💥Một trợ lý cá nhân làm gì?
Trợ lý cá nhân cung cấp hỗ trợ và quản lý các nhiệm vụ. Họ hỗ trợ các khách hàng riêng trong đời sống và các chuyên môn trong môi trường văn phòng. Họ thường chịu trách nhiệm cho:
Hoàn thành các công việc vặt và việc nhà
Trợ lý cá nhân thường sử dụng phần lớn thời gian làm việc của họ để làm việc vặt cá nhân người chủ của họ. Những việc vặt này thường bao gồm tất cả mọi thứ từ mua sắm quà tặng và hàng tạp hóa, tới lấy đồ giặt sấy, bữa ăn tới giám sát việc sửa chữa xe hơi. Trợ lý cá nhân thường lái xe, đi bộ hoặc sử dụng phương tiện công cộng để hoàn thành những việc vặt này.
Lên lịch các cuộc hẹn
Từ các cuộc hẹn với bác sĩ và nha sĩ đến các cuộc họp với đồng nghiệp, các trợ lý cá nhân thường lên lịch các cuộc hẹn cho chủ của họ. Họ có thể làm việc qua điện thoại, qua email hoặc qua các cổng trực tuyến. Trợ lý cá nhân cũng cập nhập lịch của sếp để đảm bảo họ tham dự những cuộc hẹn này.
Quản lý thư từ
Trả lời các cuộc gọi, mở và phân bổ thư cũng như chuyển tiếp hoặc trả lời email cũng là những trách nhiệm cơ bản của trợ lý cá nhân. Vì họ thường xử lý các thư mật, các trợ lý cá nhân phải cẩn trọng.
Lên kế hoạch du lịch
Nhiều trợ lý cá nhân cũng sắp xếp kế hoạch cho sếp và cả gia đình của họ. Từ các chuyến đi liên quan đến công việc cho đến các kỳ nghỉ, trợ lý cá nhân thường đặt vé máy bay, sắp xếp xe thuê và đặt phòng khách sạn. Họ cũng tạo ra các lịch trình và đề xuất các hoạt động cho điểm đến của người chủ.
Quản lý trong gia đình
Các trợ lý cá nhân làm việc riêng cho chủ cũng thường xử lý các công việc quản lý gia đình khác nhau. Họ có thể lên lịch các cuộc hẹn cho con cái của chủ, cập nhật lịch gia đình hoặc đưa các thành viên gia đình đến các cuộc hẹn và các sự kiện khác. Trợ lý cá nhân cũng có thể sắp xếp dọn dẹp nhà cửa, duy trì và quản lý những người làm những nhiệm vụ khác trong khi họ hoàn thành công việc theo hợp đồng.
💥Những yêu cầu đối với trợ lý cá nhân
Trợ lý cá nhân cần tốt nghiệp THPT, đào tạo tại chỗ và một số kỹ năng mềm. Một vài người cũng chọn theo đuổi chứng chỉ chuyên nghiệp hoặc bằng cao đẳng.
Học vấn
Để có được một công việc ở cấp độ đầu vào trong lĩnh vực này, trợ lý cá nhân cần có bằng tốt nghiệp trung học hoặc chứng chỉ Phát triển Giáo dục Tổng quát (GED). Bằng việc hoàn thành yêu cầu giáo dục cơ bản này, trợ lý cá nhân đảm bảo họ có nền tảng ngôn ngữ, toán học và kỹ năng lí luận.
Nhiều người chủ cũng yêu cầu trợ lý cá nhân có bằng Cao đẳng về Truyền thông, Kinh doanh hoặc lĩnh vực tương tự. Những người chuyên nghiệp lấy bằng chuyên nghiệp thường có cơ hội theo đuổi các vị trí trợ lý cá nhân được trả lương cao hơn hoặc thăng tiến lên vị trí trợ lý hành chính hoặc điều hành.
Đào tạo
Vì nhiều nhà tuyển dụng có nhu cầu và sở thích riêng, trợ lý cá nhân thường được đào tạo tại chỗ cho từng vai trò. Họ thường học các yêu cầu của ông chủ và quy trình làm việc trong vài tuần đầu tiên của công việc và có thể trải qua đào tạo bổ sung.
Các chứng chỉ
Trong khi trợ lý cá nhân không cần chứng chỉ để tìm việc làm, nhiều người có được chứng chỉ chuyên môn này để xây dựng mạng lưới của họ, chứng tỏ năng lực và thành thạo các kỹ năng quan trọng. Một vài người lấy Chứng chỉ Trợ lý cá nhân – chứng chỉ từ Học viện Quốc tế Starkey, bao gồm các khóa học về quản lí gia đình hoặc chăm sóc cá nhân. Những người khác chọn chứng chỉ Nghiệp vụ Hành chính được Chứng nhận từ Hiệp hội Các Chuyên gia Hành chính Quốc tế, có các lớp học về giao tiếp kinh doanh và tổ chức. Cả hai chương trình trực tuyến đều yêu cầu bạn hoàn thành khóa học trợ lý cá nhân và vượt qua một kỳ thi.
