể.
Nếu bạn sẵn sàng tìm hiểu những gì cần thiết để xây dựng một lịch trình hàng ngày hiệu quả, bạn đã đến đúng nơi rồi. Có 5 bước đơn giản để tối đa hóa thời gian, loại bỏ thời gian thừa, và làm việc với năng suất cao nhất mỗi ngày. Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy bắt đầu thôi!
⌛️Bước 1: Khám Phá Lịch Trình Làm Việc Tối Ưu Của Bạn
Trước khi quyết định làm thế nào để sử dụng tối đa 1 ngày của bạn, bạn cần hiểu thể chất và phong cách làm việc cá nhân đóng vai trò như thế nào với năng suất của bạn.
Ví dụ, bạn là người hay dậy sớm, tốt hơn hết là xếp những nhiệm vụ quan trọng lên phía trước trong lịch trình hàng ngày của. Ngược lại, đó thật sự là thảm họa nếu để lại chúng vào cuối ngày.
Để tìm ra lịch trình làm việc tối ưu dành cho bạn, đầu tiên bạn phải thu thập một vài dữ liệu. Bắt đầu bằng theo dõi những thói quen làm việc trong khoảng 2-3 tuần, đánh dấu những khoảng thời gian trong ngày bạn làm được nhiều thứ nhất, ghi lại những yếu tố bên ngoài làm phiền bạn khi làm việc.
Việc này sẽ giúp bạn đạt được 2 điều. Thứ nhất, nó sẽ giúp bạn lấp đầy những khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Thứ 2, nó sẽ xác định những thứ làm phí thời gian của bạn. Và một khi bạn nắm rõ cả 2 thứ trên, bạn có thể xây dựng một lịch trình tối ưu hóa năng suất của bạn
⌛️Bước 2: “Khóa” Khoảng Thời Gian Làm Việc Hiệu Quả
Sau khi bạn đã tìm ra những thời điểm làm việc trong ngày hiệu quả nhất đối với bạn, bước tiếp theo trong việc lên lịch trình mới là “khóa” thời gian đó và dành nó cho công việc quan trọng nhất của bạn — và bằng cách “khóa” nó đi, có nghĩa là bạn phải sắp xếp những khoảng thời gian đó không bị phân tâm và được dùng hoàn toàn để làm việc.
Tóm lại, bạn cần tạo ra một môi trường mà bạn có thể tập trung vào công việc đang làm và bạn chỉ có những công cụ cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ đó. Sau đó, bạn có thể sắp xếp công việc quan trọng nhất của mình mỗi ngày vào những khoảng thời gian đó và bạn có thể chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành tất cả.
⌛️Bước 3: Lên Kế Hoạch Nghỉ Ngơi Hợp Lý
Có một và chỉ một điều duy nhất cho phép làm gián đoạn thời gian làm việc hiệu quả nhất: nghỉ giải lao. Nghe có vẻ kỳ lạ nhưng chúng ta có xu hướng đạt năng suất cao nhất khi làm việc trong nước rút. Và kỳ lạ hơn nữa, phân tích thống kê cho thấy thời lượng lý tưởng để tăng tốc làm việc là 52 phút, sau đó là 17 phút nghỉ giải lao.
Điều này có nghĩa là bạn nên phân bổ gần một giờ trong 8 tiếng làm việc tiêu chuẩn để thực hiện việc khác không liên quan đến công việc. Nó sẽ cho phép bạn tập trung tốt hơn trong thời gian chạy nước rút và giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Vì vậy, bạn thậm chí không phải cảm thấy tội lỗi về điều đó!
Điều tuyệt vời nhất là điều này cũng diễn ra trong những lúc bạn làm việc kém hiệu quả. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không lãng phí thời gian trước và sau giờ làm việc cao điểm của mình. Và mặc dù bạn sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất, nhưng bạn vẫn sẽ làm được nhiều việc hơn bạn đã từng làm.
Trước khi chúng ta tiếp tục, bạn có thể tự hỏi: không phải đây chỉ là Phương pháp Pomodoro nhưng với tên gọi khác thôi sao?
Bạn có thể tập hợp các cuộc họp kéo dài 15 -30 phút lại với nhau để giải quyết trong khoảng thời gian làm việc kém hiệu quả hơn và tập hợp các cuộc họp quan trọng lại với nhau để tiến hành trong khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Và khi bạn nắm được thời lượng trung bình giải quyết nhiệm vụ của mình là bao lâu, bạn sẽ thấy lý do tại sao điều này hoạt động hiệu quả so với phương pháp Pomodoro.