Các kỹ năng
Để thành công trong lĩnh vực này, trợ lý cá nhân cần theo các bước sau:
- Chú ý từng chi tiết
Bởi vì họ phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ mà không mắc sai lầm, trợ lý cá nhân phải được định hướng một cách chi tiết. Để phát triển tốt hơn vào từng chi tiết, trợ lý cá nhân có thể đọc lại trao đổi của họ và kiểm tra kỹ thông tin trước khi tiếp tục các cuộc hẹn hoặc hoàn thành các công việc lặt vặt.
- Kỹ năng giao tiếp
Trợ lý cá nhân giao tiếp với những người khác liên tục trong một ngày làm việc bình thường. Họ cần kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt với người chủ, trao đổi với các khách khác và gọi điện để đặt lịch hẹn thành công.
- Kỹ năng phục vụ khách hàng
Để hiểu nhu cầu của người thuê và đưa ra giải pháp cho vấn đề một cách nhanh chóng, trợ lý cá nhân cần kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt. Để có được những kỹ năng này, trợ lý cá nhân có thể luyện tập lắng nghe chủ động và xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân.
- Kỹ năng tổ chức
Các trợ lý cá nhân thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ nhỏ và các dự án đang diễn ra đồng thời. Để quản lý các deadline, hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp và xử lý một loạt các công việc khác nhau cùng một lúc, họ cần có ý thức tổ chức rất tốt.
- Kỹ năng xử lý các vấn đề
Mặc dù trợ lý cá nhân được đào tạo tại chỗ, họ phải liên tục học hỏi các nhiệm vụ và trách nhiệm mới, đôi khi chỉ cần sự trợ giúp từ bên ngoài. Họ cần kỹ năng giải quyết các vấn đề để vượt qua các thử thách và hoàn thành mục tiêu một cách nhất quán.
- Đáng tin cậy
Những người chủ thường cần tin vào trợ lý cá nhân để xử lý các nhiệm vụ bí mật và thông tin cá nhân. Những chuyên gia này phải giữ bí mật và giữ thông tin cá nhân an toàn và bảo mật.
💥Môi trường làm việc của trợ lý cá nhân
Trợ lý cá nhân làm việc trong hầu hết các ngành. Họ thường làm việc tại nhà riêng hoặc các văn phòng chuyên nghiệp. Hàng ngày, môi trường làm việc của họ có thể thay đổi vài lần. Ví dụ, họ có thể viết các tờ note và lưu trữ các tập tin tại bàn làm việc, lái xe ô tô để hoàn thành các công việc lặt vặt ở nhiều địa điểm khác nhau và gọi điện để sắp xếp các cuộc hẹn.
💥Làm thế nào để trở thành một trợ lý cá nhân?
Để trở thành một trợ lý cá nhân thành công, hãy theo 4 bước sau:
1. Lấy bằng tốt nghiệp THPT
Đầu tiên, lấy bằng tốt nghiệp THPT của bạn hoặc vượt qua bài kiểm tra chứng chỉ GED để có nền tảng giáo dục mà bạn cần để trở thành một trợ lý cá nhân. Bạn không cần phải hoàn thành các môn học cụ thể, nhưng sau khi hoàn thành chương trình học trung học, bạn sẽ có thể có các kỹ năng giao tiếp, toán học và suy luận cơ bản.
2. Học các kỹ năng liên quan
Để trở thành trợ lý cá nhân xuất sắc, bạn cần có các kỹ năng thiết yếu như chú ý đến chi tiết, tổ chức và giải quyết vấn đề. Bạn thường có thể học những điều này khi tích lũy kinh nghiệm trong công việc trợ lý cá nhân ở cấp độ đầu vào.
3. Xem xét một chứng nhận
Bạn có thể thể hiện khả năng của mình và cam kết của bạn để đạt được chứng chỉ chuyên nghiệp. Cân nhắc lấy chứng chỉ Nghiệp vụ Hành chính được Chứng nhận từ Hiệp hội các Chuyên gia Hành chính Quốc tế hoặc Chứng chỉ Trợ lý Cá nhân được Chứng nhận từ Học viện Quốc tế Starkey, cả hai đều có sẵn thông qua các khóa học và bài kiểm tra trực tuyến.
4. Tạo một sơ yếu lý lịch
Khi bạn đã hoàn thành tất cả các yêu cầu cơ bản cho công việc này, tạo một sơ yếu lý lịch trợ lý cá nhân. Liệt kê mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và những kỹ năng chuyên môn của bạn.
💥Ví dụ JD của một trợ lý cá nhân
Pat Lee, quản lý của Edison Gallery, đang tìm kiếm một trợ lý cá nhân để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày. Ứng viên lí tưởng cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trợ lý cá nhân hoặc biết cách sắp xếp lịch trình và di chuyển, làm những việc vặt đơn giản, quản lý nhiệm vụ mà không cần giám sát mà không có sự giám sát và dự đoán nhu cầu của sếp. Ứng viên thành công cũng sẽ cần có kỹ năng giao tiếp tốt và hiểu cách duy trì tính bảo mật khi xử lý thông tin cá nhân. Nếu bạn là người trợ lý năng động, có tổ chức và đáng tin cậy, hãy theo các hướng dẫn sau để liên lạc với Ms. Lee về vị trí này.
***********************
Xin cảm ơn những chia sẻ vô cùng bổ ích của tác giả!
Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/careers/what-does-a-personal-assistant-do
Người dịch: Nguyễn Đỗ Minh Anh
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Đỗ Minh Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11528
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