⌛️Bước 4: Sắp Xếp Thời Gian Rảnh
Đồng nghiệp, thành viên gia đình và thậm chí cả những kẻ lừa đảo qua điện thoại sẽ làm mọi cách để làm gián đoạn bạn và năng suất của bạn. Họ không cố ý làm điều đó — tất nhiên là ngoại trừ những kẻ lừa đảo qua điện thoại — nhưng tác động là như nhau.
Đầu tiên, hãy dành thời gian cụ thể để giải quyết những công việc đó và để mọi người xung quanh biết rằng bạn sẽ không có mặt vào bất kỳ lúc nào khác. Bằng cách này, bạn sẽ giải quyết được nhiều phiền nhiễu mà nếu không, bạn sẽ phải đối phó với chúng. Nếu bạn báo trước cho những người khác về thời gian rảnh của mình, bạn sẽ không cảm thấy tồi tệ khi bỏ qua các cuộc gọi và email — hoặc gửi thẳng đến thư thoại hoặc trả lời tự động.
Tiếp theo, nếu bạn có hệ thống lịch nơi mọi người có thể gửi yêu cầu họp với bạn, hãy thử giảm thời gian họp mặc định trong hệ thống đó. Điều này có thể thực hiện được trong Google Calendar cũng như trong Microsoft Outlook và các ứng dụng lên lịch trình khác. Thay đổi mặc định thành thời gian ngắn nhất phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Đối với đa phần chúng ta, khoảng mười hoặc mười lăm phút là đủ.
⌛️Bước 5: Tránh Đa Nhiệm Bằng Mọi Giá
Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng khi bạn càng cố gắng trở nên đa nhiệm, bạn sẽ càng trở nên kém hiệu quả hơn. Và bạn cũng có khả năng gia tăng số lỗi mắc phải trong công việc và thậm chí phải lãng phí nhiều thời gian hơn để dọn dẹp đống lộn xộn của chính mình.
Lý do mà con người chúng ta làm đa nhiệm rất kém, đó là do bộ não của chúng ta phải vật lộn để chuyển đổi giữa các loại nhiệm vụ khác nhau. Điều này tạo ra một hiệu ứng mà các nhà nghiên cứu gọi là chi phí chuyển đổi, có nghĩa là chúng ta vô thức lãng phí thời gian dò dẫm để thích ứng với mỗi nhiệm vụ mới. Nói cách khác, cố gắng hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc sẽ luôn mất nhiều thời gian hơn so với việc thực hiện chúng liên tiếp.
Bạn có thể sử dụng kiến thức này để lên kế hoạch cho các công việc tương tự nhau. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy rằng mình hoàn thành được nhiều việc hơn trong mỗi khoảng thời gian và ít lãng phí thời gian hơn nhiều. Khi bạn thêm khoản tiết kiệm thời gian đó trong suốt một ngày, đó là một món hời lớn hơn bạn nghĩ. Nghiên cứu chỉ ra rằng chi phí chuyển đổi cướp đi 40% năng suất của chúng ta, vì vậy việc sắp xếp lại danh sách nhiệm vụ của bạn theo cách này có thể gần như tăng gấp đôi năng suất của bạn.
⌛️Lời Kết
Nếu bạn đã đọc đến đây, thì bây giờ bạn đã biết cách xây dựng cho mình một lịch trình hàng ngày để tối đa hóa năng suất của bạn. Và nếu bạn có thể quản lý để bám sát lịch trình đó ngay cả khi thế giới xung quanh bạn cố gắng hết sức để cản đường bạn, bạn sẽ có lợi thế lớn hơn so với các đồng nghiệp của mình.
Chỉ cần không hả hê khi bạn hoàn thành công việc sớm và trở lại với cuộc sống của mình trong khi những người khác phải vật lộn để theo kịp. Thay vào đó, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ trong việc kiểm soát lịch trình. Họ chắc chắn sẽ đánh giá cao một số mẹo từ một chuyên gia đó.
_________________________________________________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
Nguồn:
- Tác giả: Chris Porteous
- Link bài viết gốc: TẠI ĐÂY
- Dịch giả: Phùng Thị Khánh Huyền
- Khi chia sẻ cần trích dẫn đầy đủ tên tác giả và nguồn dịch là “Dịch giả: Phùng Thị Khánh Huyền – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/5732
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
